Obsługa informatyczna dla biur księgowych

Co dokładnie zyska Twoje biuro w naszym modelu obsługi informatycznej?

W biurze księgowym każda awaria to ryzyko opóźnień i problemów z klientami. Dlatego IT musi działać stabilnie, szczególnie w kluczowych momentach miesiąca. Zapewniamy ciągłość pracy systemów i przejmujemy pełną odpowiedzialność za IT, eliminując problemy zanim zatrzymają pracę biur 

1. Spokój w najbardziej wrażliwych okresach miesiąca
Terminy rozliczeń, deklaracje, wysyłki do urzędów w tych momentach IT musi po prostu działać. Stała obsługa eliminuje ryzyko przestojów i pozwala zespołowi skupić się na pracy z klientami, a nie na problemach technicznych.
2. Jasny czas naprawy awarii i powrotu zespołu do pracy
Jasno deklarujemy w jakim czasie rozpoczniemy wsparcie dla Twojego zespołu i w jakim czasie powróci do pracy:
• 15 min czas reakcji na zgłoszenie,
• 95% awarii rozwiązujemy już w czasie pierwszej rozmowy,
• awarie trudne/krytyczne rozwiązujemy w czasie od 15 min do 24h.
To są czasy zapisane w umowie, które realnie chronią biuro.
3. Dopasowaną infrastrukturę it do sposoby pracy firmy bez nadmiernych inwestycji
Nie każda kancelaria czy biuro potrzebuje rozbudowanego IT. Doradca ds. IT dopasowuje infrastrukturę do realnych potrzeb zespołu bez nadmiernych inwestycji, niepotrzebnych licencji i zbędnych kosztów.
4. Przyspieszone działanie systemów informatycznych, np. Płatnik, ERP
Wolno działający Płatnik, ERP czy system księgowy to strata czasu i nerwy pracowników. Dbamy o to, aby:
• systemy działały stabilnie i wydajnie,
• infrastruktura była dobrze skonfigurowana,
• problemy wydajnościowe były eliminowane u źródła.

Administracja serwerami i systemami:

W ramach tej obsługi: czytaj więcej

  • monitorujemy serwery i systemy 24/7,
  • reagujemy na awarie i spadki wydajności,
  • dbamy o bezpieczeństwo danych i dostępów,
  • wykonujemy i kontrolujemy kopie zapasowe,
  • aktualizujemy systemy zgodnie z dobrymi praktykami,
  • planujemy modernizację i rozwój infrastruktury.

Administracja siecią:

Zapewniamy kompleksową administrację siecią firmową, obejmującą: czytaj więcej

  • konfigurację i nadzór nad routerami, switchami i punktami Wi‑Fi,
  • zapewnienie stabilnego i bezpiecznego dostępu do Internetu i zasobów firmy,
  • segmentację sieci i kontrolę dostępu,
  • szybkie diagnozowanie i usuwanie awarii sieciowych,
  • monitoring wydajności i bezpieczeństwa sieci.

Obsługa komputerów:

Zapewniamy stały monitoring i bieżącą obsługę komputerów, dzięki czemu: czytaj więcej

  • wykrywamy problemy sprzętowe i systemowe zanim zgłosi je użytkownik,
  • reagujemy na spowolnienia, błędy i awarie,
  • dbamy o aktualizacje systemów i oprogramowania,
  • standaryzujemy konfigurację stanowisk pracy,
  • przygotowujemy komputery dla nowych pracowników i wycofujemy je w bezpieczny sposób.

Helpdesk IT dla Pracowników:

Pomoc Helpdesku obejmuje: czytaj więcej

  • wsparcie w codziennej pracy (np. poczta, Teams, pliki, drukarki, dostęp do systemów),
  • szybkie reagowanie na zgłoszenia (SLA do 15 minut),
  • rozwiązywanie większości problemów już przy pierwszym kontakcie,
  • jasne priorytety i komunikację statusu zgłoszeń.

Usługi chmurowe Microsoft 365

W ramach wsparcia Microsoft 365 zapewniamy: czytaj więcej

  • rozbudowę i dostosowanie środowiska do sposobu pracy zespołu,
  • bieżący helpdesk dla użytkowników,
  • reakcję na alerty bezpieczeństwa i zdarzenia systemowe,
  • konfigurację uprawnień, zabezpieczeń i polityk,
  • szkolenia oraz konsultacje dla użytkowników i kadry zarządzającej.

Szósty kafel

Zapewniamy stały monitoring i bieżącą obsługę komputerów, dzięki czemu: czytaj więcej

  • wykrywamy problemy sprzętowe i systemowe zanim zgłosi je użytkownik,
  • reagujemy na spowolnienia, błędy i awarie,
  • dbamy o aktualizacje systemów i oprogramowania,
  • standaryzujemy konfigurację stanowisk pracy,
  • przygotowujemy komputery dla nowych pracowników i wycofujemy je w bezpieczny sposób.

Jak wyceniania jest kompleksowa obsługa informatyczna i jakie są modele?

Oferujemy różne modele współpracy: pakiet godzinowy, obsługę nolimit oraz outsourcing konkretnych usług. Każde biuro księgowe działa jednak w innym środowisku i ma inne wymagania, dlatego wycena zawsze jest dopasowana. 

Zakres/usługa Pakiet godzinowy Współpraca no-limit Outsourcing IT
Liczba godzin do wykorzystania Do wyboru - pakiet miesięczny Bez limitu Do wyboru per projekt lub pakiet miesięczny
Zakres obsługi Pełny lub w ustalonym zakresie Pełny lub w ustalonym zakresie Pełny lub w ustalonym zakresie
Odpowiedzialność za ciągłość pracy IT Ograniczona - w ramach zleceń Pełna odpowiedzialność W zakresie projektu
Wsparcie w kontaktach z dostawcami systemów księgowych Tak Tak Tak – w ramach projektu
Audyt IT i aktualizowana na bieżąco dokumentacja Wymagany na początku i na bieżąco aktualizowany Wymagany na początku i na bieżąco aktualizowany Do ustalenia indywidualnie
Gwarancje SLA Tak Tak Do ustalenia indywidualnie
Doradca ds. IT Tak Tak Nie, rozmowy prowadzone bezpośrednio z administratorami
Cena Abonament miesięczny zależny od wielkości infrastruktury i ilości godzin Abonament miesięczny zależny od wielkości infrastruktury Wyceniane per projekt lub abonament miesięczny

Na koszt wpływa m.in.: 

  • liczba użytkowników i urządzeń, 
  • wykorzystywane systemy księgowe, 
  • wymagany poziom dostępności, 
  • zakres odpowiedzialności. 

Wycena przygotowywana jest po bezpłatnej analizie środowiska IT. 

Kiedy warto rozważyć wdrożenie obsługi informatycznej w biurze księgowym?

Przestoje w kluczowych terminach rozliczeń

Awarie komputerów, serwera lub poczty w czasie wysyłki deklaracji oznaczają presję, opóźnienia i ryzyko reklamacji ze strony klientów. 
Stała obsługa IT minimalizuje ryzyko przestojów dzięki monitoringowi i szybkim reakcjom dokładnie wtedy, gdy biuro najbardziej tego potrzebuje. 

Nieprzewidywalne koszty IT i sytuacje awaryjne

Nagłe awarie, wymiana sprzętu czy pilne zmiany powodują koszty, których nie da się zaplanować. 
Stały model współpracy porządkuje IT i pozwala przewidzieć wydatki zamiast reagować w pośpiechu. 

Ryzyko utraty lub wycieku danych klientów

Brak kopii zapasowych, nieaktualne zabezpieczenia lub dostęp byłych pracowników to realne zagrożenie dla danych księgowych. 
Audyt, monitoring i jasne zasady dostępu chronią biuro przed sytuacjami, które mogą mieć konsekwencje prawne i wizerunkowe. 

Brak osoby, która prowadzi biuro technologicznie

Wiele biur korzysta z narzędzi, których potencjał nie jest wykorzystywany lub które nie pasują do sposobu pracy zespołu. Doradca ds. IT pomaga podejmować sensowne decyzje technologiczne i dopasować IT do realiów biura księgowego.

Brak planu rozwoju i modernizacji IT

Starzejący się sprzęt i brak aktualizacji zwiększają ryzyko awarii w najmniej odpowiednim momencie miesiąca. 
Stała obsługa IT oznacza jasny plan rozwoju infrastruktury – co modernizować, kiedy i z jakiego powodu. Jeśli jeden problem informatyczny może zagrozić terminowości rozliczeń lub ciągłości pracy biura, to znak, że IT powinno być objęte stałą, odpowiedzialną obsługą. 

Wolne działanie programów księgowych

Płatnik, system księgowy czy ERP działające wolno spowalniają pracę całego zespołu i wydłużają obsługę klientów. 
Profesjonalna obsługa IT dba o wydajność infrastruktury, aby systemy księgowe działały stabilnie i bez zbędnych opóźnień. 

Przeciążenie jednego informatyka lub brak specjalistów

Jedna osoba nie jest w stanie zajmować się jednocześnie serwerami, siecią, bezpieczeństwem, backupami i wsparciem pracowników. 
Stała obsługa IT daje dostęp do całego zespołu specjalistów bez konieczności zatrudniania ich na etat. 

Chaos w plikach, systemach i sposobie pracy

Rozproszone dokumenty, brak standardów pracy w chmurze i niespójna konfiguracja komputerów powodują straty czasu i pomyłki. 
Profesjonalna obsługa IT porządkuje środowisko i wprowadza zasady, które usprawniają codzienną pracę zespołu. 

Codzienne problemy użytkowników, które blokują pracę

Problemy z pocztą, drukarkami, dostępem do plików czy Teams przerywają pracę i angażują niepotrzebnie pracowników. 
Helpdesk nolimit usuwa te przeszkody na bieżąco, bez dezorganizowania dnia pracy biura. 

Jak wygląda wdrożenie i korzystanie z obsługi informatycznej w biurze księgowym?

1. Bezpłatna wizja lokalna i analiza środowiska IT
Współpracę zaczynamy od bezpłatnej wizji lokalnej, podczas której sprawdzamy, jak działa IT w Twoim biurze księgowym: sieć, serwery, komputery, bezpieczeństwo danych, programy księgowe oraz sposób pracy zespołu. Na tej podstawie przygotowujemy koncepcję obsługi IT dopasowaną do realiów księgowości - terminów rozliczeń, pracy z danymi klientów i odpowiedzialności operacyjnej. Na tym etapie możesz spokojnie zdecydować, czy chcesz rozpocząć współpracę. Wizja lokalna nie jest wiążąca.
2. Przydzielenie Doradcy ds. IT i zespołu ekspertów
Po rozpoczęciu współpracy biuro otrzymuje Doradcę ds. IT, który odpowiada za całość technologii: stabilność systemów, bezpieczeństwo danych oraz kontakt z dostawcami oprogramowania księgowego.
Doradcę wspiera zespół specjalistów, którzy razem tworzą zewnętrzny dział IT przejmujący odpowiedzialność za środowisko biura.
3. Audyt infrastruktury i przygotowanie planu działania
Na początku wykonujemy szczegółowy audyt infrastruktury IT, który pozwala:
• poznać rzeczywisty stan techniczny środowiska biura,
• wykryć ryzyka mogące zagrozić terminowości rozliczeń,
• wskazać źródła awarii i spowolnień systemów księgowych,
• zaplanować uporządkowanie lub modernizację IT,
• jasno określić SLA, koszty i zakres odpowiedzialności.
Audyt jest podstawą do pełnego przejęcia odpowiedzialności za IT biura i zapewnienia stabilnej pracy zespołu.
4. Uporządkowanie infrastruktury i wdrożenie niezbędnych zmian
W pierwszych tygodniach realizujemy działania wynikające z audytu, m.in.:
• stabilizację sieci i serwerów,
• konfigurację kopii zapasowych danych księgowych,
• uporządkowanie lub konfigurację środowiska Microsoft 365,
• wdrożenie zabezpieczeń i monitoringu,
• standaryzację komputerów i kont użytkowników.
Celem tego etapu jest zminimalizowanie ryzyka awarii w kluczowych terminach miesiąca i uporządkowanie środowiska pracy biura.
5. Stała obsługa IT zgodnie z SLA
Po uporządkowaniu środowiska przechodzisz na stałą obsługę IT, która obejmuje:
• reakcję helpdesku do 15 minut,
• średnio 95% problemów rozwiązanych przy pierwszym zgłoszeniu,
• usunięcie awarii krytycznej do 24 godzin,
• stały monitoring komputerów, serwerów i sieci,
• proaktywne wykrywanie problemów wraz z raportami,
• cykliczne rekomendacje Doradcy ds. IT dopasowane do pracy biura księgowego.
Ten model zapewnia ciągłość pracy, bezpieczeństwo danych i przewidywalność działania biura, nawet w najbardziej obciążonych okresach rozliczeniowych.

Profesjonalna obsługa informatyczna firm – dlaczego warto?

1. Przestoje, awarie i wolna praca systemów

Bez stałego nadzoru informatycznego firmy tracą czas, pieniądze i klientów, ponieważ komputery, serwery czy poczta potrafią przestać działać w najmniej oczekiwanym momencie.
Profesjonalna obsługa eliminuje te ryzyka dzięki szybkim reakcjom, monitoringowi i prewencji.

3. Brak specjalistów i przeciążenie jednego informatyka

Jedna osoba nie jest w stanie ogarnąć wszystkich tematów informatycznych, np.
sieci, usług chmurowych lub serwerów pod backupy.
Obsługa informatyczna daje dostęp do pełnego zespołu ekspertów bez kosztów zatrudniania.

5. Brak standardów i bałagan w środowisku

Nieuporządkowane miejsce do komunikacji, chaotycznie rozproszone pliki, brak zasad pracy w chmurze i udziałach sieciowych, brak procedur.
Profesjonalny partner IT układa środowisko, wyznacza zasady i wprowadza porządek, który skraca czas pracy zespołu.

7. Problemy użytkowników, które blokują pracę zespołu

Niepoprawnie skonfigurowane drukarki, Teams, poczta, dostęp do plików, błędy Windowsa.
Helpdesk no-limit usuwa te przeszkody natychmiast, bez obciążania pracowników.

2. Chaotyczne, nieprzewidywalne koszty IT

Brak planu zarządzania infrastrukturą prowadzą do nagłych wydatków, takich jak: awarie, serwery, sprzęt komputerowy, czy licencje.
Stała miesięczna opłata i plan rozwoju środowiska pozwalają przewidzieć budżet i uniknąć kosztownych, nieplanowanych napraw.

4. Ryzyka bezpieczeństwa i nieświadome błędy użytkowników

Firmy często nie są świadome, że mają źle skonfigurowane hasła, brak kopii zapasowych, dostęp byłych pracowników, a także podatne urządzenia i sieci na ataki. Audyt i monitoring eliminują te zagrożenia, zanim staną się problemem.

6. Brak osoby, która tłumaczy i prowadzi technologicznie firmę

Wiele firm inwestuje w technologię, lecz jej nie wykorzystuje.
Doradca ds. IT łączy technologię z biznesem – wskazuje, co faktycznie ma sens, a co jest zbędnym kosztem.

8. Brak planu rozwoju IT i modernizacji

Sprzęt się starzeje, systemy nie są aktualizowane, a infrastruktura nie nadąża za firmą.
Profesjonalne wsparcie, które tworzy roadmapę – co, kiedy i po co modernizować.

Czemu warto powierzyć obsługę informatyczną Twojego biura księgowego właśnie nam?

1
Doradztwo IT
Dostajesz Doradcę ds. IT - partnera, który rozumie odpowiedzialność księgowości
• Każde biuro księgowe współpracuje z Doradcą ds. IT, który analizuje model działania biura, procesy oraz kluczowe terminy rozliczeń, a następnie dopasowuje technologię tak, aby nie blokowała pracy zespołu i nie generowała ryzyka w newralgicznych momentach miesiąca.

• To osoba z doświadczeniem biznesowym, bo to były CEO małej firmy lub były Dyrektor IT z wykształceniem technicznym, która rozmawia językiem biznesu, a nie technicznych skrótów. Reprezentuje biuro w kontaktach z dostawcami oprogramowania księgowego, wspiera przy integracjach i pomaga podejmować sensowne decyzje technologiczne.   
2
Eksperci IT
Masz do dyspozycji cały zespół ekspertów w cenie jednego pracownika
Zamiast jednego informatyka masz zewnętrzny dział IT, w skład którego wchodzą: 

• Doradca ds. IT
• Administrator serwerów i systemów
• Administrator sieci
• Specjalista Microsoft 365
• Inżynier Wsparcia Technicznego
(Helpdesk) 

To wszystko w jednym pakiecie - bez kosztów etatów, urlopów, zwolnień czy ryzyka, że w kluczowym momencie nie ma dostępnego specjalisty. Biuro zawsze ma dostęp do kompetencji, których aktualnie potrzebuje.
3
SLA
Gwarancja usunięcia krytycznej awarii do 24 godzin - SLA, które chroni terminy
• Krytyczne awarie usuwamy w czasie od 15 minut do maksymalnie 24 godzin. Jeśli nie dotrzymamy tych terminów, ponosimy kary umowne.

• Dzięki temu ryzyko przestoju w terminach rozliczeń nie obciąża biura, tylko przechodzi na nas. To nie są deklaracje, a realne zapisy umowy, które mają znaczenie przy odpowiedzialności wobec klientów. 
3
Audyt IT
Pełny audyt infrastruktury, który porządkuje IT i stabilizuje koszty
Na początku współpracy wykonujemy pełny audyt infrastruktury IT, który daje wgląd w całość środowiska biura.
Pozwala on: 

• ustabilizować koszty, 
• ograniczyć awaryjność, 
• uporządkować systemy i dostęp do danych klientów, 
• przygotować środowisko pod
• bezpieczną pracę zespołu. 

Na podstawie audytu Doradca ds. IT tworzy plan modernizacji i rekomendacje dopasowane do realiów biura księgowego. W przeciwieństwie do informatyka etatowego, wiedza nie jest „w głowie jednej osoby”, tylko w dokumentacji, procedurach i jasno określonych standardach. 

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o obsługę IT w biurze księgowym

Na czym polega obsługa informatyczna biura księgowego?
Obsługa informatyczna biura księgowego polega na stałym utrzymaniu, monitoringu i zabezpieczeniu infrastruktury IT, tak aby systemy księgowe, poczta i komputery działały stabilnie - szczególnie w kluczowych terminach rozliczeń.
Dlaczego biuro księgowe potrzebuje stałej obsługi IT?
W biurze księgowym każda awaria może oznaczać opóźnienia deklaracji i problemy z klientami. Stała obsługa IT pozwala zapobiegać awariom, szybko reagować na problemy i przejąć odpowiedzialność za ciągłość pracy zespołu.
Jak szybko reagujecie na problemy w biurze księgowym?
W ramach stałej obsługi IT reakcja następuje do 15 minut, a większość problemów rozwiązywana jest przy pierwszym kontakcie. Awarie krytyczne usuwane są maksymalnie do 24 godzin zgodnie z zapisami SLA.
Czy obsługa IT obejmuje programy księgowe, takie jak Płatnik lub ERP?
Obsługa IT nie polega na wdrażaniu programów księgowych. Obejmuje utrzymanie infrastruktury IT, serwerów, sieci i środowiska, na których działają Płatnik, ERP i inne systemy wykorzystywane w biurze.
Jakie obszary IT obejmuje kompleksowa obsługa biura księgowego?
Usługa ta obejmuje sieć i łączność, serwery, komputery pracowników, wsparcie użytkowników (Helpdesk), bezpieczeństwo danych, kopie zapasowe oraz współpracę z dostawcami oprogramowania księgowego.
Jak obsługa IT wpływa na bezpieczeństwo danych klientów biura rachunkowego?
Stała obsługa IT wprowadza kopie zapasowe, kontrolę dostępów, monitoring i zabezpieczenia, które minimalizują ryzyko utraty lub wycieku danych klientów oraz chronią biuro przed konsekwencjami prawnymi i wizerunkowymi.
Ile kosztuje obsługa informatyczna biura księgowego?
Koszt obsługi IT zależy od liczby użytkowników i urządzeń, wykorzystywanych systemów księgowych, wymaganego poziomu dostępności oraz zakresu odpowiedzialności. Wycena przygotowywana jest indywidualnie po bezpłatnej analizie środowiska.
Jaki model obsługi IT najlepiej sprawdza się w biurach księgowych?
Najczęściej wybierany jest model stałej współpracy no‑limit, ponieważ zapewnia pełną odpowiedzialność za IT, monitoring, gwarancje SLA oraz przewidywalne koszty bez nagłych wydatków.
Jak wygląda wdrożenie obsługi IT w biurze księgowym krok po kroku?
Wdrożenie obejmuje bezpłatną wizję lokalną, audyt infrastruktury IT, uporządkowanie środowiska, wdrożenie zabezpieczeń i uruchomienie stałej obsługi z monitoringiem oraz określonym SLA.
Kiedy biuro księgowe powinno rozważyć stałą obsługę informatyczną?
Kiedy biuro księgowe powinno rozważyć stałą obsługę informatyczną?

Zobacz co sądzą nasi klienci o współpracy z nami.

BLOG

Blog

Dlaczego VPN nie działa? Zobacz, co możesz zrobić bez pomocy informatyka

Jeśli VPN nie działa, najczęściej przyczyną są problemy z połączeniem internetowym, błędy logowania, nieprawidłowe ustawienia DNS lub blokada połączenia przez zaporę sieciową.  W wielu przypadkach można to naprawić samodzielnie, sprawdzając stabilność Internetu, konfigurację aplikacji VPN oraz aktualność oprogramowania. Dopiero gdy te podstawowe kroki nie pomogą, warto skontaktować się ze wsparciem

Czytaj więcej »

ZAMÓW BEZPŁATNĄ KONSULTACJĘ INFORMATYCZNĄ!

Kliknij w poniższy przycisk i umów się na rozmowę z naszym ekspertem!