Czy przy wdrożeniu Microsoft 365 mogą pojawić się jakieś problemy? Oczywiście, że tak! Niektórym osobom wydaje się, że wdrożenie Microsoft 365 to bułka z masłem, jednak nie zawsze implementacja idzie tak gładko jak zakładano na początku. Dla firmy informatycznej, która ma wiedzę i doświadczenie w tym zakresie, kłopoty pojawiające się przy wdrożeniu Microsoft 365, nie są problemami, lecz małymi przeszkodami, które błyskawicznie można pokonać. Na przykład w BetterIT wypracowaliśmy autorski system, który pozwala uniknąć problemów, a co najważniejsze umożliwia bezpieczne i płynne wdrożenie Microsoft 365.
Główne problemy przy wdrożeniu Microsoft 365 (kiedyś Office 365)
Niepoprawne przepięcie rekordów DNS
To chyba największy problem, ponieważ rekordy DNS w głównej mierze odpowiadają za poprawne dostarczenie poczty. Serwer, z którego wysyłasz wiadomość e-mail, rozpoznaje skrzynkę pocztową po rekordzie DNS. Jeśli dany rekord zostanie usunięty (przez przypadek lub z niewiedzy osoby, która się tym zajmuje), serwer tylko przez chwilę będzie go pamiętał, później zostanie zapomniany. E-mail nie trafi do adresata. Jest to o tyle problematyczne, że wszyscy nadawcy, którzy wyślą e-maile na daną skrzynkę pocztową, otrzymają wiadomość zwrotną, informującą o tym, że odbiorca nie istnieje. Będą się zastanawiać, co się stało? Czy zamknęli firmę? A może zwolnili osobę, z którą się kontaktowałem 5 lat? Odrzucone wiadomości e-mail nie będą ponownie dostarczane.
Źle zaplanowana migracja użytkowników do nowej poczty
W obecnych czasach głównym narzędziem wymiany wiadomości biznesowych jest poczta e-mail. Odcięcie pracowników od poczty na kilka dni, można porównać do zablokowania firmy na kilka dni. Jaki będzie koszt? Podziel miesięczne przychody Twojego przedsiębiorstwa na 20 dni roboczych. Jeden dzień przestoju właśnie tyle by Cię kosztował. Oczywiście jest możliwość dobrego zaplanowania wdrożenia i przeprowadzenie go w taki sposób, że poczta w firmie będzie cały czas działać.
Przenoszenie poczty ze starego systemu do nowego
Jako firma informatyczna wdrażająca Microsoft 365, w tym także bezpieczną pocztę Exchange, często spotykamy się z problemem, że użytkownicy mają stare e-maile (przed zmianą poczty) w jednym miejscu, a nowe maile (po zmianie poczty) w drugim. Jest to olbrzymie wyzwanie dla użytkowników, ponieważ jeśli szukają jakiejś wiadomości, to muszą jej szukać w dwóch miejscach.
Druga kwestia to przechowywanie wiadomości i ich backup. Czy są zapisane na dysku komputera i w razie awarii znikną, czy mają kopię zapasową? Jesteśmy w stanie bez problemu przenieść wszystkie wiadomości każdego użytkownika i zapewnić do nich dostęp z jednego miejsca, a także stworzyć ich kopie zapasowe na serwerze.
Niewspierane pakiety Office
Typowy problem przy wdrożeniu Microsoft 365 to posiadanie niewspieranych pakietów Office (np. Office 2010 utracił wparcie 13.10.2015). Przy tempie rozwoju komputerów 10-letnie programy są uważane za bardzo stare. W przypadku starego pakietu Office, jesteśmy w stanie przenieść pocztę do nowego systemu Exchange Online, jednak zrobimy to bardziej okrężną drogą.
MFA – konieczność zainstalowania aplikacji na prywatnym telefonie
Często użytkownicy mają obiekcje do instalacji aplikacji narzuconych przez pracodawcę na prywatnych urządzeniach. I słusznie. Ale jeżeli mówimy o MFA to należy traktować uwierzytelnianie wielopoziomowe jako osobistą ochronę. Jeśli posiadasz firmową skrzynkę pocztową, powinieneś wziąć za nią odpowiedzialność i korzystać z MFA. Uwierzytelnienie wielopoziomowe daje większą pewność, że niepowołana osoba nie dostanie się do Twojej skrzynki. W Microsoft 365 do uwierzytelniania MFA można stosować zarówno aplikację Microsoft Authenticator jak i Google Authenticator.
Czasochłonność tłumaczenia zmian wynikających z wdrożenia
Często się zapomina, że proces edukacji użytkowników końcowych (pracowników firmy) jest dość czasochłonny. W końcu trzeba wszystkim wytłumaczyć, jakie zaszły zmiany? Jak wygląda nowa poczta? Czym różni się od starej? Gdzie pracownicy mają się zalogować i w jaki sposób korzystać z poczty? Jeśli wdrożeniem zajmuje się jedna osoba, na edukowanie użytkowników poświęci bardzo dużo czasu.
Jak uniknąć problemów przy wdrożeniu Microsoft 365 (kiedyś Office 365)?
Czy w ogóle da się ich uniknąć? Oczywiście, że tak! Po prostu powierz wdrożenie Microsoft 365 firmie informatycznej, która rozwiąże je za Ciebie. Nie będziesz musiał się niczym martwić, bo specjaliści IT błyskawicznie sobie z wszystkim poradzą. Jak już wspominaliśmy w poprzednich publikacjach, do wdrożenia Microsoft 365 warto wybrać certyfikowanego Partnera Microsoftu, który doskonale zna wdrażany produkt, potrafi świetnie przeszkolić użytkowników końcowych oraz weźmie na siebie wszystkie niedogodności związane z wdrożeniem i późniejszym użytkowaniem produktu. Nasza firma jest Srebrnym Partnerem Microsoftu, z powodzeniem zrealizowaliśmy mnóstwo wdrożeń i chętnie pomożemy również Tobie! Po prostu zadzwoń pod numer 17 770 72 20 i porozmawiaj z naszym konsultantem.