Dlaczego Twoje e-maile wpadają do spamu?

W dzisiejszych czasach, gdzie praktycznie kontakt z klientem jest na wyciągniecie ręki poprzez np. wysłanie e-maila, daje to wielu firmom sprawne maksymalizowanie i automatyzowanie swoich działań marketingowych oraz  sprzedażowych. Często działy sprzedaży bądź marketingu przeznaczają wiele środków i czasu na to, by wysyłać newslettery lub cold e-maile.

Czemu więc często e-maile które wysyłamy lub otrzymujemy wpadają do spamu? Czy da się to ominąć, by zwiększyć skuteczność dotarcia? W tym artykule dowiesz się kompleksowo co po stronie technicznej odpowiada za to, że wiadomość wpada do spamu lub zakładki „oferta” oraz czy da się temu zapobiec.

Zacznijmy może od odpowiedzi na pytanie Jak działa spam? Gdy wiadomość przychodzi do serwera odbiorcy to jest klasyfikowana. Podczas tej klasyfikacji poszczególne elementy dostają oceny i wagi. Następnie w zależności od wyniku wiadomość trafia do skrzynki odbiorczej lub do poczty niechcianej. Nam powinno zależeć na tym, żeby być jak najbliżej granicy, ale jej jednak nie przekraczać.

Jakie mamy zatem oceny po stronie technicznej?

Ocena 1

Błędna konfiguracja rekordów odpowiedzialnych za bezpieczeństwo poczty, a właściwie za autoryzację i autentykację wybranych serwerów pocztowych do wysyłki maili w imieniu danej domeny.

SPF – z grubsza odpowiada za to, że serwer1 może wysyłać maila z domeny @domena.pl. Jeżeli serwer2 wyśle mail z domeny @domena.pl to przy większości filtrów antyspamowych po weryfikacji SPF taka domena wpadnie do spamu.

DKIM – jest rozszerzeniem rekordu SPF. Z serwer1 może korzystać też inna firma, która by mogła wysyłać również maile z domeny @domena.pl. Dlatego dodatkowo możemy do konfigurować “cyfrowy podpis” dla naszych e-maili. W tym przypadku filtr antyspamowy najpierw sprawdzi, czy serwer1 może wysyłać z domeny @domena.pl, a następnie odczyta podpis wiadomości i będzie wiedział, czy osoba wysyłająca tą wiadomość miała uprawnienia od domeny @domena.pl do jej wysłania.

Ocena 2

Kolejnym powodem może być znajdowanie się naszego serwera wysyłającego (lub domeny) na liście RBL. Jeżeli z serwer1 wysyła więcej firm niż nasza, to może się zdarzyć tak, że serwer1 trafi na listę RBL. Wtedy wszystkie maile z tego serwera będą przez filtry anytspamowe klasyfikowane jako spam.

Ocena 3

Współdzielony adres IP z którego wysyłamy maile. Korzystając z systemów do masowej wysyłki maili nie możemy oczekiwać, że filtry antyspamowe będą uważały nasze maile nie jako masową wysyłkę. Kto z nas lubi dostawać masowo wysyłane maile? Aby “oszukać filtry” należy skorzystać z opcji dedykowanego adresu IP. Wtedy tylko my możemy z takiego adresu wysyłać mailing, więc to na nas będzie ciążyła odpowiedzialność, czy ten adres IP będzie dobrze lub źle kojarzony przez filtry antyspamowe. Dodatkowo nie będzie on narażony na wpadnięcie IP na RBL z powodu innej firmy (powód 2), bo nikt inny z naszego adresu nie będzie mógł wysyłać maila.

Ocena 4

Powody nr 1 i nr 3 były to powody stricte techniczne, które nie mają większego wpływu na pracę działu sprzedaży i marketingu. Poniższe powody są bardziej miękkie i będą miały wpływ na odbiór naszego mailingu przez odbiorców końcowych.

Zacznijmy od linków śledzących. Często spotykamy w jednym krótkim mailu wiele linków śledzących. Niestety, ale to widać, że to nie jest zwykły link tylko śledzący, więc filtr antyspamowy też będzie to klasyfikował, jako spam. Natomiast rezygnacja z linków śledzących odbierze nam możliwość monitorowania kto i gdzie kliknął z naszego maila.

Ocena 5

Obok linków śledzących są grafiki śledzące. O ile link śledzący aktywuje się w momencie jego kliknięcia, o tyle grafika śledząca aktywuje się (zlicza) w momencie jej pobrania. Czyli nie ma najmniejszego sensu, żeby w jednym mailu dawać 10 grafik śledzących. W zupełności wystarczy tylko jedna. Ta jedna pokaże nam to, że nasz mail został wyświetlony.

Ocena 6

Grafiki na zewnętrznych hostingach też mają wpływ na klasyfikację maila jako spam. Im mniej takich grafik tym lepiej. Grafiki można też kodować bezpośrednio w mailu, jako base64. Ale tutaj trzeba zwrócić uwagę do kogo naszą wysyłkę kierujemy i w jaki sposób ta osoba czyta maile. Niestety nie ma tu jednego, słusznego sposobu.

Rozwiązania?

Powody nr 1 i nr 3 są techniczne, więc je po prostu tzw. “firmowy informatyk” może rozwiązać, poprawić. Powód nr 1 i nr 2 to są problemy, które należy rozwiązać. Powód nr 3 to zalecenie, które warto rozważyć.

Powód nr 4, nr 5 i nr 6 będzie wymagał od nas już sporo czasu, analizy i testów jak chcemy wysyłać nasze maile. Natomiast nie ma najmniejszego sensu analizowanie tych powodów, jeżeli mamy coś nie tak z powodem nr 1 lub nr 2.

Podsumowując, jeżeli Twoje maile nie wpadają tam gdzie powinny to trzeba coś z tym zrobić. Ogólnie rzecz biorąc trzeba zacząć od poprawnej konfiguracji systemu wysyłania poczty, a następnie na bieżąco analizować swoje wysyłki i trendy, żeby nie przekraczać granicy wpadania maili do spamu.