Better IT

Al. Tadeusza Rejtana 53A / 113, 35-326 Rzeszów, Polska
licencje microsoft 365

Przewodnik po licencjach Microsoft 365: Jak wybrać właściwe licencje dla Twojej firmy?

Przewodnik po licencjach Microsoft 365: Jak wybrać właściwe licencje dla Twojej firmy?

Jakie licencje są dostępne?

W dzisiejszym świecie biznesowym, korzystanie z odpowiednich narzędzi do efektywnej pracy i komunikacji online jest niezwykle istotne dla sukcesu każdej firmy. W tym kontekście Microsoft 365 (dawniej Microsoft Office 365) odgrywa kluczową rolę, zapewniając przedsiębiorstwom szeroki zakres narzędzi do współpracy, komunikacji, zarządzania dokumentami i nie tylko.

Licencje, które obecnie oferuje Microsoft:

Microsoft 365 Business Basic:

Ta licencja stanowi podstawową ofertę Microsoft 365, idealną dla firm szukających prostych narzędzi do komunikacji i współpracy online.

Microsoft 365 Business Standard:

Jest to rozszerzona wersja oferty Business Basic, skład pakietu zawiera pełne wersje popularnych aplikacji biurowych, takich jak arkusze kalkulacyjne, edytor tekstu, które można zainstalować na komputerach stacjonarnych i przenośnych.

Microsoft 365 Business Premium:

Oferuje ona wszystkie funkcje zawarte w Business Standard, a dodatkowo zapewnia narzędzia zabezpieczeń i zarządzania, co jest kluczowe dla firm z większymi wymaganiami w obszarze bezpieczeństwa danych.

Microsoft 365 Apps (dla firm):

Ta licencja skupia się wyłącznie na aplikacjach biurowych, oferując pełne wersje oprogramowania office.

Microsoft 365 Apps (dla przedsiębiorstw):

Przeznaczona dla większych przedsiębiorstw, ta licencja zapewnia elastyczność instalacji i zarządzania aplikacjami biurowymi na wielu urządzeniach.

Microsoft 365 F1 (Firstline Worker):

Dedykowana pracownikom pierwszej linii, ta licencja oferuje narzędzia do komunikacji i współpracy, które są niezbędne dla mobilnych pracowników lub tych, którzy bezpośrednio obsługują klientów.

 

Co wchodzi w zakres określonych licencji?

Microsoft 365 Business Basic:

Microsoft 365 Business Basic to podstawowy plan Microsoft 365 dla firm do 300 pracowników, który oferuje zarządzanie tożsamością, dostępem i użytkownikami.

Plan Microsoft 365 Business Basic oferuje:

  • Konto Microsoft: Konto, które daje dostęp do wielu usług i produktów Microsoft. Obejmuje to pakiet biurowy Office 365, sklep Microsoft Store, przechowywanie w chmurze za pomocą OneDrive, logowanie się do systemu Windows, komunikację przez Skype i Microsoft Teams, funkcje zabezpieczeń, oraz dostęp do innych usług Microsoft.

  • Pełne wersje programów biurowych: Zapewnione jest dostęp do popularnych programów biurowych, takich jak Word, Excel, PowerPoint i Outlook, w ich wersjach internetowej i mobilnej, co umożliwia pracę z dowolnego miejsca i urządzenia.

  • Personalizowany adres e-mail: Użytkownicy mają możliwość korzystania z personalizowanych adresów e-mail, co dodaje profesjonalizmu i ułatwia identyfikację firmy w kontaktach z klientami i partnerami biznesowymi.

  • Microsoft Teams: Udostępniona jest platforma do komunikacji i współpracy w czasie rzeczywistym, umożliwiająca organizowanie wideokonferencji, czatów, udostępnianie plików i efektywną współpracę zespołową, nawet na odległość.

  • Przestrzeń w chmurze OneDrive: Dla każdego użytkownika zapewniona jest 1 TB przestrzeni w chmurze OneDrive, co ułatwia wygodne przechowywanie i udostępnianie plików, współpracę nad dokumentami oraz zapewnia bezpieczeństwo i dostępność danych.

  • SharePoint: Dostarczone narzędzie do tworzenia, udostępniania i zarządzania witrynami i aplikacjami internetowymi, ułatwiające współpracę i organizację informacji w firmie.

  • Usługa Exchange: Zapewniona jest profesjonalna skrzynka pocztowa o pojemności 50 GB na użytkownika, z możliwością wysyłania załączników o rozmiarze do 150 MB, ułatwiająca efektywną komunikację e-mailową i zarządzanie kalendarzami.

  • Bookings: Udostępniony jest internetowy kalendarz do obsługi rezerwacji, który integruje się z programem Outlook, umożliwiając klientom elastyczne rezerwowanie terminów spotkań. Powiadomienia za pomocą wiadomości e-mail i SMS pomagają zmniejszyć liczbę nieobecności na spotkaniach i zwiększyć zadowolenie klientów.

Dzięki tym zaawansowanym funkcjom, plan Microsoft 365 Business Basic stanowi kompleksowe rozwiązanie, które wspiera efektywność, współpracę i organizację w firmie, zwiększając produktywność i zadowolenie klientów.

 

Microsoft 365 Business Standard

Microsoft 365 Business Standard to kompleksowe rozwiązanie, które umożliwia firmom efektywną organizację pracy i komunikację w środowisku biznesowym.

Pakiet Microsoft Bussiness Standard w odróżnieniu od Bussines Basic w swoim pakiecie zawiera:

  • Pełne wersje programów biurowych: Plan obejmuje aplikacje, takie jak Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher (tylko na platformie Windows) i Access (tylko na platformie Windows). Można instalować dostępne aplikacje na komputerach stacjonarnych i przenośnych oraz korzystać z nich online i mobilnie, co zapewnia elastyczność w pracy.

  • Zabezpieczenia i zgodność: Oferowane są funkcje zabezpieczeń i zgodności, takie jak kontrola dostępu, zarządzanie politykami bezpieczeństwa, ochrona przed zagrożeniami oraz zautomatyzowane archiwizowanie i retencja danych.

  • Zarządzanie tożsamością, dostępem i użytkownikami: Można korzystać z centralnego zarządzania tożsamościami użytkowników, kontrolować dostęp do zasobów oraz tworzyć i zarządzać kontami użytkowników dla maksymalnie 300 pracowników.

  • Edycja filmów za pomocą Clipchamp: Narzędzie Clipchamp pozwala na edycję filmów, oferując podstawowe funkcje takie jak przycinanie, obcinanie i sterowanie szybkością, co umożliwia tworzenie i edytowanie filmów w łatwy sposób.

  • Aplikacja Sway: Można używać aplikacji Sway do tworzenia dynamicznych prezentacji i raportów, które można udostępniać online i dostosowywać do różnych platform i urządzeń.

  • Microsoft Loop: Pozwala na elastyczne tworzenie, udostępnianie i współpracę nad różnymi rodzajami zawartości, takimi jak notatki, pliki, zadania, i inne, umożliwiając lepszą organizację pracy zespołowej i indywidualnej.

  • Power Automate: Pozwala na automatyzację powtarzalnych zadań i procesów biznesowych poprzez tworzenie workflowów, integracji między aplikacjami i automatyczne wykonywanie działań na podstawie określonych warunków.

Dzięki tym funkcjom, Microsoft 365 Business Standard stanowi kompleksowe rozwiązanie dla firm, umożliwiając efektywną współpracę, zarządzanie dokumentami i komunikację, zarówno w biurze, jak i poza nim.

 

imac, apple, mockup

Microsoft 365 Business Premium

Microsoft Business Premium to kompleksowe rozwiązanie, które koncentruje się na dostarczaniu firmom zaawansowanych narzędzi i aplikacji do efektywnej pracy i komunikacji, ale przede wszystkim wzbogacone o pakiet rozwiązań do zarządzania bezpieczeństwem.

Ta licencja w porównaniu do wersji Business Standard dodatkowo oferuje:

  • Bezpieczeństwo i zgodność: Pakiet ten zapewnia zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak kontrola dostępu, monitorowanie zagrożeń i zabezpieczanie danych za pomocą narzędzi takich jak Microsoft Defender for Endpoint oraz Microsoft Information Protection.

  • Zarządzanie identycznością i dostępem: Centralne zarządzanie tożsamościami użytkowników oraz kontrola dostępu do zasobów są gwarantowane, a także możliwość tworzenia i zarządzania kontami użytkowników dla do 300 pracowników.

  • Microsoft Intune: Usługa umożliwiająca zarządzanie urządzeniami i aplikacjami w firmie, co pozwala na skonfigurowanie polityk bezpieczeństwa, monitorowanie urządzeń oraz zdalne usuwanie danych, zapewniając bezpieczne korzystanie z zasobów firmy nawet poza biurem.

  • Tożsamość Entra: Usługa umożliwiająca bezpieczne uwierzytelnianie i zarządzanie tożsamościami użytkowników, co przyczynia się do zwiększenia bezpieczeństwa dostępu do danych i aplikacji.

Dzięki tym funkcjom, Microsoft 365 Business Premium stanowi kompleksowe rozwiązanie dla firm, które poszukują skutecznych narzędzi do pracy, współpracy i zarządzania, jednocześnie zapewniając wysoki poziom bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

 

Microsoft 365 Apps (dla firm)

Microsoft 365 Apps (dla firm) to kompletny zestaw aplikacji biurowych, idealnych dla Twojej firmy. Pozwala na uzyskanie najnowszych funkcji i możliwości, takich jak:

  • Pełne, zainstalowane i zawsze aktualne wersje programów Outlook, Word, Excel i PowerPoint na komputer PC lub laptop dla systemu Windows lub macOS.

  • OneNote (funkcje są zróżnicowane) oraz programów Access i Publisher (tylko dla komputerów PC). Te narzędzia pozwalają na tworzenie profesjonalnych dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji i nie tylko.

  • Chmura OneDrive 1Tb, która umożliwia wygodne przechowywanie i udostępnianie plików online. Teraz możliwe jest korzystanie z tych aplikacji na komputerach PC, komputerach Mac, tabletach i urządzeniach przenośnych (z systemami Windows, iOS i Android), zapewniając pełną produktywność w miejscu pracy.

  • Sway aplikacja, która pozwala na łatwe tworzenie atrakcyjnych, interaktywnych, internetowych raportów, prezentacji, biuletyn, materiałów szkoleniowych i nie tylko, korzystając z tej funkcjonalności.

 

Microsoft 365 Apps (dla firm)

Microsoft 365 Apps (dla firm) to kompletny zestaw aplikacji biurowych, idealnych dla Twojej firmy. Pozwala na uzyskanie najnowszych funkcji i możliwości, takich jak:

  • Pełne, zainstalowane i zawsze aktualne wersje programów Outlook, Word, Excel i PowerPoint na komputer PC lub laptop dla systemu Windows lub macOS.

  • OneNote (funkcje są zróżnicowane) oraz programów Access i Publisher (tylko dla komputerów PC). Te narzędzia pozwalają na tworzenie profesjonalnych dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji i nie tylko.

  • Chmura OneDrive 1Tb, która umożliwia wygodne przechowywanie i udostępnianie plików online. Teraz możliwe jest korzystanie z tych aplikacji na komputerach PC, komputerach Mac, tabletach i urządzeniach przenośnych (z systemami Windows, iOS i Android), zapewniając pełną produktywność w miejscu pracy.

  • Sway aplikacja, która pozwala na łatwe tworzenie atrakcyjnych, interaktywnych, internetowych raportów, prezentacji, biuletyn, materiałów szkoleniowych i nie tylko, korzystając z tej funkcjonalności.

  •  

Microsoft 365 Apps (dla przedsiębiorstw)

Microsoft 365 Apps (dla przedsiębiorstw) oferuje zaawansowane narzędzia do efektywnej pracy w firmie. W porównaniu do Microsoft Apps (dla firm) ten pakiet dodatkowo oferuje:

  • Możliwość instalacji aplikacji Word, Excel, PowerPoint i Outlook na maksymalnie pięciu komputerach PC, pięciu tabletach i pięciu urządzeniach mobilnych, co daje elastyczność w korzystaniu z narzędzi w różnych środowiskach pracy.

  • Wbudowane mechanizmy zabezpieczeń przed cyberatakami, co pozwala na chronienie firmowych informacji i zachowanie pełnej kontroli nad danymi. Dodatkowo, funkcje zgodności pomagają zapewnić, że przedsiębiorstwo działa zgodnie z przepisami i regulacjami branżowymi.

  • Usługa FastTrack, co pozwala na skorzystanie ze wsparcia i ekspertyzy specjalistów, aby jak najlepiej wykorzystać potencjał rozwiązań Microsoft 365 Apps w przedsiębiorstwie.

  • Samoobsługowa analiza biznesowa pozwalająca na efektywniejszą pracę, dzięki programowi Excel z funkcjami, takimi jak: pobieranie i przekształcanie danych (w dodatku Power Query), modelowanie i analiza danych przy użyciu dodatku Power Pivot oraz wizualizacje szczegółowych informacji przy pomocy map i wykresów.

Microsoft 365 F1 (Firstline Worker)

Microsoft 365 F1 (Firstline Worker) został stworzony specjalnie dla pracowników pierwszej linii. Ten pakiet narzędzi zapewnia niezbędne aplikacje i funkcje, aby zwiększyć produktywność oraz efektywność pracy osób zajmujących się podstawowymi zadaniami operacyjnymi i obsługowymi.

W pakiecie Microsoft 365 F1 zawarte jest:

  • Pakiet aplikacji, takich jak Word, Excel, PowerPoint i Outlook, które są nieodłącznymi elementami komunikacji, tworzenia dokumentów, analizy danych i prezentacji.

  • Microsoft OneDrive do pracy, co pozwala na uzyskanie dostępu do 2 GB osobistej przestrzeni dyskowej w chmurze z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu.

  • SharePoint Online do udostępniania zawartości, wiedzy i aplikacji oraz zarządzania nimi, co usprawnia pracę zespołową i ułatwia współpracę nad dokumentami i projektami.

  • Aplikacja Teams dla F1, która umożliwia szybką komunikację i współpracę zespołową.

  • Microsoft Planner to wszechstronne narzędzie, które umożliwia zespołom usprawnienie przepływu pracy, usprawnienie współpracy oraz efektywne zarządzanie projektami i zadaniami w systemie platformy Microsoft 365.

  • Bookings ułatwia zarządzanie rezerwacjami spotkań i usług w firmie. Dzięki Microsoft Bookings klienci mogą łatwo i samodzielnie rezerwować spotkania online z pracownikami firmy, co eliminuje konieczność angażowania personelu administracyjnego w proces rezerwacji. Integracja z innymi aplikacjami Microsoft 365, takimi jak Outlook i Teams, sprawia, że zarządzanie czasem i komunikacja w firmie stają się bardziej skuteczne i zharmonizowane.

  • Microsoft Entra P1, narzędzie do zarządzania tożsamością i dostępem, gwarantując bezpieczny dostęp do danych i aplikacji. Opcje administracyjne pozwalają administratorom na skonfigurowanie dostępu pracowników do konkretnych zasobów zgodnie z ich rolą i uprawnieniami.

  • Microsoft Defender XDR to pakiet obronny z produktami zabezpieczającymi, które zapewniają zintegrowaną ochronę przed zaawansowanymi atakami.

  • Viva Engage, aplikacja umożliwiająca pracownikom pierwszej linii aktywne uczestnictwo w społeczności firmy. Dzięki Viva Engage pracownicy mogą łatwo komunikować się, dzielić się wiedzą i doświadczeniem oraz budować relacje z innymi członkami zespołu, co sprzyja lepszemu zaangażowaniu i integracji w firmie.

  • Microsoft Stream dostarcza platformę do udostępniania i przeglądania wideo wewnątrz firmy. Pozwala pracownikom pierwszej linii łatwo przesyłać, oglądać i komentować wideo związane z ich pracą, co ułatwia komunikację i szkolenia wizualne.

     

 

Jaką licencje wybrać w określonej sytuacji?

Wybór odpowiedniej licencji Microsoft zależy od indywidualnych potrzeb, wielkości organizacji, rodzaju działalności oraz preferencji dotyczących funkcji i narzędzi. Oto kilka kluczowych czynników, które warto rozważyć przy wyborze licencji Microsoft:

Rozmiar i typ organizacji:

Licencje Microsoft są dostosowane do różnych rodzajów organizacji, począwszy od małych firm po duże przedsiębiorstwa. W przypadku małych firm zwykle bardziej odpowiednie mogą być elastyczne opcje subskrypcji, podczas gdy duże firmy mogą wymagać zaawansowanych narzędzi zarządzania i zabezpieczeń oferowanych przez droższe plany.

Rodzaj działalności:

Rodzaj działalności organizacji może również wpływać na wybór odpowiedniej licencji. Firmy działające w sektorze kreatywnym mogą potrzebować zaawansowanych narzędzi do tworzenia i edycji multimediów, podczas gdy firmy usługowe mogą bardziej skupić się na narzędziach do komunikacji i współpracy.

Mobility:

Współczesne organizacje często potrzebują elastyczności i możliwości pracy zdalnej. Dlatego warto zwrócić uwagę na możliwość korzystania z usług i aplikacji Microsoft na różnych urządzeniach w tym mobilnych oraz dostęp do nich z dowolnego miejsca i czasu.

Potrzeby funkcjonalne:

Przed podjęciem decyzji należy zidentyfikować, jakie konkretnie funkcje i narzędzia są potrzebne do wykonywania codziennych zadań w organizacji, a także wziąć pod uwagę ulubione aplikacje pracowników. Na przykład, czy firma potrzebuje pełnych aplikacji biurowych (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), narzędzi do współpracy zespołowej (Teams, SharePoint), czy też zaawansowanych funkcji analitycznych (Power BI).

Zabezpieczenia i zgodność:

Dla niektórych firm kluczową rolę odgrywają opcje zabezpieczeń i zgodności oferowane w ramach licencji Microsoft. Warto zwrócić uwagę na funkcje takie jak zaawansowane zabezpieczenia przed zagrożeniami, zarządzanie tożsamościami, zgodność z przepisami GDPR itp.

Przyrostowa skalowalność:

W przypadku organizacji planujących szybki wzrost lub częste zmiany w strukturze biznesowej ważne jest, aby wybrać licencję, która pozwoli na elastyczne dostosowanie się do zmieniających się potrzeb, zapewniając jednocześnie możliwość skalowania infrastruktury IT.

Koszty:

Jest to istotny czynnik przy wyborze licencji. Warto porównać różne opcje cenowe oferowane przez Microsoft i wybrać tę, która najlepiej odpowiada budżetowi organizacji, jednocześnie zapewniając niezbędne funkcje i wsparcie.

Wsparcie techniczne i aktualizacje:

W przypadku organizacji zależnych od stabilnej pracy systemów IT istotne jest, aby wybrać licencję, która zapewnia regularne aktualizacje oprogramowania oraz wsparcie techniczne w przypadku problemów.

Wybór odpowiedniej licencji Microsoft wymaga zrozumienia indywidualnych potrzeb i wymagań organizacji oraz uwzględnienia różnych czynników, takich jak funkcjonalności, zabezpieczenia, skalowalność i koszty. Warto skonsultować się z ekspertami ds. IT lub doradcami Microsoft, aby podjąć najlepszą decyzję.

 

Czy wszystkie osoby w organizacji muszą mieć tą samą licencję?

Dobrą praktyką jest dopasowanie planów licencji do konkretnych potrzeb i ról użytkowników w organizacji. Nie wszystkie osoby w organizacji muszą mieć tę samą licencję. Istnieje możliwość wyboru różnych planów licencji dla różnych użytkowników w zależności od ich zadań, potrzeb oraz oczekiwań.

W organizacji można zastosować zróżnicowane podejście do licencjonowania, dostosowując plany do specyficznych wymagań różnych zespołów lub działów.

Na przykład pracownicy administracyjni mogą korzystać z pełnego pakietu Microsoft 365 z dostępem do zaawansowanych narzędzi biurowych i funkcji komunikacyjnych, podczas gdy pracownicy produkcji mogą potrzebować jedynie podstawowych aplikacji biurowych i dostępu do komunikacji wewnętrznej.

W ten sposób organizacja może zoptymalizować swoje wydatki na licencje, jednocześnie zapewniając, że każdy pracownik ma dostęp do narzędzi i funkcji niezbędnych do wykonywania swojej pracy efektywnie i sprawnie. Warto jednak pamiętać o zachowaniu spójności i przejrzystości w zarządzaniu licencjami, aby uniknąć zbędnych kosztów i zawiłości administracyjnych.

Warto także wziąć pod uwagę, że pakiety bardzo często wychodzą taniej niż pojedyncze licencje na aplikacje.

 

https://unsplash.com/photos/people-sitting-down-near-table-with-assorted-laptop-computers-SYTO3xs06fU?utm_content=creditShareLink&utm_medium=referral&utm_source=unsplash

Dobrym przykładem jest porównanie Microsoft 365 Business Basic z Exchange Online (Plan 1). Chociaż do obsługi samej poczty wystarczy Exchange Online (Plan 1), wybór Microsoft 365 Business Basic pozwala również korzystać usług i aplikacji chmurowych, między innymi Teamsa i OneDrive’a. Jeśli użytkownik potrzebuje także aplikacji Office na swoim komputerze, najlepszym wyborem będzie licencja Standard.

Nie sposób przeoczyć, że korzystanie z pakietu Microsoft Office w wersji wieczystej, na przykład pakiet Microsoft Office 2013, ogranicza możliwość korzystania z pełnego zakresu funkcji chmurowych (tylko komputery PC) oraz ciągłych aktualizacji. Co więcej, mimo że pakiet Office 2013 może wydawać się nadal nowoczesny, to w rzeczywistości ma już 11 lat, a wsparcie dla tej wersji zostało zakończone przez Microsoft 11 kwietnia 2023 roku.

Optymalne zarządzanie licencjami w firmie wymaga indywidualnego podejścia do potrzeb pracowników. Dzięki dopasowaniu planów licencji do konkretnych ról i zadań można zoptymalizować wydatki, jednocześnie zapewniając efektywność w pracy.

Należy także rozważyć korzyści pakietowych ofert w porównaniu do pojedynczych licencji. Ważne jest, aby unikać wersji wieczystych, które mogą ograniczać dostęp do nowoczesnych funkcji i aktualizacji.

Wszystkie decyzje dotyczące licencji powinny być podejmowane z zachowaniem spójności i przejrzystości, aby uniknąć dodatkowych kosztów i komplikacji administracyjnych.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie wyboru licencji dla Twojej firmy?

Zrobimy wszystko by skontaktować się z Tobą jak najszybciej i pomóc Ci wybrać odpowiedni pakiet licencji!