Jaką licencje wybrać w określonej sytuacji?

Wybór odpowiedniej licencji Microsoft zależy od indywidualnych potrzeb, wielkości organizacji, rodzaju działalności oraz preferencji dotyczących funkcji i narzędzi. Oto kilka kluczowych czynników, które warto rozważyć przy wyborze licencji Microsoft:

Rozmiar i typ organizacji:

Licencje Microsoft są dostosowane do różnych rodzajów organizacji, począwszy od małych firm po duże przedsiębiorstwa. W przypadku małych firm zwykle bardziej odpowiednie mogą być elastyczne opcje subskrypcji, podczas gdy duże firmy mogą wymagać zaawansowanych narzędzi zarządzania i zabezpieczeń oferowanych przez droższe plany.

Rodzaj działalności:

Rodzaj działalności organizacji może również wpływać na wybór odpowiedniej licencji. Firmy działające w sektorze kreatywnym mogą potrzebować zaawansowanych narzędzi do tworzenia i edycji multimediów, podczas gdy firmy usługowe mogą bardziej skupić się na narzędziach do komunikacji i współpracy.

Mobility:

Współczesne organizacje często potrzebują elastyczności i możliwości pracy zdalnej. Dlatego warto zwrócić uwagę na możliwość korzystania z usług i aplikacji Microsoft na różnych urządzeniach w tym mobilnych oraz dostęp do nich z dowolnego miejsca i czasu.

Potrzeby funkcjonalne:

Przed podjęciem decyzji należy zidentyfikować, jakie konkretnie funkcje i narzędzia są potrzebne do wykonywania codziennych zadań w organizacji, a także wziąć pod uwagę ulubione aplikacje pracowników. Na przykład, czy firma potrzebuje pełnych aplikacji biurowych (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), narzędzi do współpracy zespołowej (Teams, SharePoint), czy też zaawansowanych funkcji analitycznych (Power BI).

Zabezpieczenia i zgodność:

Dla niektórych firm kluczową rolę odgrywają opcje zabezpieczeń i zgodności oferowane w ramach licencji Microsoft. Warto zwrócić uwagę na funkcje takie jak zaawansowane zabezpieczenia przed zagrożeniami, zarządzanie tożsamościami, zgodność z przepisami GDPR itp.

Przyrostowa skalowalność:

W przypadku organizacji planujących szybki wzrost lub częste zmiany w strukturze biznesowej ważne jest, aby wybrać licencję, która pozwoli na elastyczne dostosowanie się do zmieniających się potrzeb, zapewniając jednocześnie możliwość skalowania infrastruktury IT.

Koszty:

Jest to istotny czynnik przy wyborze licencji. Warto porównać różne opcje cenowe oferowane przez Microsoft i wybrać tę, która najlepiej odpowiada budżetowi organizacji, jednocześnie zapewniając niezbędne funkcje i wsparcie.

Wsparcie techniczne i aktualizacje:

W przypadku organizacji zależnych od stabilnej pracy systemów IT istotne jest, aby wybrać licencję, która zapewnia regularne aktualizacje oprogramowania oraz wsparcie techniczne w przypadku problemów.

Wybór odpowiedniej licencji Microsoft wymaga zrozumienia indywidualnych potrzeb i wymagań organizacji oraz uwzględnienia różnych czynników, takich jak funkcjonalności, zabezpieczenia, skalowalność i koszty. Warto skonsultować się z ekspertami ds. IT lub doradcami Microsoft, aby podjąć najlepszą decyzję.

Czy wszystkie osoby w organizacji muszą mieć tą samą licencję?

Dobrą praktyką jest dopasowanie planów licencji do konkretnych potrzeb i ról użytkowników w organizacji. Nie wszystkie osoby w organizacji muszą mieć tę samą licencję. Istnieje możliwość wyboru różnych planów licencji dla różnych użytkowników w zależności od ich zadań, potrzeb oraz oczekiwań.

W organizacji można zastosować zróżnicowane podejście do licencjonowania, dostosowując plany do specyficznych wymagań różnych zespołów lub działów.

Na przykład pracownicy administracyjni mogą korzystać z pełnego pakietu Microsoft 365 z dostępem do zaawansowanych narzędzi biurowych i funkcji komunikacyjnych, podczas gdy pracownicy produkcji mogą potrzebować jedynie podstawowych aplikacji biurowych i dostępu do komunikacji wewnętrznej.

W ten sposób organizacja może zoptymalizować swoje wydatki na licencje, jednocześnie zapewniając, że każdy pracownik ma dostęp do narzędzi i funkcji niezbędnych do wykonywania swojej pracy efektywnie i sprawnie. Warto jednak pamiętać o zachowaniu spójności i przejrzystości w zarządzaniu licencjami, aby uniknąć zbędnych kosztów i zawiłości administracyjnych.

Warto także wziąć pod uwagę, że pakiety bardzo często wychodzą taniej niż pojedyncze licencje na aplikacje.

Dobrym przykładem jest porównanie Microsoft 365 Business Basic z Exchange Online (Plan 1). Chociaż do obsługi samej poczty wystarczy Exchange Online (Plan 1), wybór Microsoft 365 Business Basic pozwala również korzystać usług i aplikacji chmurowych, między innymi Teamsa i OneDrive’a. Jeśli użytkownik potrzebuje także aplikacji Office na swoim komputerze, najlepszym wyborem będzie licencja Standard.

Nie sposób przeoczyć, że korzystanie z pakietu Microsoft Office w wersji wieczystej, na przykład pakiet Microsoft Office 2013, ogranicza możliwość korzystania z pełnego zakresu funkcji chmurowych (tylko komputery PC) oraz ciągłych aktualizacji. Co więcej, mimo że pakiet Office 2013 może wydawać się nadal nowoczesny, to w rzeczywistości ma już 11 lat, a wsparcie dla tej wersji zostało zakończone przez Microsoft 11 kwietnia 2023 roku.

Optymalne zarządzanie licencjami w firmie wymaga indywidualnego podejścia do potrzeb pracowników. Dzięki dopasowaniu planów licencji do konkretnych ról i zadań można zoptymalizować wydatki, jednocześnie zapewniając efektywność w pracy.

Należy także rozważyć korzyści pakietowych ofert w porównaniu do pojedynczych licencji. Ważne jest, aby unikać wersji wieczystych, które mogą ograniczać dostęp do nowoczesnych funkcji i aktualizacji.

Wszystkie decyzje dotyczące licencji powinny być podejmowane z zachowaniem spójności i przejrzystości, aby uniknąć dodatkowych kosztów i komplikacji administracyjnych.