Chaos z plikami – jak uporządkować pliki w firmie oraz ułatwić współpracę?

Kiedy można zaobserwować problem z przechowywaniem plików ?

Każde przedsiębiorstwo gromadzi dużą ilość plików zaczynając od ważnych dokumentów po materiały marketingowe i projekty. Jeśli pliki nie są odpowiednio magazynowane i zarządzane, zaczyna się robić chaos, który utrudnia codzienną pracę. Co wskazuje na to, że pojawił się problem z przechowywaniem plików?

1. Trudności w znalezieniu plików. Częste pytania gdzie jest plik?  Gdy dokumenty są zapisane na różnych komputerach, dyskach zewnętrznych czy mailach to pracownicy tracą czas na ich szukanie. Zamiast skupić się na zadaniach to przeszukują foldery i przerywają pracę współpracowników w poszukiwaniu interesujących ich plików. W skali całej firmy to nie tylko strata czasu, ale i realne koszty.
2. Brak wydzielonych przestrzeni dla poszczególnych zespołów. Gdy dokumenty nie są uporządkowane według pracy zespołów czy projektów to zarządzanie staje się chaotyczne. Pliki krążą między różnymi osobami, a każdy grupa tworzy własne wersje bez dostępu dla reszty. W praktyce oznacza to, że powstają duplikaty, a część danych jest niedostępna dla innych współpracowników. To prowadzi do bałaganu w komunikacji i pracy nad dokumentami.
3. Wymiana plików poprzez e-maila. Przesyłanie dokumentów jako załączniki w mailach to jedna z najmniej sprawna metoda współpracy. Pliki szybko gubią się w natłoku wiadomości i bardzo trudno jest śledzić historię zmian, bo każda osoba edytująca dokument odsyła go w innej wersji. Prowadzi to do nieporozumień i dublowania zadań.
4. Trudność pracy poza firmą. Jeśli pliki dostępne są jedynie na komputerach biurowych to praca zdalna staje się niemożliwa. Oznacza to, że osoby pracujące spoza biura nie mają dostępu do aktualnych materiałów i muszą czekać, aż ktoś im je udostępni. 
5. Wspólna praca przy jednym komputerze. Brak wspólnej przestrzeni do edycji dokumentów powoduje, że w biurze kilku pracowników musi pracować nad jednym plikiem, często siedząc razem przy jednym komputerze. Zamiast równolegle wykonywać zadania, ludzie czekają na swoją kolej, by wprowadzić zmiany lub siedzą wspólnie. Prowadzi to do strat czasu, obniżenia produktywności i zniechęcenia zespołu.
6. Trudno odtworzyć historię decyzji. Brak miejsca do przechowywania dokumentów sprawia, że pliki z istotnymi informacjami są rozproszone po prywatnych katalogach, skrzynkach pocztowych i komputerach poszczególnych pracowników. Gdy trzeba sprawdzić, dlaczego podjęto konkretną decyzję albo kto wprowadził zmiany w dokumencie to nie ma możliwości sprawdzenia. 
7. Nadpisywanie i wiele wersji plików. Gdy nie ma określonych zasad pracy z dokumentami, szybko robi się bałagan. Każdy zapisuje plik po swojemu, przez co pojawia się kilka różnych wersji tego samego dokumentu. Nie wiadomo wtedy, która jest aktualna i właściwa. W wyniku tego pracownicy tracą czas na sprawdzanie i porównywanie plików, co prowadzi do pomyłek i opóźnień.
8. Brak wydajności i obciążenie sieci. Efekt przechowywania dużej liczby danych lokalnie na komputerach lub wewnętrznych serwerach firmy  powoduje spowolnienie działania systemów, oprogramowanie się wiesza, a uruchamianie programów czy otwieranie plików trwa dłużej. Również, gdy wielu pracowników próbuje uzyskać dostęp do tych samych zasobów, sieć może zostać przeciążona. 
9. Ryzyko utraty danych. Jeśli nie są regularnie tworzone kopie zapasowe występuje ryzyko utraty danych poprzez awaria sprzętu, przypadkowe skasowanie lub cyberatak, gdy pliki są trzymane na niezabezpieczonych danych. Trzeba też wziąć także pod uwagę, że magazynowanie i przenoszenie plików na niezabezpieczonych nośnikach zwiększa zagrożenie dostępu osób dla nieuprawnionych.
10. Zagrożenia bezpieczeństwa. Brak kontroli nad uprawnieniami dostępu do plików zwiększa ryzyko ich przypadkowego usunięcia lub celowego naruszenia poufności. Jeśli każdy z  pracowników ma nadane prawo do edycji, kopiowania i usuwania dokumentów, rośnie ryzyko wystąpienia sytuacji, takich jak niezamierzone skasowanie plików czy nieświadome udostępnienie poufnych informacji osobom trzecim.

By móc uniknąć wyżej wymienionych sytuacji, warto wdrożyć odpowiednie rozwiązanie do przechowywania i zarządzania plikami, które jest dopasowane do potrzeb i wymagań firmy. Dobre rozwiązanie umożliwia dostęp do danych również zdalnie, ochrona przed utratą, wersjonowanie dokumentów, automatyczne tworzenie kopii zapasowych, co przekłada się na większą efektywność pracy, bezpieczeństwo informacji i płynność działania całego zespołu.

Jakie są możliwości rozwiązania tego problemu?

Wiele małych firm korzysta dziś z różnych sposobów przechowywania i udostępniania plików. Oto trzy najczęściej wybierane:

1. Chmura (np. Google Drive, SharePoint)

Magazyn chmurowy jest praktycznym rozwiązaniem do codziennej pracy, który umożliwia dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia, wspólną edycję w czasie rzeczywistym oraz porządek w plikach. Idealna opcja dla zespołów pracujących zdalnie i hybrydowo, a także firm, które nie mają miejsca i funduszy na infrastrukturę serwerową.

Koszt wdrożenia: od 500 zł. Cena za magazyn chmurowy jest zależna od ilości i rodzaju wykupionej licencji.

2. Serwer NAS (Network Attached Storage)

Lokalny serwer plików podłączony do firmowej sieci, który wygląda jak pudełko. Posiada wewnątrz kieszenie na dyski oraz własny system operacyjny (np. Synology DSM, QNAP QTS). Zapewnia większą kontrolę nad danymi i może działać także zdalnie. Może zostać wyposażony w dyski nadmiarowe (RAID), które chronią dane w razie awarii jednego z nośników. Dobre rozwiązanie dla firm, które wolą trzymać dane u siebie, ale wymaga minimalnej wiedzy technicznej i zabezpieczeń.

Koszt wdrożenia: od 5 000 zł (zazwyczaj 12 000 – 15 000 zł) w zależności od skali infrastruktury i rozwiązania sprzętowego.

3. Serwer oparty o system Windows

Serwer z systemem Windows Server oferuje pełną kontrolę nad infrastrukturą przechowywania danych w firmie. Jego zaletą jest możliwość zarządzania użytkownikami, grupami i uprawnieniami, a także udostępnianie plików. To rozwiązanie nadaje się do średnich i dużych firm. Jednakże to rozwiązanie wymaga dodatkowych rozwiązań takich jak UPS czy kopii zapasowych.  

Koszt wdrożenia: od 15 000 zł w zależności od skali infrastruktury, rozwiązań sprzętowych i ilości licencji.

Rozważasz któreś z tych rozwiązań, ale nie wiesz które będzie lepsze w twojej sytuacji? Sprawdź nasze porównanie, w którym przedstawiamy główne różnice i zastosowania każdego z nich.