5 niezbędnych narzędzi ułatwiających pracę w biurze notarialnym

1. Program do obsługi kancelarii notarialnej 

Notariusz opiera swoją pracę na programach wspomagających ich pracę, bez specjalnego oprogramowania praca notariusza zajmuje o wiele więcej czasu, ponieważ akty trzeba ręcznie edytować. Dwóch największych graczy jeśli chodzi o oprogramowanie dla notariuszy to Rejnet i Kancelaria. Według statystyk zebranych przez naszą firmę najlepsze oceny zbierał Rejnet, ze względu na dużą ilość przydatnych funkcji dla notariusza. Oceniający zwracali też szczególną uwagę na prostotę i przejrzystość oprogramowania. 

2. Ciągły dostęp do programu obsługującego kancelarię notarialną  

Ogólnie rzecz biorąc w dzisiejszych czasach praca notariusza bez komputera jest w zasadzie niemożliwa. Coraz mniej możliwa staje się też praca bez programu, o którym wspomnieliśmy wyżej. Jednak biorąc pod uwagę fakt, że będziemy z tego programu korzystać, będzie nam on usprawniał pracę, to co się stanie, jeżeli nagle stracimy do niego dostęp? Bez odpowiednich zabezpieczeń po stronie infrastruktury IT w jednej chwili możemy stracić dostęp do narzędzia pracy, a więc tym samym przestać zarabiać. Czy tego chcemy? Oczywiście przy obecnej technologii takie ryzyko możemy zniwelować praktycznie do zera ponosząc stosunkowo niewielkie koszty. Coś jak ubezpieczenie. Za drobną opłatą ktoś zapewnia nas, że w razie wypadku zapłaci za naprawę szkód. Posiadając w kancelarii nawet 3 komputery warto odpowiednio zadbać o jeden z nich, lub kupić dedykowany, który będzie pełnił rolę naszego wewnętrznego serwera dokumentów. Oprócz samego kupna serwera potrzebna jeszcze będzie jego odpowiednia konfiguracja, a to zadanie najlepiej już zostawić specjalistom. 

3. Możliwość pracy zdalnej  

Nikt nie lubi siebie nazywać pracoholikiem, ale czasami zderzamy się z rzeczywistością i potrzebujemy popracować dłużej lub w weekend. Czy wiesz, że można mieć sprawny dostęp do dokumentów znajdujących się na komputerze/serwerze w kancelarii? A co najważniejsze dostęp ten może być zupełnie bezpieczny i nie powoduje znaczącego zwiększenia zagrożenia płynącego z Internetu. Oczywiście jeżeli rozwiązanie będzie wdrożone i skonfigurowane w odpowiedni sposób. W takim przypadku, jeżeli przymomniałeś/aś sobie, że coś jest do zrobienia na jutro rano, nie musisz jechać znowu do biura i tracić czasu na dojazdy, tylko łączysz się, robisz co masz zrobić i gotowe. Masz tak? O ile ułatwia to pracę? 

4. Stworzenie kopii zapasowych  

Możesz pomyśleć, że ten punkt będzie tym samym, co pkt. 2. Jednak nie. Zapewnienie ciągłego dostępu do programu obsługującego kancelarie nie jest tożsame z kopią zapasową. W uproszczeniu… Chodzi o to, że aby mieć ciągły dostęp do czegoś, to potrzebujesz to mieć nadmiarowe, coś jak koło zapasowe w samochodzie. Jeżeli złapiesz „kapcia” to zakładasz „zapas” i jedziesz dalej. To jest zapewnienie ciągłości. Co prawda podczas wymiany koła miałeś chwilę przestoju, ale jeżeli jesteś w trasie z gór nad morze, a „kapcia” złapałeś gdzieś po drodze, to stosunek czasu niedostępności do całości podróży jest znikomy. Kopia zapasowa to coś innego. To tak jakby móc cofnąć się w czasie do momentu sprzed awarii. Czyli jadąc z już wspomnianych gór nad morze w okolicach łodzi robisz swoją kopię zapasową podróży. Po godzinie jazdy w Toruniu psuje Ci się samochód (na komputerze np. łapiesz wirusa i szyfrują się wszystkie dane). W takim przypadku zapasowe koło na niewiele nam się zda, bo akurat zepsuł nam się silnik. Więc możemy cofnąć się w czasie do naszego ostatniego zapisu, do Łodzi. Co prawda tracimy godzinę podróży, ale nie tracimy samochodu. Nie musimy zaczynać od zera, czyli od szukania jaki samochód chcemy, jakie ma mieć wyposażenie itd. Czyli odpowiednia kopia zapasowa środowiska komputerowego pozwala w razie dużej awarii lub zaszyfrowania na cofnięcie się w czasie do zaplanowanego wcześniej momentu. 

5. Bezpieczeństwo danych 

Wiele firm często zastanawia się jak zapewnić sobie szybki, wygodny oraz przede wszystkim bezpieczny dostęp do danych. Temat nie jest prosty oraz łatwy ponieważ na bezpieczeństwo Twoich danych składa się wiele elementów. Jak zatem zrobić to w odpowiedni sposób? Na odpowiedź na to pytanie poświęciliśmy cały artykuł, tak, żeby nic nie pominąć. Jest on dostępny pod tym linkiem: https://betterit.pl/jak-zapewnic-bezpieczny-dostep-do-danych-w-firmie/ 

Dowiesz się z niego: 

– jak powinien wyglądać bezpieczny dostęp do danych, 

– jak przechowywać dane, 

– jak bezpiecznie uprościć dostęp do swoich danych, 

– jak stworzyć odpowiednią kopię zapasową, 

– jak przygotować bezpieczną sieć WI-FI dla gości.