Better IT

Al. Tadeusza Rejtana 53A / 113, 35-326 Rzeszów, Polska

Dostęp do dokumentów z każdego urządzenia – felieton

Należy zacząć od tego, jak magazynujemy pliki, a nawet czym są te pliki. Pliki – dla biurowych pracowników, to zwykle dokumenty Worda, Excela, PowerPoint’a. To coś, co zawiera nasze dane w postaci, którą możemy zobaczyć na naszych ekranach. Gdzie trzymamy te pliki? No najczęściej – jak to się mówi – “na komputerze” (co też nie jest najlepszym określeniem). Z kolei, na komputerze – na pulpicie, który tak nawiasem mówiąc, jest najpopularniejszym katalogiem w systemie operacyjnym użytkowników. Bierze się to stąd, że do pulpitu zawsze nam najbliżej. Nie chcesz porządkować dokumentów w jakiejś uporządkowanej strukturze katalogów – walnij plik na pulpit.

Dlaczego o tym piszę? A no dlatego, że potem z tego biorą się właśnie te kwestie, których ma dotyczyć artykuł. Jeśli zapisujemy wszystko na naszym komputerze – a dokładniej mówiąc – na dysku twardym komputera, to mamy teoretycznie dostęp do tych plików teoretycznie tylko z poziomu naszego komputera. Mamy teraz sytuację, w której pracujemy zdalnie, co było jeszcze jakiś czas temu nie tak oczywiste. Pracodawca wydaje urządzenie – laptopa – do domu takiego pracownika. I co teraz? Czasami dotkliwe zderzenie z rzeczywistością, no bo przecież wszystkie nasze gromadzone przez lata dokumenty są na dysku twardym komputera (pewnie stacjonarki) w biurze. To tylko hipotetyczne założenia. Można sobie przenieść te pliki jakimś zewnętrznym nośnikiem – wada? Długo trwa przy dużej ilości danych, wymaga pojemnych nośników. Można też skorzystać z różnego rodzaju chmur. Wada? Całe mnóstwo – można wkopać się na przykład w darmowe (najczęściej te Google’a) rozwiązania chmurowe, które dają nam przestrzeń dyskową, ale o tym później.

Rozwiązania chmurowe są wygodne, mamy do nich dostęp zawsze z poziomu naszych komputerów lub urządzeń mobilnych. Zasoby chmurowe mogą Ci posłużyć do wykonywania kopii bezpieczeństwa plików dysku twardego komputera, udostępniania plików innym współpracownikom i wspólnej pracy na jednym dokumencie. Wiodące narzędzia pozwalają na odzyskiwanie usuniętych plików z synchronizowanych folderów. Weźmy na przykład taki pulpit, który niewątpliwie jest ulubionym folderem w systemie operacyjnym wśród użytkowników. Gdy usuniemy nieostrożnie jakiś plik trwale, możemy go z łatwością przywrócić na swoje miejsce. Ważną kwestią, której nie możemy pominąć, jest odporność na awarie. Zasoby chmurowe są odporne na uszkodzenia, wykonywane są kopie bezpieczeństwa. Musimy zwrócić uwagę również na to, żeby korzystać tylko i wyłącznie z takich chmur, które są przeznaczone do użytku biznesowego. Dlaczego? Jedna ze znanych, globalnych firm oferująca usługę dostępu do chmury nie zapewnia pełnej prywatności przechowywanych tam plików.(To, o czym pisałem wcześniej – GOOGLE). To istotna sprawa. Przecież chcesz zadbać o to, że żadne informacje poufne o Twojej firmie nie będą dostępne dla kogoś postronnego i nie zostaną wykorzystane marketingowo