Porządkowanie dokumentów w firmie jeszcze nigdy nie było tak potrzebne, jak podczas pracy zdalnej w rozproszonych zespołach pracujących w różnych lokalizacjach. Aby pracownicy mogli efektywnie pracować oraz nie odczuwać braku obecności w biurze (zawsze można było się zapytać kolegi obok, gdzie jest dany raport czy jak go udostępnić szefowi), powinni mieć dostęp do danych z każdego miejsca i każdego urządzenia oraz jasności, gdzie znajdują się dokumenty, których potrzebują do wykonywania swoich obowiązków służbowych.
Jak zatem uporządkować dokumenty w firmie? Oto 10 wskazówek kilka dobrych praktyk.
- Pliki powinny być dostępne dla każdego pracownika z dowolnego urządzenia.
- Pliki powinny być uporządkowane według grup pracowników zgodnymi z grupami wewnątrz firmy np. księgowość, kadry, produkcja, zarząd itd.
- Pracownicy pracujący nad danym projektem powinni mieć swoją przestrzeń do przetrzymywania plików.
- Pliki firmowe należy przetrzymywać w przestrzeniach dyskowych należących do firmy np. Nie pracując nad raportem finansowym za 2020r, plik raportu nie powinien być na naszym komputerze, lecz np. na SharePoint, aby każda osoba z księgowości miała do niego dostęp.
- Wykorzystywanie dostępnych narzędzi jak np. Microsoft Teams, który jest dostępny w ramach licencji Microsoft 365 do pracy przez wiele osób w ramach jednego pliku np. Pisząc zarys tego postu, plik znajduje się w aplikacji teams, dzięki czemu jeszcze kilka osób ma do niego dostęp i może np. Wykonać formatowanie tekstu, czy nanieśc poprawki w tym samym momencie, w którym ja piszę jego treść.
- Nie powinniśmy wysyłać dokumentów w załącznikach wiadomości email, tylko po to, aby nasza koleżanka dopisała swoją “cześć. Tak jak w przykładzie powyżej. Dobrą praktyką jest praca na jednym pliku, aby nie mieć później kilkanaście wersji tego samego dokumentu i mieć dylemat która wersja jest najlepsza czy ostateczna.
- Wykorzystujemy wersjonowanie dokumentów, które jest OneDrive, SharePoint czy Microsoft Teams w ramach Microsft 365. Dzięki temu mamy np. 500 wersji każdego dokumentu i możemy w łatwy sposób powrócić do Jana Kowalskiego z ostatniego piątku, który naniósł wartościowe poprawki, które następnie zostały przeze mnie usunięte. Wówczas zamiast tracić czas przypominanie sobie co tam było napisane, możemy po prostu otworzyć wcześniejszą wersję. Dzięki tej dobrej praktyce nie tworzymy też wielu wersji dokumentu w sposób niepoprawny np. Umowa_wersja_1.docx, Umowa_wersja_2.docs itd..
- Jeśli przechowujemy pliki w SharePoint, warto wykorzystać możliwość dodawania dodatkowych danych metatagi, aby oznaczać dokumenty np. Nazwą klienta, dzięki czemu możemy później w łatwy sposób wyszukać wszystkie pliki dotyczące “Klienta A”.
- Przenoszenie plików do archiwum, jeśli nie są nam potrzebne, Microsoft 365 ma opcję tzn retencji, tzn. każdy plik starszy niż 2 lata, może być automatycznie przenoszony.
- Szkolmy się, jak lepiej obsługiwać dostępne narzędzia umożliwiające lepszą i szybszą, ale pracę nad dokumentami firmowymi (np. Jak edytować dokumenty online, jak wykorzystywać wersjonowanie, o którym pisałem w pkt 7, jak udostępniać dokumenty a nie wysyłać je jako załączniki tworząc niepotrzebne wersje dokumetów.
Jako BetterIT oferujemy szkolenia z bezpiecznej pracy zdalnej i efektywnego zarządzania dokumentami firmowymi. Jeśli czujesz, że masz trudność z uporządkowaniem swoich dokumentów, to skorzystaj z naszej bezpłatnej konsultacji. Omówimy szerzej Twój problem oraz zaproponujemy koncepcję na jego rozwiązanie.