Oprogramowanie jako narzędzie do prostego udostępniania danych i bezproblemowej współpracy

W dzisiejszym wpisie przyjrzymy się aplikacji Microsoft Sharepoint. Zadajmy sobie pytanie: co to właściwie jest Microsoft SharePoint? W największym uproszczeniu, SharePoint jest określany jako platforma, która stanowi połączenie wielu mniejszych produktów, aplikacji oraz technologii opracowanych przez zespół Microsoft na potrzeby firm oraz organizacji – zwłaszcza tych firm, które na szeroką skalę wykorzystują pracę zespołową i charakteryzują się podejściem projektowym. Dla lepszego wyobrażenia konceptu stojącego za tym produktem, można porównać go do pakietu Office, który sam w sobie też nie jest aplikacją, tylko zbiorem rozwiązań. SharePoint umożliwia udostępnianie danych, wiadomości i zasobów, a także dostosowywanie witryny, aby usprawnić pracę firm.

Witryny programu Sharepoint

Wspomnieliśmy tutaj o witrynach, z których tak na prawdę składa się program Sharepoint. Dwoma podstawowymi witrynami są:

• Witryna zespołu: Jest to miejsce, w którym zespół może współpracować, komunikować się, udostępniać zasoby i pracować razem nad projektami. Cytując oficjalną stronę wsparcia Microsoft:

  Jeśli chcesz współpracować z innymi członkami zespołu lub z innymi osobami nad konkretnym projektem, użyj witryny zespołu. W witrynie zespołu zwykle wszyscy członkowie lub ich większość mogą współtworzyć zawartość witryny, a informacje są ograniczone tylko do członków zespołu lub projektu i konkretnych uczestników projektu.

• Witryna komunikacji: Służy do publikacji informacji dla całej organizacji lub określonej grupy. Umożliwia udostępnianie nowości, plików, wydarzeń itp. Można ją porównać do portalu X (dawniej Twitter).

  Witryna do komunikacji jest witryną do rozsyłania informacji wśród szerokiego grona odbiorców. W witrynie do komunikacji zwykle tylko niewielka grupa członków współtworzy zawartość, z której korzysta znacznie więcej odbiorców. Jeśli chcesz współpracować z innymi członkami zespołu lub z innymi osobami nad konkretnym projektem, witryna zespołu jest lepszym wyborem. W witrynie zespołu zwykle wszyscy członkowie lub ich większość mogą współtworzyć zawartość witryny, a informacje są ograniczone tylko do członków zespołu lub projektu i konkretnych uczestników projektu.

Jak działa Sharepoint?

SharePoint jest potężnym narzędziem do zarządzania dokumentami, które oferuje organizacjom strukturalne podejście do przechowywania, udostępniania i zarządzania danymi. Płaska struktura plików i katalogów w Sharepoint może przypominać elastyczny worek, ale jednocześnie dostarcza efektywnego narzędzia do organizacji, wyszukiwania i udostępniania informacji. Postarajmy się rozwinąć trochę myśli związane z używaniem SharePoint jako narzędzia do uporządkowanego zbioru danych:

• Elastyczna struktura:

SharePoint przechowuje dane w strukturze, która nie jest ograniczona sztywnymi hierarchiami folderów. To podejście sprawia, że organizacje mają możliwość elastycznego przechowywania informacji, bez konieczności sztywnego trzymania się jednej struktury katalogów. W ten sposób użytkownicy mogą łatwo dostosować organizację zasobów do swoich unikalnych potrzeb.

SharePoint pomaga również angażować i informować organizację poprzez budowanie spójności i informowania pracowników za pośrednictwem intranetu. Można zwiększyć wydajność w organizacji, udostępniając wspólne zasoby i aplikacje w witrynach.

SharePoint oferuje zaawansowane funkcje wyszukiwania i inteligentne sposoby znajdowania informacji, specjalistycznej wiedzy i wniosków, które umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji i prowadzenie działań.

Dodatkowo, SharePoint przyspiesza produktywność, usprawniając procesy — od prostych zadań, takich jak powiadomienia i zatwierdzenia, po złożone operacje przepływy pracy. Korzystając z list i bibliotek programu SharePoint oraz z usług Microsoft Power Automate i Microsoft Power Apps, można tworzyć rozbudowane cyfrowe środowiska użytkownika z formularzami, przepływami pracy i niestandardowymi aplikacjami na każde urządzenie.

• Wyszukiwanie jako kluczowy element:

  W płaskiej strukturze SharePoint wyszukiwanie odgrywa kluczową rolę. Użytkownicy nie muszą tracić czasu na ręczne przeszukiwanie hierarchii folderów. Zamiast tego mogą skorzystać z zaawansowanych funkcji wyszukiwania w Sharepoint, które pozwalają na szybkie i precyzyjne odnajdywanie potrzebnych informacji. Filtry umożliwiają wyszukiwanie nie tylko po nazwie, ale także po różnych kryteriach, takich jak typ pliku, rozmiar, data utworzenia czy modyfikacji.

• Bogate filtry i sortowanie:

  Program SharePoint dostarcza bogatą paletę filtrów i opcji sortowania, co umożliwia użytkownikom dostosowanie widoku do konkretnych potrzeb. Możliwość filtrowania po różnych kryteriach pozwala na skupienie się na istotnych informacjach, co zwiększa efektywność pracy.

• Udostępnianie i dostępy:

  Program SharePoint domyślnie stosuje inny model dostępów niż tradycyjne struktury. Wszyscy domyślnie dodani członkowie witryny mają prawo do modyfikacji dokumentów. To podejście sprzyja współpracy i ułatwia dzielenie się informacjami w zespole. Jednocześnie istnieje możliwość precyzyjnej kontroli uprawnień, umożliwiając administratorom dostosowanie uprawnień zgodnie z potrzebami i zabezpieczeniem poufności danych.

• Współpraca i integracje:

  

  SharePoint sprzyja współpracy poprzez wbudowane narzędzia do komunikacji i współdzielenia informacji. Integracje z pakietem Microsoft 365 ułatwiają pracę z dokumentami w różnych aplikacjach, co zwiększa produktywność i spójność danych w organizacji.

Program SharePoint nie tylko oferuje efektywne narzędzie do uporządkowanego przechowywania plików, ale także wspiera organizacje w szybkim odnajdywaniu informacji, ułatwia współpracę i zapewnia elastyczność w dostosowywaniu struktury danych do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Do czego może służyć Sharepoint?

Oczywiście, program SharePoint nie tylko umożliwia zarządzanie dokumentami, ale także oferuje szereg dodatkowych funkcji, które jeszcze bardziej zwiększają jego wartość dla organizacji:

Jest w stanie prezentować istotne elementy wizualne, wiadomości i aktualizacje poprzez dedykowane witryny zespołu lub witryny do komunikacji. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo śledzić najnowsze informacje, utrzymywać komunikację w zespole i być na bieżąco z najważniejszymi wydarzeniami w firmie.

SharePoint umożliwia odnajdywanie, obserwowanie i wyszukiwanie witryn, danych i osób w całej firmie. To znacząco ułatwia nawigację po zasobach informacyjnych, wspierając szybkie dostarczanie oraz odbieranie potrzebnych danych.

Dodatkowo, platforma ta umożliwia efektywne zarządzanie codziennymi zadaniami dzięki wbudowanym przepływom pracy, formularzom oraz listom. Dzięki temu można usprawnić procesy biznesowe, zautomatyzować rutynowe zadania oraz skoordynować działania zespołu w bardziej efektywny sposób.

W rezultacie program SharePoint nie tylko usprawnia organizację i dostęp do dokumentów, ale także stanowi kompleksowe narzędzie, które wspiera komunikację, koordynację zadań oraz zarządzanie informacjami na różnych poziomach przedsiębiorstwa.

Firma Microsoft zadbała o to, żeby program SharePoint integrował się z wieloma aplikacjami, oprogramowaniem i usługami, żeby umożliwić wymianę danych i automatyzację przepływu pracy.

Microsoft Dynamics 365: SharePoint może być zintegrowany z Microsoft Dynamics 365, co umożliwia udostępnianie dokumentów i zarządzanie nimi w ramach różnych aplikacji Dynamics 365.

Microsoft Exchange, Active Directory (AD), i SQL Server: program SharePoint Online może być zintegrowany z Microsoft Exchange, Active Directory (AD), i SQL Server, co umożliwia wymianę danych i automatyzację przepływu pracy.

Power BI: SharePoint Online umożliwia osadzanie interaktywnych raportów Power BI bezpośrednio na stronach SharePoint Online.

Ciekawostki na temat Sharepoint

Witryny programu SharePoint mogą być łatwo synchronizowane z eksploratorem plików w systemie Windows, co umożliwia użytkownikom wygodne zarządzanie dokumentami. Dodatkowo, narzędzie Authentication Context pozwala na precyzyjną kontrolę uprawnień do poszczególnych witryn.

Dzięki niemu można ograniczyć uprawnienia użytkowników programu Sharepoint do konkretnych witryn lub nawet skonfigurować ograniczenia dostępu związane z wykorzystywaną przeglądarką internetową.

Proces tworzenia witryn w SharePoint może odbywać się na trzy różne sposoby, co pozwala dostosować platformę do indywidualnych potrzeb i struktury organizacyjnej.

W aplikacji SharePoint istnieje kilka rodzajów grup, które można wykorzystać do zarządzania dostępem:

1. ms365: Grupa związana z platformą Microsoft 365, która ułatwia zarządzanie dostępem do witryn SharePoint w kontekście pełnego ekosystemu Microsoft.

2. security: Standardowa grupa związana z zabezpieczeniami, która umożliwia definiowanie permisji do witryn na podstawie kryteriów bezpieczeństwa.

3. mail-enabled security: Grupa zabezpieczeń z możliwością przypisania jej do adresu e-mail, co umożliwia bardziej złożone strategie zarządzania dostępem związane z komunikacją e-mailową.

4. security zsynchronizowane z AD DS: Grupa bezpieczeństwa zsynchronizowana z Active Directory Domain Services, co zapewnia scentralizowane zarządzanie bezpieczeństwem zarówno w SharePoint, jak i w systemie Active Directory.

5. mail-enabled security zsynchronizowane z AD DS: Podobnie jak wyżej, lecz z możliwością synchronizacji z usługą Active Directory Domain Services w kontekście zarządzania dostępem i komunikacją e-mailową.

6. natywne SharePoint: Grupa bezpośrednio związana z platformą SharePoint, co umożliwia bardziej specyficzne ustawienia dostępu i zarządzanie witrynami w kontekście samej platformy.

Podsumowując, SharePoint oferuje różnorodne metody synchronizacji, kontroli dostępu i zarządzania grupami, co sprawia, że jest elastycznym narzędziem dostosowującym się do różnych potrzeb organizacyjnych.

Najczęstsze błędy podczas wdrażania lub migracji programu Microsoft Sharepoint

Migracja z SharePoint OnPremise do Microsoft SharePoint Online może napotkać na pewne wyzwania, zwłaszcza jeśli chodzi o długie ścieżki, co może być problemem w przypadku SharePoint, który nie jest przychylny dla zbyt długich nazw dokumentów i ścieżek plików. Poniżej przedstawiam rozwinięcie tego zagadnienia:

1. Problemy z długimi ścieżkami: program SharePoint Online ma ograniczenia dotyczące długości ścieżek. Zbyt długie ścieżki mogą prowadzić do błędów podczas migracji, co utrudnia przenoszenie danych. Dlatego ważne jest, aby skrócić ścieżki do jak najmniejszej długości, aby uniknąć tych problemów.

2. Ograniczenia SharePoint wobec długich nazw: Microsoft SharePoint preferuje krótkie nazwy plików, folderów, bibliotek i witryn. Długie nazwy mogą prowadzić do trudności w zarządzaniu danymi oraz w korzystaniu z narzędzi wyszukiwania i organizacji struktury.

3. Krótkie nazwy bibliotek i witryn: Aby ułatwić zarządzanie danymi i uniknąć problemów podczas migracji, zaleca się stosowanie jak najkrótszych nazw dla bibliotek i witryn. Krótkie i zwięzłe nazwy ułatwiają identyfikację i nawigację.

4. Płaska struktura plików i katalogów: Przy migracji warto zauważyć, że z natury Sharepoint korzysta z płaskiej struktury organizacji danych. Unikanie zbyt głębokich struktur ułatwia nie tylko migrację, ale także późniejsze zarządzanie danymi. Krótsze ścieżki dostępu przyspieszają również procesy wyszukiwania i indeksowania w Sharepoint.

Krótkie URL-e witryn: Dodatkowo, zaleca się stosowanie jak najkrótszych URL-i witryn. Krótkie adresy URL ułatwiają użytkownikom pamiętanie i udostępnianie linków do witryn, co przyczynia się do wygody w korzystaniu z platformy.

Starsze rozwiązania Sharepoint server, Sharepoint designer

SharePoint Designer i SharePoint Server, choć niegdyś istotne narzędzia w ekosystemie SharePoint, zaczynają odstawać od dzisiejszych standardów i najlepszych praktyk w zakresie zarządzania treścią i współpracy. Ich ograniczone możliwości i przestarzała architektura stawiają wyzwania przed organizacjami, które dążą do efektywnego i nowoczesnego zarządzania danymi oraz procesami biznesowymi. W obliczu rozwijających się technologii, zaleca się rozważenie bardziej nowoczesnych alternatyw.

Dla kogo jest Microsoft Sharepoint i ile kosztuje?

Microsoft SharePoint jest przeznaczony dla organizacji, które chcą tworzyć strony internetowe jako bezpieczne miejsce do przechowywania, organizowania i udostępniania informacji.

Jest to narzędzie, które może być używane przez niemal każdy rodzaj przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości i branży.

Jeśli firma ma wiele oddziałów, SharePoint może być szczególnie przydatny. Dzięki możliwości tworzenia dedykowanych stron dla różnych działów lub projektów, SharePoint umożliwia łatwe i bezpieczne udostępnianie dokumentów i informacji między oddziałami bez specjalistycznej wiedzy.

Ponadto, SharePoint integruje się z innymi produktami Microsoft 365, takimi jak Teams czy OneDrive, co ułatwia komunikację i współpracę w ramach organizacji. Dzięki temu, niezależnie od tego, czy pracownicy są w jednym miejscu, czy rozproszeni geograficznie, mogą oni efektywnie współpracować i dzielić się zasobami.

Warto pamiętać, że wdrożenie SharePoint w dużej organizacji może wymagać dodatkowego planowania i konfiguracji, aby zapewnić, że system jest skalowalny i spełnia wszystkie potrzeby firmy. Może to również wpłynąć na koszty, więc zawsze warto skonsultować się z kimś, kto się na tym zna.

Jeśli firma nie ma własnego serwera?

Jeśli firma nie posiada własnego serwera, SharePoint Online może być idealnym rozwiązaniem. Jest to wersja SharePointa hostowana w chmurze Microsoftu, co oznacza, że nie ma potrzeby zarządzania własnymi serwerami.

SharePoint Online oferuje wiele zalet, takich jak łatwość dostępu z dowolnego miejsca, automatyczne aktualizacje i skalowalność. Ponadto, koszty są zazwyczaj niższe, ponieważ opłaty są naliczane na podstawie liczby użytkowników i nie ma potrzeby inwestowania w sprzęt serwerowy.

Ile to kosztuje?

Co do kosztów, SharePoint oferuje różne plany subskrypcji. Ceny mogą się różnić w zależności od lokalizacji i wymagań konkretnego użytkownika. Zawsze zaleca się sprawdzenie najnowszych cen na oficjalnej stronie Microsoftu

SharePoint Online jest dostępny w ramach różnych planów subskrypcji Microsoft 365, takich jak Business Basic, Business Standard, Business Premium, oraz Enterprise E1, E3 i E5. Każdy z tych planów oferuje różne funkcje i narzędzia, więc warto dokładnie przeanalizować, który plan najlepiej spełnia potrzeby Twojej firmy.