Microsoft Teams – co to jest i jak działa?

Microsoft Teams to platforma do komunikacji i współpracy zespołowej, która integruje różne narzędzia i usługi Microsoft w jednym miejscu. Jest to aplikacja zaprojektowana do pracy grupowej, zarówno na poziomie lokalnym, jak i zdalnym.

Usługa Microsoft Teams to aplikacja desktopowa, dostępna również poprzez stronę internetową jak i na urządzeniu mobilnym, niezależnie od naszego miejsca pracy. MS Teams jest dostępna zarówno do użytku osobistego w wersji bezpłatnej, jak i komercyjnego.

W wykorzystaniu komercyjnym, Microsoft Teams to zaawansowane narzędzie do komunikacji i współpracy, które oferuje szeroki zakres usług i funkcji dla zespołów pracujących w różnych miejscach i na różnych urządzeniach.

Ta aplikacja desktopowa i mobilna, która jest dostępna na wielu platformach, umożliwiając użytkownikom korzystanie z usług Microsoft Teams w dowolnym miejscu i czasie.

Aby korzystać z Microsoft Teams w przeglądarce internetowej, użytkownicy muszą mieć konto Microsoft 365 lub Microsoft (wcześniej znane jako konto Microsoft Live lub Hotmail w wersji bezpłatnej). Po zalogowaniu się na swoje konto w aplikacji, mogą uzyskać dostęp do MS Teams. W tym celu należy:

• Zalogować się swoim kontem firmowym lub prywatnym na stronie www.office.com

• Przejść do dostępnych aplikacji i wybrać usługę Microsoft Teams

  

Drugą opcją korzystania z usługi Microsoft Teams jest aplikacja instalowana na komputerze. Tu należy opisać ważną kwestię. Są dwie aplikacje Teams:

• Aplikacja MS Teams dla użytkowników domowych lub małych firm, która jest bezpłatna

• Aplikacja MS Teams do zastosowań służbowych – płatna, wchodząca w skład pakietu Microsoft 365

Zalogowanie się kontem prywatnym do aplikacji służbowej i na odwrót: zalogowanie się kontem służbowym w aplikacji dla użytku osobistego może skończyć się komplikacjami.

Najważniejsze funkcje aplikacji Microsoft Teams

Aplikację Teams można wykorzystać do szeregu czynności, które umożliwiają komunikację i współpracę zespołową.

Czat tekstowy

Możesz prowadzić rozmowy tekstowe z członkami zespołu w czasie rzeczywistym. To idealne narzędzie do szybkiego komunikowania się i udostępniania informacji.

Wideokonferencje

MS Teams umożliwia organizowanie wideokonferencji, które pozwalają na spotkania wirtualne z udziałem wielu osób. To doskonałe rozwiązanie dla pracy zdalnej lub spotkań zespołowych na odległość.

Połączenia głosowe

Możesz prowadzić połączenia głosowe z innymi użytkownikami Teams, co jest szczególnie przydatne, gdy nie potrzebujesz wideokonferencji.

Integracja z aplikacjami Office 365

MS Teams jest ściśle zintegrowany z narzędziami Office 365, takimi jak Word, Excel i PowerPoint. Możesz współpracować nad dokumentami bezpośrednio w aplikacji Teams.

Współdzielenie plików

Użytkownicy mogą udostępniać pliki i dokumenty w ramach rozmów i kanałów w aplikacji Teams, co ułatwia wspólną pracę nad projektami.

Kanały i zespoły

Możesz tworzyć kanały wewnątrz swoich zespołów, co pomaga w organizacji rozmów i zadań według tematu lub projektu.

Integracje z aplikacjami zewnętrznymi

MS Teams oferuje wiele integracji z aplikacjami zewnętrznymi, co umożliwia dostosowanie środowiska pracy do potrzeb zespołu.

Bezpieczeństwo i zarządzanie dostępem

Aplikacja zapewnia zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak autoryzacja wielopoziomowa i kontrola dostępu, co chroni dane i informacje zespołu.

Zarządzanie projektami i zadaniami

MS Teams oferuje narzędzia do zarządzania zadaniami, takie jak listy zadań i harmonogramy, co ułatwia organizację projektów i monitorowanie ich postępu.

Analizy danych i raporty

Dla administratorów, aplikacja oferuje narzędzia do monitorowania wydajności i analizy danych, co pomaga w optymalizacji procesów.

Aplikacje mobilne

MS Teams jest dostępny na różnych platformach mobilnych, co umożliwia pracę i komunikację zespołu z dowolnego miejsca.

Komunikacja w czasie rzeczywistym

Dzięki funkcjom takim jak natychmiastowe powiadomienia, komunikacja jest prosta i efektywna.

Inteligencja sztuczna i analizy danych

Microsoft Teams wykorzystuje technologie sztucznej inteligencji do analizy treści rozmów, co może pomóc w wydobywaniu wartościowych informacji z dużej ilości danych.

Te to tylko niektóre z funkcji, jakie oferuje Microsoft Teams. Platforma jest ciągle rozwijana, aby dostarczać coraz to nowe narzędzia i udogodnienia dla użytkowników.

Dla kogo jest Microsoft Teams?

W wersji bezpłatnej jest kierowany do użytku osobistego oraz mniejszych firm, które pogodzą się z ograniczeniami nałożonymi na tę wersję aplikacji.

Warto zrozumieć, że usługi Microsoft Teams to narzędzia o szerokim spektrum funkcji, które umożliwiają pełniejszą współpracę niż prosty komunikator. Dla firm, które potrzebują jedynie możliwości czatu, rozmów wideo lub spotkań grupowych, mogą istnieć tańsze lub prostsze rozwiązania.

Microsoft Teams wychodzi poza te podstawowe funkcje i oferuje całą gamę narzędzi, które są niezastąpione dla organizacji, które chcą zwiększyć swoją produktywność i efektywność pracy zespołowej.

Jednym z kluczowych aspektów, który różni Microsoft Teams od prostych komunikatorów, jest możliwość współpracy nad dokumentami i projektami – dosłownie widzimy, kto modyfikuje pliki.

Dzięki integracji z narzędziami Microsoft 365, zespoły mogą tworzyć, edytować i współdzielić się dokumentami bez konieczności przesyłania ich w załącznikach e-mail. To eliminuje problemy z wersjami dokumentów i ułatwia pracę nad wspólnymi projektami.

Aplikację Teams można wykorzystać do zarządzania projektami i zadaniami. W ramach platformy możesz tworzyć listy zadań, planować harmonogramy i przypisywać zadania do konkretnych członków zespołu. To pozwala na lepsze śledzenie postępu prac i zapewnia, że nikt nie zgubi ważnego zadania.

Warto również podkreślić, że Microsoft Teams oferuje funkcje grupowych konferencji, co jest niezastąpione w dzisiejszym świecie pracy zdalnej i globalnej współpracy. Możesz organizować spotkania zespołowe z uczestnictwem osób z różnych części świata, co pozwala na efektywną komunikację, jakbyście byli razem w jednym miejscu.

Dodatkowo, Microsoft Teams jest elastyczny i skalowalny, co oznacza, że rośnie wraz z potrzebami Twojej firmy. To narzędzie dedykowane dla firm, które chcą podjąć wyzwanie i poprawić swoje procesy współpracy.

Ostatecznie, Teams nie jest jedynie komunikatorem – to kompleksowa platforma do pracy zespołowej, która integruje wiele narzędzi i usług w jednym miejscu, pomagając zespołom pracować bardziej efektywnie i produktywnie.

Licencjonowanie MS Teams – ile kosztuje?

Microsoft Teams Essentials

Kiedy prowadzisz małą firmę, nie zawsze masz potrzebę rozległych i kosztownych narzędzi do zarządzania projektem. Dla takich przedsiębiorstw, Microsoft Teams Essentials jest rozwiązaniem stworzonym z myślą o prostocie, wydajności i oszczędnościach.

To niedrogie, ale profesjonalne narzędzie do zarządzania spotkaniami wideo i audio, które możliwe, że spełni potrzeby Twojej firmy. Licencja Microsoft Teams Essentials kosztuje €3.70 za użytkownika na miesiąc.

Teams Essentials oferuje możliwość prowadzenia spotkań przez cały dzień, nawet do 30 godzin z udziałem aż 300 uczestników. To znakomita elastyczność, która pozwala dostosować się do różnych scenariuszy spotkań, niezależnie od tego, czy pracujesz z małym lokalnym zespołem czy współpracujesz z klientami i partnerami z różnych zakątków świata.

Dla małych firm, dostęp do chmury jest bezcenny. Teams Essentials zapewnia 10 GB przestrzeni na przechowywanie plików w chmurze, co pomaga w uporządkowaniu dokumentów, a także ułatwia współpracę i udostępnianie materiałów zespołowi. Nie musisz się martwić o brak miejsca na ważne dane.

Microsoft 365 Business Basic/Microsoft 365 Business Standard/Microsoft 365 Business Premium

Jeśli Twoja firma rozwija się i potrzebujesz pełnej gamy narzędzi Microsoft 365, z dostępem do aplikacji takich jak Excel, PowerPoint i Outlook, a także z własną domeną poczty e-mail i integracją kalendarza programu Exchange, istnieje opcja subskrypcji Microsoft 365 Business Standard.

To rozszerzone rozwiązanie, które dostarcza jeszcze więcej narzędzi do pracy i współpracy. Za najprostszą licencję, która umożliwia korzystanie z MS Teams w takiej formie trzeba zapłacić €5.60 za użytkownika na miesiąc.

Podsumowanie

Microsoft Teams Essentials może być świetnym narzędziem dla małych firm, które potrzebują prostego i oszczędnego rozwiązania do zarządzania spotkaniami wideo i audio. Jeśli Twoje potrzeby rosną i chcesz pełnego ekosystemu Microsoft 365, subskrypcja Microsoft 365 Business Standard zapewni Ci dostęp do rozszerzonych funkcji.

Niezależnie od wyboru, Microsoft ma narzędzia, które mogą pomóc Twojemu zespołowi w pracy. Jeśli chcesz zobaczyć jakie narzędzia oferuje Microsoft oraz do czego możesz je wykorzystać to kliknij tutaj – link.

Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia do pracy grupowej lub zdalnej?

Przy wybieraniu komunikatora powinniśmy zwrócić uwagę czy posiada oczywiste a zarazem ułatwiające znacznie pracę funkcje charakterystyczne dla takiego oprogramowania takie, jak:

• Czaty grupowe wraz z przechowalnią plików grupy

• Czaty prywatne wraz z przechowalnią plików

• Rozmowy audio i/lub video zarówno grupowe jak i prywatne

• Udostępnianie ekranu w rozmowach prywatnych jak i grupowych

• Możliwość dołączenia do rozmowy grupowej (konferencji, spotkania) osoby  z zewnątrz, najlepiej bez konieczności instalowania przez taką osobę czegokolwiek, w przypadku gdy jej firma korzysta z innego narzędzia do komunikacji niż nasza

• Możliwość dołączenia do rozmowy grupowej (konferencji, spotkania) osoby, która nie ma obecnie łączności z Internetem lub łączność ta jest bardzo ograniczona, ale nadal jest w stanie wykonywać klasyczne połączenia głosowe

• Planowanie rozmów grupowych (konferencji, spotkań) z możliwością swobodnego dołączenia do takiego spotkania o określonym czasie

• Brak ograniczeń trwania rozmów i rozmów grupowych

• Brak większych ograniczeń co do ilości uczestników w rozmowach grupowych

• Możliwość nagrywania rozmów grupowych (konferencji, spotkań) z możliwością bezpiecznego trzymania nagrań w chmurze

• Możliwość współpracy na jednym pliku

• Możliwość odtworzenia struktury naszej organizacji w postaci odpowiednich pokoi, zespołów do prowadzenia rozmów

• Szyfrowanie połączeń głosowych i tekstowych

• Bezpieczne logowanie, najlepiej jeszcze dodatkowym składnikiem oprócz pary login + hasło

• Integracja z wykorzystywanymi już narzędziami

Takie oprogramowanie powinno być jak najbardziej dostępne na jak największą ilość urządzeń  – posiadać wersję mobilną (Android/iOS), desktopową (Windows/Linux), a najlepiej żeby istniała wersja przeglądarkowa (w pełni funkcjonalna ze swoim instalowanym oryginałem), która zdjęłaby konieczność instalacji na komputerze dodatkowego oprogramowania.

Oczywiście nie można zapominać, że dostępność takiego narzędzia jest równie ważna jak dostępność poczty elektronicznej w naszej organizacji. Pracując w modelu zdalnym i tracąc firmowy komunikator tracimy możliwość sprawnej komunikacji z naszymi współpracownikami stąd koniecznie  sprawdźmy tzw. SLA, czyli Service Level Agreement.

Na podstawie wspomnianego parametru możemy ocenić dostępność usługi w skali czasu. Najlepiej, żeby było to tzw. five nines, czyli dostępność usługi przez 99,999% czasu w skali roku. 

Dlaczego wybór komunikatora jest równie istotny jak wybór poczty elektronicznej?

Narzędzie do pracy grupowej (bo tak nazwiemy profesjonalny komunikator) jak już wspomniano wyżej powinien zapewniać odpowiednią funkcjonalność, dostępność, bezawaryjność, powinien integrować się z innymi aplikacjami wykorzystywanymi w naszej firmie. Ułatwi to korzystanie z nich, ponieważ zamiast przełączać się pomiędzy wieloma aplikacjami do wszystkich będziemy mogli pracować korzystając z jednej.

Będzie to swoisty hub do wszystkich usług. Nie sugerujemy korzystania z darmowych narzędzi typu Skype, Messenger, WhatsApp. Jednak jeśli już musimy z nich skorzystać zapoznajmy się dokładnie z ich polityką prywatności, regulaminami czy dopuszczają one użycie produktu w celach komercyjnych, czy są zgodne z RODO/GDPR, kto tak naprawdę przechowuje nasze dane, kto ma do nich dostęp i kto może taki dostęp uzyskać.

Microsoft Teams – niestandardowe funkcje

Oprócz podstawowych funkcji, Microsoft Teams oferuje również zaawansowane możliwości z zakresu telefonii, co sprawia, że jest kompleksowym narzędziem do komunikacji biznesowej.

Oto kilka kluczowych aspektów, w tym również funkcja dzwonienia:

1. Połączenia telefoniczne: Dzięki funkcji telefonii w Teams, użytkownicy mogą wykonywać połączenia telefoniczne zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz. To oznacza, że można dzwonić na tradycyjne numery telefonów, a także odbierać połączenia od klientów i partnerów biznesowych.

2. Numer firmowy: Możesz przypisać numer firmowy do Teams, co sprawia, że Twoja firma staje się bardziej profesjonalna. Klienci i partnerzy mogą dzwonić na stały numer, który jest przypisany do Twojej firmy.

3. Zdalne połączenia: Niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz, możesz korzystać z funkcji telefonii w Teams. To doskonałe rozwiązanie dla pracowników zdalnych, którzy mogą dzwonić i odbierać połączenia, tak jakby byli w biurze.

4. Wirtualna centrala telefoniczna: Teams oferuje zaawansowane narzędzia do zarządzania połączeniami telefonicznymi, w tym przekierowywanie połączeń, interkom, konferencje telefoniczne i wiele innych.

5. Wiadomości głosowe: Możesz odbierać i wysyłać wiadomości głosowe, co ułatwia komunikację zespołową i zapewnia, że ważne informacje nie zostaną przegapione.

6. Integracja z innymi narzędziami Teams: Telefon w Teams łączy się z innymi funkcjami Teams, takimi jak czat, wideokonferencje i współpraca nad dokumentami. To oznacza, że możesz płynnie przechodzić z jednej formy komunikacji do drugiej.

7. Analizy i raporty: Dla administratorów, funkcja telefonii w Teams oferuje narzędzia do monitorowania i analizy wykorzystania systemu telefonii. Można generować raporty i śledzić wydajność w celu optymalizacji procesów.

8. Integracja z oprogramowaniem CRM: Teams można zintegrować z oprogramowaniem CRM (Customer Relationship Management), co ułatwia obsługę klientów i dostęp do informacji o klientach podczas połączeń telefonicznych.

9. Automatyzacja i IVR: Możesz skonfigurować interaktywną obsługę połączeń (Interactive Voice Response, IVR), co pozwala klientom i partnerom wybierać odpowiednie opcje podczas połączeń.

10. Kontynuacja połączeń: Jeśli rozpoczniesz połączenie na komputerze i będziesz musiał opuścić biuro, możesz kontynuować połączenie na swoim smartfonie, co zapewnia ciągłość komunikacji.

Dzięki tym rozszerzonym możliwościom telefonii, Microsoft Teams staje się kompleksowym narzędziem do komunikacji i zarządzania połączeniami w firmie, co zapewnia elastyczność i efektywność w dzisiejszym środowisku biznesowym.

Microsoft Teams to znacznie więcej niż tylko narzędzie do czatu i połączeń wideo. To wszechstronna platforma, która oferuje zaawansowane możliwości telefonii, co czyni ją doskonałym narzędziem do kompleksowej komunikacji w firmie. Funkcje telefonii w Teams pozwalają firmom na elastyczne zarządzanie połączeniami, niezależnie od miejsca pracy.

Od możliwości wykonywania i odbierania połączeń telefonicznych po integrację z innymi funkcjami Teams, takimi jak czat, wideokonferencje i współpraca nad dokumentami, Teams stanowi centralne miejsce dla komunikacji zespołowej. Dodatkowo, analizy, raporty oraz możliwość integracji z oprogramowaniem CRM sprawiają, że firma może działać bardziej efektywnie i skutecznie obsługiwać klientów.

W dzisiejszym globalnym środowisku biznesowym, elastyczność jest kluczowa, a telefon w Teams umożliwia prowadzenie komunikacji niezależnie od lokalizacji. Bez względu na to, czy pracujesz z biura, z domu, czy też podróżujesz, Microsoft Teams gwarantuje ciągłość komunikacji i zapewnia, że ważne połączenia nie zostaną przegapione.

Dla firm, które szukają kompleksowego i nowoczesnego narzędzia do komunikacji, Microsoft Teams stanowi doskonałe rozwiązanie. Telefon w Teams to niezastąpione narzędzie dla firm, które chcą być gotowe na wyzwania dzisiejszego rynku i skutecznie zarządzać komunikacją.