Better IT

Al. Tadeusza Rejtana 53A / 113, 35-326 Rzeszów, Polska
Stopka outlook

Konfiguracja podpisów e-mail w rozwiązaniach Microsoft 365

Konfiguracja podpisów e-mail w rozwiązaniach Microsoft 365 – praktyczny przewodnik

 

W tym artykule skupimy się na tym, jak najprościej skonfigurować podpisy e-mail oraz stopki w programie Outlook, Outlook Web App, żeby były automatycznie dodawane.

Następnie, przekażemy wskazówki, co zrobić, żeby podpis był dodawany w Exchange online.

Ponadto, dla tych, którzy chcą podjąć jeszcze bardziej zaawansowane kroki, pokażemy, jak zakodować stopkę w formacie HTML, co pozwoli na większą personalizację i efektowny wygląd naszych podpisów.

Co powinien zawierać podpis wiadomości e mail?

Podpis e-mail to ważna część każdej wysyłanej wiadomości, która zawiera informacje o nadawcy i dodaje profesjonalny akcent. Kluczowe elementy do uwzględnienia w podpisie e-mail to:

  1. Imię i nazwisko: Pozwala odbiorcy na szybkie rozpoznanie nadawcy.
  2. Stanowisko i firma: Dodaje wiarygodności i profesjonalizmu do komunikacji. Obowiązkowy w każdym podpisie.
  3. Informacje kontaktowe: Numer telefonu lub wewnętrzny w firmie ułatwiają kontakt.
  4. Adres e-mail: Podstawowy element, aby odbiorca mógł odpowiedzieć na wiadomość.
  5. Logo firmy: Dodaj do swojego podpisu logo firmy, żeby był bardziej atrakcyjny.
  6. Linki do mediów społecznościowych: Ułatwiają znalezienie i śledzenie firmy na różnych platformach.
  7. Adres strony internetowej firmy: Link do strony firmy reprezentowanej przez nadawcę.

Przykładowy podpis e-mail

Stopka Outlook – jak ustawić stopkę dla nowej wiadomości i odpowiedzi na wiadomości?

Podpis e-mail to krótka wiadomość lub informacje o nadawcy, które są automatycznie dołączane na końcu każdej wysłanej wiadomości e-mail. Tworzenie podpisu nie jest skomplikowane w aplikacji Outlook:

1. Otwórz aplikację Outlook i przejdź do zakładki “Plik”, która znajduje się z lewej strony okna programu.

2. Następnie w otwartym oknie Outlook wybierz “Opcje” i następnie “Poczta”.

3. W sekcji “Redagowanie wiadomości” znajdź i kliknij przycisk “Podpisy”.

Możesz też dodać podpis w Outlook podczas tworzenia nowej wiadomości i tam wybrać przycisk “Podpisy”

to do zmiany oczywiście

4. W oknie “Podpisy i papeterie” możesz dodać nowy podpis, klikając “Nowy” i nadając mu nazwę.

5. W sekcji “Edytuj podpis” wpisz tekst podpisu i dostosuj jego formatowanie, dodając linki lub grafikę, jeśli to konieczne. Zastanów się nad tym, co chcesz zawrzeć w swojej stopce.

6. W sekcji “Wybierz podpis domyślny” możesz wybrać podpis dla nowych wiadomości i odpowiedzi/wiadomości przesyłanych dalej w aplikacji Outlook.

7. Kliknij “Zapisz zmiany” i zamknij okno.

Twój podpis powinien być teraz wyświetlany w każdej nowej wiadomości, którą napiszesz w programie Microsoft Outlook na swoim komputerze.

Nie musisz poprzestać jednym podpisie wiadomości e-mail. W Outlook możesz zapisać więcej niż jeden podpis, w zależności od tego, czego potrzebujesz.

Możesz skorzystać z gotowych szablonów przygotowanych przez Microsoft, które dostępne są pod linkiem: Szablony podpisów e-mail Microsoft. Zawierają różne przykłady podpisów, które możesz zmodyfikować według własnych potrzeb.

Jak ustawić stopkę w przeglądarkowej wersji Microsoft Outlook (Outlook Web App)?

  1. Upewnij się, że jesteś zalogowany swoim kontem Microsoft na stronie https://outlook.office.com/mail/
  1. Żeby dodać stopkę w Outlook Web App, wyszukaj i kliknij przycisk koła zębatego na górze strony.
  2. Przejdź do zakładki “Poczta”, a następnie wybierz sekcję “Redagowanie i odpowiadanie”.
  3. Kliknij przycisk “Nowy podpis”, następnie nadaj mu nazwę i wklej treść podpisu wiadomości e mail.
  4. Wybierz podpisy domyślne dla nowych wiadomości i odpowiedzi/wiadomości przesyłanych dalej.
  5. Kliknij przycisk “Zapisz”, aby zapisać zmiany w dostępnych podpisach.
  6. Teraz na karcie wiadomość zobaczysz treść swojego podpisu.

Jak skonfigurować podpisy wiadomości w Exchange Online?

Exchange to usługa zarządzania pocztą elektroniczną firmy Microsoft. Konfiguracja stopki w Exchange musi być przeprowadzona przez administratora usługi.

Jeśli jesteś administratorem usługi, możesz utworzyć regułę przepływu wiadomości e-mail, która doda stopkę, doklejając ją w treść wiadomości. Szczegółowe informacje jak to zrobić, znajdziesz w dokumentacji usługi.

Nie wiesz, jak utworzyć regułę przepływu wiadomości e-mail? Bez obaw! Zamów bezpłatną konsultacje z naszym ekspertem, podczas której omówimy Twoją sytuację i pokażemy Ci jak to zrobić.

Jak zmienić stopkę w Outlooku?

Jeśli podpisami w Twojej firmie nie zarządza administrator, śmiało zmodyfikuj podpisy wiadomości. W Outlooku możesz zmienić stopkę w następujący sposób:

1. Otwórz aplikację Outlook i przejdź do zakładki “Plik”.

2. Wybierz “Opcje” i “Poczta”.

3. Przejdź do “Tworzenie wiadomości” i kliknij “Podpisy”.

4. Wybierz odpowiedni podpis, który chcesz zmienić, i zmodyfikuj podpis.

5. Wprowadź zmiany w treści lub formatowaniu podpisu i zapisz modyfikacje.

Jak zakodować stopkę w HTML?

Jeśli nie jesteś doświadczonym użytkownikiem, zleć zakodowanie podpisu e-mail w HTML komuś, kto zrobi to za Ciebie.

Wprowadzenie kodowania HTML w stopce e-mail pozwala na bardziej zaawansowane formatowanie i personalizację. Oto kroki, które należy podjąć:

  1. Pliki podpisów Microsoft Outlook przechowywane są w lokalizacji: %userprofile%/AppData\Roaming/Microsoft/Signatures
  2. Utwórz ręcznie podpis z pustą treścią i go zapisz.
  3. Przejdź do powyższej lokalizacji i odszukaj plik podpisu. Będzie miał taką samą nazwę, jaką nadałeś podpisowi w Outlook i rozszerzenie *.htm. Możesz go edytować swoim ulubionym edytorem, np. notatnikiem systemu Windows.
  4. Skomponuj stopkę, używając znaczników HTML, jakie są potrzebne do jej formatowania. Możesz dodać grafikę, linki, kolory itp.
  5. Pamiętaj, że plik z kodem HTML zawiera odniesienia do innych plików, które też są potrzebne do działania.

Podsumowanie

Teraz już wiesz jak ustawić stopkę w Outlook, Outlook Web App oraz co zrobić, żeby zakodować stopkę w HTML. Wdrożenie reguł dodających podpisy bezpośrednio w usłudze Exchange Online pozwala administratorom na zarządzanie stopkami dla całych organizacji. Ma jednak poważne ograniczenia:

  1. Stopki mogą być dodawane jedynie na samym dole treści wiadomości. Przy każdej nowej odpowiedzi, czy wiadomości przesłanej dalej daje nam ciąg podpisów, jeden pod drugim.
  2. Stopki wiadomości nie mogą być zarządzane przez użytkowników, którzy nie są administratorami usługi.
  3. Użytkownicy nie widzą swojego podpisu w kliencie poczty e-mail przed wysłaniem wiadomości e-mail i nie mogą wybrać innego szablonu podpisu.
  4. Nie można osadzić obrazów w podpisach e-mail (odbiorcy otrzymują je jako załączniki).
Potrzebujesz pomocy w ustawieniu stopek lub chcesz stworzyć regułę przepływu wiadomości e-mail?

Nasz ekspert skontaktuje się z Tobą jak najszybciej oraz ustali czy będziemy mogli Ci pomóc!

Zobacz nasz film w którym pokazujemy wszystkie sposoby na ustawienie stopek w Microsoft 365: