Co to jest i jak przebiega migracja poczty elektronicznej?

Migracja poczty niemal zawsze wiąże się z pewnymi obawami ze strony użytkowników. Co się stanie moimi mejlami? Czy na pewno wszystkie wiadomości e-mail się przeniosą? Czy wciąż będzie do nich dostęp? Czy przenoszenie poczty pójdzie sprawnie? Te oraz inne pytania ciągle zadają sobie przestraszeni całym procesem użytkownicy. Tymczasem migracji nie ma co się bać! Wszystko powinno pójść sprawnie i bezproblemowo, o ile firma, która zajmie się przenoszeniem poczty podejdzie do tematu profesjonalnie.  

Co to jest migracja poczty?  

Najprościej mówiąc migracja to przeniesienie poczty e-mail od obecnego dostawy do nowego. To transfer danych z jednego serwera na drugi. Aby doszło do migracji, należy udostępnić firmie, która się tym zajmie adresy serwerów pocztowych (IMAP), nazwy skrzynek do przeniesienia oraz hasło do nich. 

Jak przebiega migracja poczty, czyli jak przenieść pocztę?  

W BetterIT przeprowadzamy ją zazwyczaj w 7 krokach. Na samym początku dokonujemy oceny, jak pod względem technicznym wygląda konfiguracja obecnych serwerów pocztowych (SMTP, POP3, IMAP), których zawartość będziemy migrować. Po tej analizie, przystępujemy do działania. Należy zaznaczyć, że kroki 4-6 wykonujemy równocześnie.  

Krok 1: Przygotowujemy domenę Klienta pod proces migracji.  

Chcemy, aby przełączenie domeny z jednego serwera pocztowego na drugi było jak najpłynniejsze. W tym celu odpowiednio modyfikujemy rekordy DNS odpowiedzialne za pocztę w Twojej domenie, aby przygotować ją do przełączenia na nowe serwery.  

Krok 2: Ustalamy z Klientem, które skrzynki pocztowe przenosimy.  

Wcale nie musimy przeprowadzać migracji całej poczty. Możemy przenieść jedynie skrzynki ustalone z Klientem.  Przenoszenie konta pocztowego odbywa się płynnie i przeważnie zostaje przeniesiona cała jego zawartość.

Krok 3: Zakładamy skrzynki na nowym serwerze pocztowym.  

Umożliwiamy także konfigurację pozwalającą na używanie nowych nazw skrzynek przy jednoczesnym zachowaniu możliwości odbierania poczty przez stare nazwy. Na przykład na nowym serwerze pocztowym chcesz mieć adres e-mail (imie.nazwisko@example.com), jednak chciałbyś, aby poczta nadal mogła być odbierana, jeżeli ktoś wyśle ją do starej nazwy skrzynki (inazwisko@example.com).   

Na tym etapie inżynierowie wsparcia technicznego konfigurują konta e-mail w nowym systemie pocztowym (np. w programach pocztowych typu Thunderbird lub Outlook przy użyciu protokołu IMAP) i pokazują jak z nich korzystać. Użytkownicy mogą zacząć wysyłać e-maile, korzystając ze skrzynek założonych na nowym serwerze pocztowym.   

Krok 4: Otrzymujemy hasła.  

Klient udostępnia nam hasło do swoich skrzynek pocztowych na starym serwerze lub resetujemy je na nowe.To konieczny element, by rozpocząć proces przenoszenia poczty!  

Krok 5: Uruchamiamy migrację.  

Na bieżąco kontrolujemy jej proces. Sprawdzamy, czy wszystko poprawnie się przenosi. Jeżeli wystąpią problemy z migracją jakiegoś maila, np. ze względu na jego rozmiar lub inne specyficzne cechy – będziemy o tym wiedzieć i indywidualnie z każdym użytkownikiem ustalać sposób jego przeniesienia.  Dzięki użyciu protokołu IMAP wiadomości po migracji mogą się samoczynnie do synchronizować, jeżeli z jakiś względów wiadomość wpadłaby jeszcze na stary serwer.

Krok 6: Konfigurujemy domenę Klienta. 

Dzięki temu nowa poczta, zacznie trafiać na nowy serwer, do nowych skrzynek założonych użytkownikom. Równocześnie użytkownicy widzą na swoich nowych skrzynkach wiadomości e-mail, które są przenoszone z poprzedniego serwera pocztowego.  

Czasem zdążają się przypadki, że jakiś mail trafi do skrzynki w starym systemie pocztowym. Takie wiadomości są automatycznie pobierane do nowego systemu pocztowego przez cały okres migracji, którego czas jest ustalony z Klientem.  .

Krok 7: Zgrywamy kopie zapasowe.  

W miarę możliwości technicznych po stronie poprzedniego serwera pocztowego zgrywamy kopie zapasowe wiadomości przeniesionych do nowego serwera pocztowego i udostępniamy takie archiwum Klientowi.  

 Właściwie po co ta cała migracja?  

Dlaczego trzeba przenosić pocztę e-mail od jednego dostawcy do drugiego? Głównym powodem jest złe funkcjonowanie poczty elektronicznej oraz przerwy w jej działaniu w trakcie dnia, mała pojemność skrzynek, duża ilość spamu, fałszywych faktur i innych niechcianych wiadomości. Ogrom niechcianych wiadomości, np. podrobionych faktur potrafi nieźle uprzykrzyć życie. Poprzez spam dokonuje się również sporo ataków phishingowych. Czym jest phishing? Więcej na ten temat przeczytasz w TYM artykule.  

Najczęstsze pytania i obawy dotyczące migracji

Ludzie boją się tego, czego nie znają lub nie rozumieją. Zapewniamy, że migracji nie należy się bać. Przeprowadzamy ją od dawna i doskonale wiemy, że straszna jest tylko z nazwy. W niektórych firmach migracja jest bardzo potrzebna a wręcz niezbędna. Gdy poczta zaczyna źle funkcjonować, a do skrzynek pocztowych przedziera się duża ilość niechcianych wiadomości, pora zmienić dostawcę usługi. 

Czy będzie przerwa w działaniu poczty e-mail?

Otóż nie. Przełączenie poczty na nowy serwer odbędzie się płynnie i bez żadnych przerw. Możliwość wysyłania i odbierania poczty zostanie zachowana.

Czy cała moja poczta e-mail zostanie przeniesiona w nowe miejsce?

Tak, jednak może się zdarzyć, że jakiś e-mail, który ze względu na swój rozmiar lub inne specyficzne cechy nie zostanie przeniesiony. Będziemy posiadać spis takich wiadomości i indywidualnie ustalimy z każdym użytkownikiem sposób ich migracji.

Czy w czasie migracji korzystanie ze skrzynki pocztowej będzie utrudnione? Jak będzie wyglądało korzystanie z kont e-mail w okresie ich przenoszenia?

W momencie przenoszenia poczty będziesz mieć podłączone 2 skrzynki pocztowe:

  1. Nową, utworzoną na nowym serwerze, do której będzie trafiać prawie cała nowa poczta e-mail adresowana do Ciebie, oraz do której nasza firma przeniesie wszystkie Twoje e-maile z poprzedniego serwera pocztowego.
  2. Starą, z której dotychczas korzystałeś na poprzednim serwerze. Będziesz z jej poziomu mógł odpisać na wiadomości e-mail, które z jakichś powodów nie dostały się do nowej skrzynki oraz odebrać te maile, które nie trafiły jeszcze na nowy serwer. Nieprzeniesiony e-mail trafi na nowe konto pocztowe maksymalnie w ciągu 24 godzin.

Czy zmieni się mój adres e-mail?

Nie, adres e-mail się nie zmieni, chyba że tego chcesz.

Czy przenoszenie poczty e-mail spowoduje jakieś utrudnienia?

Właściwie nie. Jak pisaliśmy powyżej, jakiś pojedynczy e-mail adresowany do użytkownika w bardzo rzadkich przypadkach może dotrzeć do skrzynki na poprzednim serwerze. Wtedy należy poczekać do 24 godzin na jego automatyczne przeniesienie do konta e-mail na nowym serwerze lub odpisać na wiadomość bezpośrednio z poziomu skrzynki na poprzednim serwerze pocztowym. 

Mamy nadzieję, że dostatecznie wyjaśniliśmy, czym jest migracja poczty elektronicznej i jak przebiega jej proces. Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, szukasz firmy, która skutecznie ją przeprowadzi, zapraszamy do kontaktu z BetterIT!