Jak zwiększyć wydajność pracy biurowej? Problem tkwi głównie w odpowiednim sprzęcie

W Internecie można znaleźć wiele różnych artykułów mówiących o tym, jak zwiększyć wydajność pracy biurowej, jednak 90% z nich nie zawiera żadnych konkretnych informacji. To zwyczajne lanie wody lub podsuwanie niepoważnych pomysłów mających podobno natychmiast zwiększyć efektywność pracy, są to np. gimnastyka w biurze, odpowiednie kolory ścian, smaczne przekąski czy ładne rośliny i dekoracje, które podobno motywują pracownika do działania. Owszem takie triki mogą sprawić, że praca w firmie stanie się przyjemniejsza, ale nie efektywniejsza, a na pewno nie na tyle, żeby pracodawca w jakiś sposób to odczuł. Co zatem zrobić, aby zwiększyć efektywność pracy biurowej? Przeważnie problem nie tkwi w kwiatkach czy dekoracjach, ale w odpowiednim sprzęcie komputerowym, który jest w stanie podnieść produktywność pracowników nawet o kilkanaście procent.

Odpowiedni sprzęt komputerowy ma duży wpływ na wydajność pracy w biurze.

Wydajność pracowników a sprzęt komputerowy

Praca biurowa to głównie praca umysłowa, której cechą charakterystyczną jest produkt niematerialny. Powstaje on w procesie zbierania i przetwarzania informacji.  Aby efektywnie zbierać i przetwarzać informacje,  potrzebny jest odpowiedni sprzęt komputerowy. Ważne, aby były wydajny i funkcjonalny. Jak dobrze wiadomo, komputer to tylko jednostka centralna. Aby uzupełnić cały zestaw potrzebny będzie jeszcze dobry monitor o odpowiedniej rozdzielczości, myszka oraz klawiatura. Aby pracownik był wydajny, musi mieć przede wszystkim wydajny sprzęt, a nie dekoracje na biurku. Komputer do biura powinien oferować porządny procesor, dużą ilość pamięci RAM oraz dysk SSD

Praca w biurze.

Co pracownicy robią na komputerach?

Pracownicy biurowi korzystają z komputerów minimum kilka godzin dziennie. To, do czego ich najczęściej używają, zależy w dużej mierze od specyfiki ich pracy. Przeważnie jednak służą im do przeglądania poczty e-mail, pracy z pakietem biurowym (np. Microsoft 365), korzystania z baz danych, programów księgowych czy graficznych. Na komputerach pracownicy przechowują różne informacje, edytują tekst, tworzą kalkulacje, wykazy, reklamy czy oferty handlowe. Komputery stacjonarne i laptopy służbowe służą im także do komunikacji i poszukiwania informacji w Internecie. Dobry sprzęt komputerowy powinien być dostosowany do specyficznych obowiązków danego zawodu i posiadać odpowiednie programy, pomocne przy wykonywaniu pracy. 

Wydajność pracy w biurze – dwa monitory czy jeden?

W XXI wieku pracownicy biurowi coraz częściej korzystają z więcej niż jednego monitora. Dwa ekrany są niezbędne w przypadku potrzeby wyświetlenia dwóch programów lub dokumentów obok siebie, żeby je na przykład porównać. Pracę na dwóch monitorach doceniają m.in. programiści, specjaliści IT, architekci, księgowi, graficy, architekci, maklerzy czy analitycy. Pracując wyłącznie na jednym ekranie, nie byliby w stanie szybko analizować danych lub obrazów pochodzących z różnych źródeł. W wielu biurach dwa monitory to już standard, bez którego trudno się obejść. Pracodawcy doskonale wiedzą, że takie stanowisko pracy jest nie tylko komfortowe, ale też sprzyja większej wydajności.   

Wydajność pracowników zwiększa się podczas pracy przy dwóch monitorach.

Jak dobrze wiadomo, apetyt rośnie w miarę jedzenia i jeśli ktoś raz spróbuje pracy na dwóch monitorach, nie będzie już chciał wrócić do jednego, a może nawet podepnie trzeci. Wiele badań pokazuje, że praca przynajmniej na dwóch monitorach znacząco poprawia wydajność. Gdy chcesz skorzystać na raz z dwóch programów, możesz bez problemu je otworzyć na dwóch monitorach, zamiast zwijać jeden na pasek zadań. Każdy dobry komputer powinien pozwalać na podłączenie dwóch ekranów jednocześnie, a nawet i więcej. 

Efektywność pracy na dwóch monitorach – badania

University of Utah

Z badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Utah wynika, że korzystanie z minimum dwóch monitorów zmniejsza liczbę błędów o 33%. Pracownik, który korzystał z dwóch monitorów lub jednego dużego, oszczędzał do 2 godzin czasu pracy dziennie. 

Microsoft Corporation 

Firma Microsoft podaje zaś, że podłączenie dodatkowego monitora zwiększa wydajność i jakość pracy od 9 aż do 50%.

Jon Peddie Research

Z kolei badanie zamieszczone w gazecie The New York Times przeprowadzone przez Jon Peddie Research pokazuje, że praca na dwóch monitorach zwiększa wydajność o 20-30%.

Fujitsu Siemens Computers

Tego typu badanie przeprowadziła również spółka Fujitsu Siemens Computers. Okazało się, przestrzeń robocza wyświetlana na trzech monitorach potrafiła zwiększyć produktywność o  35,5%

Badania pokazują, że wydajność pracowników rośnie, gdy korzystają z dodatkowego monitora.

Podłączanie laptopa do monitorów  

Można bez problemu podłączyć służbowy laptop do monitora lub monitorów za pomocą kabla HDMIDisplayport, bądź też w nowszych komputerach przenośnych USB-C do monitora. Wtedy masz do dyspozycji ekran laptopa i dodatkowy monitor, który jest większy. Takie rozwiązanie może mieć jedną zasadniczą wadę – obraz może się “rozjeżdżać”. Dlaczego? Ponieważ monitor jest zwykle większy niż matryca laptopa. Może też mieć wyższą rozdzielczość, co powoduje, że przesuwając myszką z ekranu laptopa na ekran monitora, kursor nie znajdzie się w tej samej linii. Po prostu ucieknie w jakieś inne miejsce na monitorze. W związku z tym, to rozwiązanie należy traktować jako doraźne. 

Najlepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie stacji dokującej, która zasili laptop. Pod stację dokującą można podpiąć, klawiaturę, myszkę, dodatkowe monitory i urządzenia peryferyjne, np. drukarkę. Przy konfiguracji takiego stanowiska pracy należy zwrócić uwagę na to, aby monitory były jednakowej wielkości (miały taką samą wielkość matrycy) oraz taką samą rozdzielczość. Jeśli ten warunek nie zostanie spełniony, to wystąpi taka sama sytuacja jak w przykładzie ekranu laptopa i dodatkowego monitora.

Ustawienie monitorów  

Jeśli korzystasz z dwóch monitorów, bardzo ważne jest ich odpowiednie ustawienie. Przeważnie ekrany ustawia się jeden obok drugiego w niewielkiej odległości. Podstawowe wymogi dotyczące ustawienia sprzętów, kątów nachylenia i parametrów monitorów itd. znajdziesz w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Poniżej prezentujemy dwie podstawowe pozycje umiejscowienia dwóch monitorów na biurku.  

Gdy czas od czasu korzystasz z drugiego monitora 

Główny monitor znajduje się na wprost pracownika, a drugi ekran po prawej lub lewej stronie, ustawiony pod kątem 15 stopni.  Siedzisko powinno znajdować się naprzeciw pierwszego monitora. 

Gdy na drugim monitorze spędzasz ponad 1/3 czasu pracy 

Monitory powinny stać w linii prostej w niewielkiej odległości między sobą. Siedzisko zaś musi znajdować się pośrodku obu monitorów. 

Inne czynniki sprzyjające wydajności w pracy

Aby praca zespołu była wydajniejsza, warto zwrócić uwagę również na inne czynniki. Chodzi tu o dostęp do światła dziennego, odpowiednią motywację, godną pensjęprzyjemną atmosferę w pracy. Gdy pracodawca spełnia te wymogi, na wzrost efektywności nie trzeba będzie długo czekać. Zwiększy się nie tylko produktywność, ale też poziom zadowolenia pracowników.

Dostęp do światła

Badania pokazują, że: 

  •  podwyższenie natężenia z  300 do 500 lx, powoduje wzrost wydajności pracowników o 8%, 
  • wzrost natężenia do 2000 lx, podnosi efektywność pracowników nawet do 20%.

Bardzo ważny jest również odpowiednio długi dostęp do światła dziennego. Naturalne światło korzystnie wpływa na psychikę człowieka i działa relaksująco.

Motywacja

Już dawno udowodniono, że motywacja to siła motoryczna ludzkich zachowani. Bez dobrej zachęty do działania nie ma wyników! W tym celu dobrze jest motywować pracowników i chwalić ich za dobrze wykonane zadania. Pamiętaj, że dobre słowo znaczy wiele a nic nie kosztuje.

Godna pensja

Czynnik finansowy może podnieść wydajność i jakość pracy o ponad 50%. Warto mieć na uwadze i wprowadzić na przykład system premiowy.

Dobra atmosfera w pracy

Ważne, aby wśród członków zespołu nie było niepotrzebnych spięć. Kłótnie między pracownikami na pewno nie sprzyjają efektywności, a wręcz przeciwnie – pochłaniają czas, wprowadzają napiętą atmosferę i utrudniają wykonywanie zadań.

Motywacja poprawia wydajność pracowników.

Podsumowując, jeśli chcesz poprawić produktywność pracy w biurze, zainwestuj w dodatkowe monitory i odpowiedni sprzęt komputerowy. Przyda się również szybki Internet i dobre programy biurowe, które ułatwią pracę. Nie zapominaj również o odpowiedniej motywacji, która korzystnie wpływa na zespół, dobrym premiowaniu i korzystnej atmosferze w pracy.