Better IT

Al. Tadeusza Rejtana 53A / 113, 35-326 Rzeszów, Polska
wdrożenie microsoft

Przewodnik po udanym wdrożeniu Microsoft 365: Kluczowe etapy i wyzwania

Przewodnik po udanym wdrożeniu Microsoft 365: Kluczowe etapy i wyzwania

W wielu różnych artykułach można przeczytać o zaletach wdrożenia Microsoft 365, jednak żaden z nich nie wyjaśnia wystarczająco, czym właściwie jest to wdrożenie. Odpowiedzmy sobie zatem na to pytanie: co to jest to wdrożenie Microsoft 365?

Wdrożenie można inaczej nazwać implementacją. To nic innego jak uruchomienie danej usługi (w tym przypadku Microsoft 365) w jakiejś firmie, przedsiębiorstwie.

Po co się wdraża Microsoft 365?

Jak sama nazwa wskazuje, wdrożenie Microsoft 365 wykonuje się po to, żeby wprowadzić nowe, lepsze rozwiązania lub technologie w firmie. Dzięki takiemu wdrożeniu można dostosować usługę do indywidualnych potrzeb firmy. To właśnie wtedy zazwyczaj migracja poczty jest najmniej problematyczna. Usługa wdrożenia znacząco poprawia produktywność pracowników: Dzięki dostępowi do różnorodnych narzędzi biurowych, takich jak Word, Excel, PowerPoint czy Outlook, pracownicy mogą efektywniej wykonywać swoje zadania i współpracować nad nimi w czasie rzeczywistym.

Po wdrożeniu Microsoft 365 zostaje poprawiona współpraca i komunikacja. Jeśli wcześniej nie słyszałeś o takich usługach takie jak SharePoint Online, Teams czy Exchange Online to wchodzą one w skład pakietów, które umożliwiają łatwe współdzielenie plików, komunikację w czasie rzeczywistym oraz organizację spotkań i projektów, co przyczynia się do lepszej komunikacji i współpracy wewnątrz firmy.

Dzięki możliwości dostępu do aplikacji i danych w chmurze, pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca i urządzenia, co sprzyja pracy zdalnej i mobilności.

Następną kwestią, która odpowiada na pytanie: po co się właściwie robi wdrożenie Microsoft 365 jest zabezpieczenie danych, z których korzystamy w swoich firmach. Narzędzia takie jak Microsoft Defender czy Azure Information Protection pomagają w zabezpieczeniu danych przed zagrożeniami oraz kontrolują dostęp do nich, co przyczynia się do wzrostu bezpieczeństwa informacji firmy.

Microsoft regularnie aktualizuje swoje rozwiązania, dostarczając nowe funkcje i usprawnienia, co pozwala firmom być na bieżąco z nowymi technologiami i potrzebami biznesowymi.

Uproszczone zarządzanie poprzez wdrożenie takich usług jak Entra ID (dawniej Azure Active Directory) pozwala na zarządzanie użytkownikami, dostępem oraz licencjami, co redukuje koszty i czas potrzebny na administrację systemem IT.

Ogólnie rzecz biorąc, wdrożenie Microsoft 365 może przynieść firmie poprawę efektywności pracy, zwiększenie konkurencyjności oraz lepsze wykorzystanie zasobów i danych, co przekłada się na korzyści finansowe i operacyjne.

 

Odpowiednie wdrożenie Microsoft 365 jest gwarancją bezpieczeństwa i sprawności działania.

Implementacje przeprowadzone przez nas mogą obejmować wdrożenie całości pakietu Microsoft 365 (Office 365) lub pojedynczej usługi takiej jak:

• poczta Exchange Online (serwer pocztowy klasy korporacyjnej)

• SharePoint Online (umożliwia sprawną współpracę na dokumentach pakietu Office)

• Teams (nowoczesne narzędzie komunikacyjne)

 

Chcesz zobaczyć jak wygląda wdrożenie krok po kroku oraz do czego możesz wykorzystać poszczególne aplikacje?
Lub obejrzyj nasz film w którym omawiamy wszystkie aspekty udanego wdrożenia Microsoft 365!

 

Jesteśmy świadomi, że wdrożenie Microsoft to nie błahostka

Pewnie zadajesz sobie wiele pytań odnośnie wdrożenia Microsoft 365 w Twojej firmie. Wychodząc im naprzeciw, postaramy się odpowiedzieć na te, które najczęściej są nam zadawane.

Jakie pliki mogę przenieść do SharePoint oraz Microsoft?

W zasadzie, wszystko, czego potrzebujesz. Odwróćmy zatem pytanie – jakich plików nie mogę przenieść do SharePoint?

Istnieją pewne restrykcje, które nie pozwalają na synchronizację plików. Wymienimy tutaj te, które są kluczowe:

  • Znaki niedozwolone w nazwach plików i folderów: “*: < >? / \ |

  • Nieprawidłowe nazwy plików i folderów: .lock, CON, PRN, AUX, NUL, COM0 – COM9, LPT0 – LPT9, vti, desktop.ini, dowolna nazwa pliku rozpoczynająca się od ~$.

  • Ciąg znaków “_vti_” nie może występować w nazwie pliku

  • Pliki tymczasowe (*.tmp)oraz pliki systemowe desktop.ini nie będą synchronizowane

  • Nie można synchronizować dysków sieciowych lub udziałów mapowanych

    Czy są jeszcze jakieś inne ograniczenia w SharePoint online?

    Łączna liczba plików w folderze jest ograniczona do 50 000.

  • Istnieją ograniczenia dotyczące liczby kont, które mogą być jednocześnie zalogowane i synchronizowane. Każde urządzenie może mieć zsynchronizowane maksymalnie jedno konto osobiste OneDrive i dziewięć kont OneDrive służbowych lub szkolnych.

  • Ograniczenie rozmiaru plików synchronizowanych do 250 GB, pojedynczych plików do 250 GB i plików w obrębie pliku zip do 20 GB.

  • Cała ścieżka pliku, łącznie z nazwą pliku, nie może zawierać więcej niż 400 znaków.

  • Możesz zapoznać się z wszystkimi ograniczeniami pod tym linkiem

Czy w czasie wdrożenia będziemy mogli pracować?

Podczas wdrażania usługi Microsoft 365 zwracamy szczególną uwagę na indywidualne potrzeby i wymagania pracowników, aby zapewnić jak najlepsze rozwiązanie dostosowane do specyfiki Twojej organizacji. Nasze wsparcie powdrożeniowe obejmuje szeroki zakres działań, począwszy od migracji poczty, przez konfigurację chmury Azure Active Directory, aż po ustawienie i dostosowanie Exchange Online tak, żeby sprostać potrzebie wydajnej pracy.

Czy pracownicy będą umieli na tym pracować?

W ramach kompleksowego wdrożenia pakietu Microsoft, skupiamy się nie tylko na podstawowych aplikacjach takich jak Word czy Excel, ale także na bardziej zaawansowanych narzędziach, w tym SharePoint Online oraz Office 365, które umożliwiają efektywną współpracę oraz zarządzanie zasobami i plikami w organizacji.

Nasi specjaliści oraz szkolenia online zapewniają pracownikom niezbędną wiedzę i umiejętności, aby szybko przystosować się do nowych narzędzi i technologii, co przekłada się na wydajną pracę. Praca zdalna już nie będzie problemem.

W ramach naszej usługi wdrożenia, dbamy również o zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych, poprzez wdrożenie rozwiązań takich jak Microsoft Defender oraz Azure Information Protection, które chronią Twoją firmę przed zagrożeniami i nadużyciami.

Jakie mamy kupić licencje?

Dostosowujemy licencje oraz zasoby do potrzeb Twojej firmy, aby zapewnić pełną funkcjonalność i efektywność pracy. Nasze pełne wsparcie obejmuje także helpdesk oraz regularne aktualizacje, zapewniając ciągłą komunikację i dostęp do niezbędnych zasobów oraz rozwiązując wszelkie problemy, które mogą pojawić się podczas korzystania z usług Microsoft 365. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego jak wybrać odpowiednie licencje dla Twojej firmy, to przeczytaj nasz artykuł pod tytułem: Przewodnik po licencjach Microsoft 365: Jak wybrać właściwe licencje dla Twojej firmy?

Czy będę musiał samodzielnie przenosić pliki z serwera do Microsoft przy wdrożeniu Microsoft?

 

Podczas implementacji usługi Microsoft 365 nie będzie konieczności samodzielnego przenoszenia plików z serwera do nowego środowiska. Nasza usługa migracji danych obejmuje kompleksowe przeniesienie plików i innych zasobów z istniejących serwerów do odpowiednich platform w ramach pakietu Microsoft 365, w tym SharePoint Online. Nasz doświadczony zespół specjalistów ds. migracji zadba o sprawną i bezproblemową migrację, minimalizując zakłócenia w pracy i zapewniając, że Twoje dane będą dostępne w nowym środowisku zgodnie z Twoimi indywidualnymi potrzebami.

Podczas tego procesu uwzględnimy nie tylko przeniesienie plików, ale także innych istotnych zasobów, takich jak wiadomości pocztowe czy ustawienia konfiguracyjne, aby zapewnić pełną funkcjonalność Twojej nowej infrastruktury Microsoft 365. Nasz zespół skupi się na zapewnieniu, że migracja przebiegnie sprawnie i zgodnie z wytycznymi Twojej firmy.

Dodatkowo, zapewnimy wsparcie powdrożeniowe, aby pomóc Ci w dostosowaniu się do nowego środowiska pracy oraz zapoznaniu się z narzędziami i funkcjami oferowanymi przez pakiet Microsoft 365. Nasze szkolenia online oraz indywidualne sesje szkoleniowe umożliwią Twoim współpracownikom szybkie przystosowanie się do nowych technologii, co przyczyni się do efektywnej pracy.

Czy są jakieś możliwości integracji?

Tak, istnieje wiele możliwości integracji usługi Microsoft 365 z aplikacjami i usługami innych firm, co pozwala na tworzenie kompleksowych rozwiązań i zwiększenie produktywności. Microsoft 365 oferuje szeroką gamę integracji z różnymi narzędziami i usługami, co umożliwia dopasowanie środowiska pracy do indywidualnych potrzeb organizacji.

Na przykład, można zintegrować Microsoft 365 z narzędziami do zarządzania projektami, takimi jak Trello, Asana czy Jira, co pozwala na łatwą synchronizację zadań i harmonogramów między różnymi platformami. Integracja z narzędziami do komunikacji, takimi jak Slack, Zoom czy Cisco WebEx, ułatwia organizację spotkań wideo i udostępnianie plików w ramach usługi Microsoft Teams.

Dodatkowo, Microsoft 365 może być zintegrowany z systemami CRM, takimi jak Salesforce, HubSpot czy Dynamics 365, co umożliwia skuteczne zarządzanie relacjami z klientami i automatyzację procesów sprzedażowych. Integracja z platformami do zarządzania dokumentami, takimi jak Dropbox, Google Drive czy Box, ułatwia udostępnianie i synchronizację plików między różnymi platformami.

Oprócz tego, Microsoft 365 można zintegrować z narzędziami do analizy danych, takimi jak Power BI, Tableau czy Google Analytics, co umożliwia importowanie danych z różnych źródeł i tworzenie zaawansowanych raportów i wizualizacji danych bezpośrednio w pakiecie Microsoft 365.

Dzięki tym integracjom, użytkownicy Microsoft 365 mogą korzystać z różnych narzędzi i usług w jednym środowisku, co pozwala na lepsze wykorzystanie potencjału platformy oraz zwiększenie efektywności pracy.

Integracje mogą być dostępne zarówno poprzez gotowe rozwiązania dostępne na rynku, jak i poprzez dostosowane integracje opracowywane przez zespół IT firmy w oparciu o API udostępnione przez Microsoft. Dzięki temu, możliwe jest stworzenie spersonalizowanego ekosystemu narzędzi, który najlepiej odpowiada potrzebom i wymaganiom Twojej firmy.

Jak wygląda umowa?

Umowa składa się tak naprawdę z umowy poufności i umowy na wdrożenie.

Umowa poufności, czyli taka umowa, która ma na celu zabezpieczenie danych klienta podczas procesu wdrożenia. Oznacza to, że wszelkie informacje, dokumenty lub dane przekazane przez klienta podczas wdrażania usługi będą traktowane jako poufne i chronione przed nieautoryzowanym ujawnieniem lub wykorzystaniem przez osoby trzecie. Chcemy zapewnić klientowi pełne bezpieczeństwo w procesie wdrażania usług.

Umowa na wdrożenie:

Ta umowa opisuje szczegółowy zakres prac i usług, które zostaną wykonane podczas procesu wdrożenia. Obejmuje to wszystkie etapy, zadania i terminy, które zostały ustalone między nami a klientem. Celem tej umowy jest jasne określenie oczekiwań obu stron oraz zapewnienie klarowności co do tego, co zostanie dostarczone w ramach wdrożenia. Jest to ważne, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić skuteczne wykonanie projektu wdrożenia.

Zarówno umowa poufności, jak i umowa na wdrożenie są kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa i skuteczności procesu wdrożenia usługi. Ich odpowiednie opracowanie i podpisanie są istotne dla udanego przebiegu projektu.

Ile trwa wdrożenie Microsoft 365?

Podczas podstawowego wdrożenia Microsoft 365 oraz migracji poczty zazwyczaj trwa średnio od dwóch do trzech tygodni. Jednakże, zawsze dostosowujemy harmonogram działań do potrzeb Klienta. Razem ustalamy, kiedy będzie najlepszy moment na kontakt z użytkownikami, przepięcie DNS-ów oraz migrację poczty. Wszystko to robimy w taki sposób, aby minimalizować wpływ procesu migracji na codzienną pracę użytkowników.

Po wdrożeniu podstawowej funkcjonalności, przechodzimy do etapu szkoleń, konsultacji oraz personalizacji całej platformy Microsoft 365. Warto zauważyć, że czas trwania tego procesu może się różnić. Czasem personalizacja zajmuje miesiąc, a czasem nawet rok. Ważne jest, aby dopasować tempo i zakres personalizacji do indywidualnych potrzeb Klienta, zapewniając pełne wsparcie i dostosowanie rozwiązania do jego wymagań.

Jakie dokładnie są koszty?

Wycena wdrożenia usługi Microsoft 365 uwzględnia kilka kluczowych czynników. Pierwszym z nich jest wybór licencji. Pomagamy je klientowi odpowiednio dobrać, aby idealnie pasowały do jego potrzeb. Dodatkowo, na wycenę ma wpływ to, jak wdrażamy: czy zapewniamy wsparcie w instalacji pakietu Microsoft 365 oraz w logowaniu użytkowników na ich komputerach, jak mocno dostosowujemy dzierżawę Microsoft.

Cena za wprowadzenie Microsoft 365 zależy od wielu rzeczy. To tak jak kiedy budujemy coś z klocków LEGO. Liczy się, które klocki wybierzesz, jak duża będzie twoja budowla i jak bardzo będziesz chciał ją zmieniać. Dla każdego z nas budowanie może być trochę inne, więc cena też może być inna. Ważne, żeby cena była taka, jaką potrzebujesz, i żebyś mógł zbudować to, co chcesz!

 

Chcesz zadać dowolne pytanie w obszarze wdrożenia?

Lub obejrzyj nasz film, z którego dowiesz się jak wyglądają poszczególne kroki procesu  wdrożenia