Konfiguracja podpisów e-mail w rozwiązaniach Microsoft 365 – praktyczny przewodnik
W tym artykule skupimy się na tym, jak najprościej skonfigurować podpisy e-mail oraz stopki w programie Outlook, Outlook Web App, żeby były automatycznie dodawane.
Następnie, przekażemy wskazówki, co zrobić, żeby podpis był dodawany w Exchange online.
Ponadto, dla tych, którzy chcą podjąć jeszcze bardziej zaawansowane kroki, pokażemy, jak zakodować stopkę w formacie HTML, co pozwoli na większą personalizację i efektowny wygląd naszych podpisów.
Co powinien zawierać podpis wiadomości e mail?
Podpis e-mail to ważna część każdej wysyłanej wiadomości, która zawiera informacje o nadawcy i dodaje profesjonalny akcent. Kluczowe elementy do uwzględnienia w podpisie e-mail to:
- Imię i nazwisko: Pozwala odbiorcy na szybkie rozpoznanie nadawcy.
- Stanowisko i firma: Dodaje wiarygodności i profesjonalizmu do komunikacji. Obowiązkowy w każdym podpisie.
- Informacje kontaktowe: Numer telefonu lub wewnętrzny w firmie ułatwiają kontakt.
- Adres e-mail: Podstawowy element, aby odbiorca mógł odpowiedzieć na wiadomość.
- Logo firmy: Dodaj do swojego podpisu logo firmy, żeby był bardziej atrakcyjny.
- Linki do mediów społecznościowych: Ułatwiają znalezienie i śledzenie firmy na różnych platformach.
- Adres strony internetowej firmy: Link do strony firmy reprezentowanej przez nadawcę.
Stopka Outlook – jak ustawić stopkę dla nowej wiadomości i odpowiedzi na wiadomości?
Podpis e-mail to krótka wiadomość lub informacje o nadawcy, które są automatycznie dołączane na końcu każdej wysłanej wiadomości e-mail. Tworzenie podpisu nie jest skomplikowane w aplikacji Outlook:
1. Otwórz aplikację Outlook i przejdź do zakładki “Plik”, która znajduje się z lewej strony okna programu.
2. Następnie w otwartym oknie Outlook wybierz “Opcje” i następnie “Poczta”.
3. W sekcji “Redagowanie wiadomości” znajdź i kliknij przycisk “Podpisy”.
Możesz też dodać podpis w Outlook podczas tworzenia nowej wiadomości i tam wybrać przycisk “Podpisy”
4. W oknie “Podpisy i papeterie” możesz dodać nowy podpis, klikając “Nowy” i nadając mu nazwę.
5. W sekcji “Edytuj podpis” wpisz tekst podpisu i dostosuj jego formatowanie, dodając linki lub grafikę, jeśli to konieczne. Zastanów się nad tym, co chcesz zawrzeć w swojej stopce.
6. W sekcji “Wybierz podpis domyślny” możesz wybrać podpis dla nowych wiadomości i odpowiedzi/wiadomości przesyłanych dalej w aplikacji Outlook.
7. Kliknij “Zapisz zmiany” i zamknij okno.
Twój podpis powinien być teraz wyświetlany w każdej nowej wiadomości, którą napiszesz w programie Microsoft Outlook na swoim komputerze.
Nie musisz poprzestać jednym podpisie wiadomości e-mail. W Outlook możesz zapisać więcej niż jeden podpis, w zależności od tego, czego potrzebujesz.
Możesz skorzystać z gotowych szablonów przygotowanych przez Microsoft, które dostępne są pod linkiem: Szablony podpisów e-mail Microsoft. Zawierają różne przykłady podpisów, które możesz zmodyfikować według własnych potrzeb.
Jak ustawić stopkę w przeglądarkowej wersji Microsoft Outlook (Outlook Web App)?
- Upewnij się, że jesteś zalogowany swoim kontem Microsoft na stronie https://outlook.office.com/mail/
- Żeby dodać stopkę w Outlook Web App, wyszukaj i kliknij przycisk koła zębatego na górze strony.
- Przejdź do zakładki “Poczta”, a następnie wybierz sekcję “Redagowanie i odpowiadanie”.
- Kliknij przycisk “Nowy podpis”, następnie nadaj mu nazwę i wklej treść podpisu wiadomości e mail.
- Wybierz podpisy domyślne dla nowych wiadomości i odpowiedzi/wiadomości przesyłanych dalej.
- Kliknij przycisk “Zapisz”, aby zapisać zmiany w dostępnych podpisach.
- Teraz na karcie wiadomość zobaczysz treść swojego podpisu.
Jak skonfigurować podpisy wiadomości w Exchange Online?
Exchange to usługa zarządzania pocztą elektroniczną firmy Microsoft. Konfiguracja stopki w Exchange musi być przeprowadzona przez administratora usługi.
Jeśli jesteś administratorem usługi, możesz utworzyć regułę przepływu wiadomości e-mail, która doda stopkę, doklejając ją w treść wiadomości. Szczegółowe informacje jak to zrobić, znajdziesz w dokumentacji usługi.
Nie wiesz, jak utworzyć regułę przepływu wiadomości e-mail? Bez obaw! Zamów bezpłatną konsultacje z naszym ekspertem, podczas której omówimy Twoją sytuację i pokażemy Ci jak to zrobić.
Jak zmienić stopkę w Outlooku?
Jeśli podpisami w Twojej firmie nie zarządza administrator, śmiało zmodyfikuj podpisy wiadomości. W Outlooku możesz zmienić stopkę w następujący sposób:
1. Otwórz aplikację Outlook i przejdź do zakładki “Plik”.
2. Wybierz “Opcje” i “Poczta”.
3. Przejdź do “Tworzenie wiadomości” i kliknij “Podpisy”.
4. Wybierz odpowiedni podpis, który chcesz zmienić, i zmodyfikuj podpis.
5. Wprowadź zmiany w treści lub formatowaniu podpisu i zapisz modyfikacje.
Jak zakodować stopkę w HTML?
Jeśli nie jesteś doświadczonym użytkownikiem, zleć zakodowanie podpisu e-mail w HTML komuś, kto zrobi to za Ciebie.
Wprowadzenie kodowania HTML w stopce e-mail pozwala na bardziej zaawansowane formatowanie i personalizację. Oto kroki, które należy podjąć:
- Pliki podpisów Microsoft Outlook przechowywane są w lokalizacji: %userprofile%/AppData\Roaming/Microsoft/Signatures
- Utwórz ręcznie podpis z pustą treścią i go zapisz.
- Przejdź do powyższej lokalizacji i odszukaj plik podpisu. Będzie miał taką samą nazwę, jaką nadałeś podpisowi w Outlook i rozszerzenie *.htm. Możesz go edytować swoim ulubionym edytorem, np. notatnikiem systemu Windows.
- Skomponuj stopkę, używając znaczników HTML, jakie są potrzebne do jej formatowania. Możesz dodać grafikę, linki, kolory itp.
- Pamiętaj, że plik z kodem HTML zawiera odniesienia do innych plików, które też są potrzebne do działania.
Podsumowanie
Teraz już wiesz jak ustawić stopkę w Outlook, Outlook Web App oraz co zrobić, żeby zakodować stopkę w HTML. Wdrożenie reguł dodających podpisy bezpośrednio w usłudze Exchange Online pozwala administratorom na zarządzanie stopkami dla całych organizacji. Ma jednak poważne ograniczenia:
- Stopki mogą być dodawane jedynie na samym dole treści wiadomości. Przy każdej nowej odpowiedzi, czy wiadomości przesłanej dalej daje nam ciąg podpisów, jeden pod drugim.
- Stopki wiadomości nie mogą być zarządzane przez użytkowników, którzy nie są administratorami usługi.
- Użytkownicy nie widzą swojego podpisu w kliencie poczty e-mail przed wysłaniem wiadomości e-mail i nie mogą wybrać innego szablonu podpisu.
- Nie można osadzić obrazów w podpisach e-mail (odbiorcy otrzymują je jako załączniki).
Potrzebujesz pomocy w ustawieniu stopek lub chcesz stworzyć regułę przepływu wiadomości e-mail?
Nasz ekspert skontaktuje się z Tobą jak najszybciej oraz ustali czy będziemy mogli Ci pomóc!
Zobacz nasz film w którym pokazujemy wszystkie sposoby na ustawienie stopek w Microsoft 365: