Better IT

Al. Tadeusza Rejtana 53A / 113, 35-326 Rzeszów, Polska

Co to jest wdrożenie Microsoft 365 (dawniej usługi Office 365)?

W wielu różnych artykułach można przeczytać o zaletach wdrożenia Microsoft 365 (office 365), jednak żaden z nich nie wyjaśnia wystarczająco, czym właściwie jest to wdrożenie? Wdrożenie można inaczej nazwać implementacją. To nic innego jak uruchomienie danej usługi (w tym przypadku Microsoft 365) w jakiejś firmie, przedsiębiorstwie. Samo wdrożenie można zatem sprowadzić tylko do aktywowania aplikacji Microsoft 365 (office 365), bez dostosowywania czegokolwiek, a więc bez profitów płynących z pełnego wykorzystania wdrażanego produktu. Owe profity zyskujesz podczas dostosowania środowiska, a zatem to usługa dodatkowa. Takie dostosowanie dostaniesz bezpłatnie w ramach współpracy z nami. W tym miejscu warto dodać, że podczas wdrożenia Microsoft 365 (office 365) firma nie będzie mieć żadnego przestoju. To kolejna wartość, którą dajemy Ci zupełnie za darmo. Nie musisz obawiać się, że podczas wdrożenia działalność przedsiębiorstwa będzie zakłócona. Więcej o przestojach napiszemy w kolejnych artykułach. Jeśli chcesz być na bieżąco z naszymi wpisami polecamy zapisanie się do newsletteru na dole strony.

Odpowiednie wdrożenie Microsoft 365 (office 365) jest gwarancją bezpieczeństwa i sprawności działania. Implementacje przeprowadzone przez nas mogą obejmować wdrożenie całości pakietu Microsoft 365 lub pojedynczej usługi takiej jak:

poczta Exchange Online (serwer pocztowy klasy korporacyjnej),
SharePoint Online (umożliwia sprawną współpracę na dokumentach pakietu Office),
Microsoft Teams (nowoczesne narzędzie komunikacyjne).

Wdrożenie Microsoft 365 (dawniej usługi Office 365) odbywa się u nas w 7 krokach:

Do wdrożenia Microsoft 365 (office 365) nie przechodzimy od razu! Aby do niego doszło, muszą być spełnione trzy ważne kroki. Pierwszym krokiem jest audyt IT, drugim rozmowa a trzecim dedykowany plan wdrożenia. Jeżeli na którymś z tych kroków zauważymy, że Microsoft 365 nie sprawdzi się w Twojej firmie, to Cię o tym poinformujemy i ewentualnie poszukamy rozwiązania. Nie będziemy za wszelką cenę Cię nakłaniać do wdrożenia.

Audyt IT
Podczas audytu sprawdzimy, jak masz skonfigurowaną pocztę, z której obecnie korzysta. Wykorzystamy do tego naszą wiedzę, ale skorzystamy tylko z oficjalnych narzędzi dostępnych w Internecie. Ocenimy jak jest zabezpieczona obecna poczta i przygotujemy argumenty, co należy poprawić i dlaczego.

2. Rozmowa

W tym kroku dokładnie omówimy wynik audytu i przedstawimy Ci nasze rozwiązania. Porozmawiamy o kwestiach nurtujących Klienta i problemach, jakie dostrzegł w działaniu obecnej poczty. Oto najczęstsze problemy, które Klienci zgłaszają na tym etapie:

● mam dużą ilość spamu,

● w wiadomościach e-mail przesyłanych do firmy znajdują się wirusy,

● ktoś wykradł firmowe dane,

● skradziono pieniądze poprzez działania phishingowe,

● zła komunikacja w firmie,

● mała wydajność związana z niepoprawnym funkcjonowaniem poczty firmowej,

● różne wersje plików,

● kończy się miejsce na serwerze,

● brak zunifikowanego logowania na domenie Active Directory,

● brak dobrych zabezpieczeń (m.in. uwierzytelnienia wieloskładnikowego),

● problemy z obecnym dostawcą poczty (poczta często ma przestój w funkcjonowaniu),

● nieodpowiednia polityka działania obecnego dostawcy poczty, skutkując blokadą poczty (np. użytkownik wpisuje 3 razy błędne hasło i jego adres IP zostaje zablokowany).

Na tym etapie przedstawiamy Klientowi rozwiązania oparte na aplikacjach SharePoint, Word, Excel lub Teams, które z powodzeniem wykorzystują firmy o podobnym profilu.

Jeżeli Twoja firma również zmaga się z podobnymi problemami, podpowiemy Ci, jak się z nimi uporać!

3. Plan

Na tym etapie ustalamy dedykowany plan wdrożenia dostosowany do Twoich indywidualnych potrzeb. W punktach ujmujemy kluczowe założenia, które będziemy realizować (później oczywiście znajdą się one w umowie, więc masz pewność, że zostaną zrealizowane). Najważniejsze z nich to:

pomoc przy pierwszym logowaniu każdemu użytkownikowi,

dobrze zaplanowane przepięcie poczty (nie przepadnie żadna wiadomość e-mail),

● upewnienie się, że wdrożenie Microsoft 365 (office 365) przebiegło prawidłowo (sprawdzamy, czy wszystko poprawnie działa u każdego użytkownika i czy nie ma problemów z dostępem).

4. Wdrożenie

Dopiero po spełnieniu trzech pierwszych punktów, decydujesz się na wdrożenie i podpisujemy umowę. Następnie przechodzimy do wdrożenia Microsoft 365 (office 365), czyli uruchomienia usługi Microsoft i dostosowania jej zgodnie z pytaniami kontrolnymi (ankietą, która pozwala na dopasowanie konfiguracji Microsoft 365 zgodnie z potrzebami firmy). Przykłady kilku z pytań:

czy chcesz do profili użytkowników zaimportować ich zdjęcia?
czy zastosować mechanizm catch-all?
wybierz jeden z czterech poziomów bezpieczeństwa dla udostępnionych zawartości OneDrive.
Po tym etapie wszyscy użytkownicy mają już dostęp do usług Microsoft 365 (office 365). W nowym środowisku działa praktycznie cała funkcjonalność (SharePoint, OneDrive, Teams) oprócz poczty e-mail. Poczta e-mail zostaje przepięta dopiero w kolejnym kroku, aby zachować ciągłość działania firmy.

Migracja

Wreszcie przyszła pora na przeniesienie poczty z serwera starego dostawcy do nowego. Podczas migracji zwracamy uwagę czy wszystkie wiadomości się przeniosły. Jeśli tak się nie stało np. z powodu zbyt dużego załącznika, robimy to ręcznie. Cały proces przenoszenia jest zapisywany. Administrator ma zatem wiedzę, ile e-maili się poprawnie przeniosło a ile nie. Podczas tego kroku zmieniamy też wpisy serwera odpowiedzialne za to, gdzie wpada Twoja poczta e-mail. Od tego momentu użytkownicy mają już pocztę, zarówno nową jak i starą, w nowej usłudze. Migracja najczęściej odbywa się w nocy lub przez weekend, aby nie przeszkadzać w pracy użytkownikom. Robimy to wszystko po to, aby Twój biznes zachował ciągłość funkcjonowania.

Szkolenie lub warsztaty

Nie zostawiamy Klientów samych po wdrożeniu Microsoft 365 (office 365). Przeprowadzamy krótkie szkolenie, które ma na celu zaprezentowanie pracownikom nowych rozwiązań. Po szkoleniu (lub zamiast niego) przeprowadzamy warsztaty, w czasie których przerabiamy zagadnienia wybrane przez Klienta. Podczas warsztatów trener skupia się na tym, aby to użytkownicy pracowali i poznawali narzędzia, a nie tylko oglądali prezentację. Zarówno szkolenia, jak i warsztaty, możemy przeprowadzać wielokrotnie. Jest możliwość, aby odnawiać je cyklicznie w celu nauczenia się nowych funkcji pakietu Microsoft 365.

Wsparcie

Udzielamy je m.in. poprze helpdesk. Po wdrożeniu Microsoft 365 (office 365) można do nas dzwonić, gdy pojawią się jakieś niejasności, problemy. Nasi konsultanci błyskawicznie rozwiązują trudności i podpowiadają jak im na przyszłość zapobiec. Oto najczęstsze problemy, które nasi Klienci kierują na helpdesk (związane z usługami chmurowymi Microsoft 365):

● nie widzę swoich kontaktów w kliencie pocztowym?

● nie mogę znaleźć wiadomości sprzed 3 miesięcy?

● nie potrafię ustawić stopki w wiadomościach e-mail?

mam problem z office 365
nie działa mi Word, Excel lub SharePoint
Poprzez helpdesk rozwiązujemy zarówno problemy błahe jak i te bardziej skomplikowane. Nie musisz krępować się, że czegoś nie wiesz. Po prostu zadzwoń, a my zawsze Ci pomożemy!