Co to jest i jak przebiega migracja poczty elektronicznej?

Migracja poczty na inny serwer – co to jest, jak najlepiej wykonać migrację oraz gdzie najczęściej migrują się małe i średnie firmy?

Przenoszenie poczty, choć wydaje się skomplikowane, może przebiegać płynnie i bezproblemowo, pod warunkiem, że jest odpowiednio zaplanowana i przeprowadzana. W tym artykule omówimy, co to właściwie jest migracja poczty, na co zwrócić uwagę jeśli chodzi o przeniesienie poczty i jakie są dostępne opcje migracji. Skupimy się również na analizie procesu migracji, podsuniemy wskazówki, jak warto się do niego przygotować, a także będziemy starać się udzielić odpowiedzi na najczęstsze pytania, które pojawiają się u osób zastanawiających się nad migracją swojej poczty.

Co to dokładnie jest migracja poczty?

Każda wiadomość e-mail to po prostu plik. Migracja poczty to proces, który polega na wybraniu wiadomości na serwerze źródłowym i skopiowaniu ich na serwer docelowy. Przykładowo, jeśli używasz jednego dostawcy poczty e-mail (np. Gmail) i chcesz przejść na innego dostawcę (np. Microsoft), możesz zdecydować się na migrację poczty e-mail. W ramach tego procesu, Twoje wiadomości e-mail zostaną przeniesione z jednego konta e-mailowego do drugiego, abyś mógł nadal korzystać ze swoich danych w nowym miejscu.

Migracja poczty e-mail może być potrzebna z różnych powodów, na przykład w przypadku zmiany dostawcy usług e-mail, przenoszenia firmowej infrastruktury do chmury. To po prostu sposób na przeniesienie swoich e-maili i danych z jednego serwera poczty do drugiego serwera poczty, zazwyczaj bez utraty żadnych informacji.

Idąc dalej, należy trochę uporządkować kwestie terminologii i odpowiedzieć sobie na pytania:

Czym jest program pocztowy? 

To inaczej klient poczty e-mail. Aplikacja zaprojektowana do zarządzania wiadomościami e-mail. Umożliwia przede wszystkim odbieranie i wysyłanie wiadomości e-mail. Pozwala na dodawanie konta pocztowego, interakcję z serwerami. Korzystając z klienta możemy przeglądać wiadomości e mail, w prosty sposób umożliwia tworzenie folderów, przenoszenie wiadomości e mail pomiędzy folderami. Konto pocztowe może być dodane za pomocą protokołu IMAP lub protokołu POP. Najbardziej popularnymi programami pocztowymi są Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird oraz aplikacja GMail na urządzenia mobilne.

Czym jest serwer/hosting pocztowy? 

Serwer pocztowy, znany również jako serwer e-mailowy lub hosting pocztowy, to specjalny rodzaj serwera, który obsługuje protokoły komunikacyjne używane do przesyłania i odbierania wiadomości e-mail. Główne zadania serwera pocztowego to przechowywanie i dostarczanie wiadomości e-mail, zarządzanie skrzynkami pocztowymi użytkowników, autentykacja użytkowników oraz kontrola przepływu ruchu pocztowego.

Hosting pocztowy oznacza świadczenie usług związanych z obsługą poczty elektronicznej na serwerach dostarczonych przez dostawcę usług hostingowych. Firmy lub osoby, które chcą korzystać z poczty e mail, mogą zdecydować się na usługi hostingowe, aby skorzystać z profesjonalnych i niezawodnych serwerów pocztowych zamiast samodzielnie utrzymywać i zarządzać własnymi serwerami. To pozwala użytkownikom na korzystanie z zaawansowanych funkcji poczty elektronicznej bez konieczności zajmowania się infrastrukturą serwerową.

Trzy podejścia do migracji

Migracja IMAP:

Jeśli planujecie przenieść wasze e-maile, to najważniejsze będzie posiadanie informacji o serwerach pocztowych (IMAP), nazwach skrzynek i hasłach do nich. Zwykle migrację przeprowadza się za pomocą narzędzia imapsync, który pozwala na przeniesienie wiadomości między dwiema skrzynkami mailowymi, zarówno w obrębie tego samego serwera, jak i dwóch różnych serwerów.

Co to jest IMAP?: IMAP to protokół używany do przechowywania wiadomości na serwerze. Główną zaletą IMAP jest to, że wiadomości są przechowywane na serwerze, co umożliwia dostęp do nich z różnych urządzeń. Nieważne, czy sprawdzasz pocztę na komputerze, telefonie, czy przez przeglądarkę internetową, wszystkie wiadomości są dostępne na wszystkich tych urządzeniach. Jeśli korzystasz z IMAP, Twoje wiadomości pozostają na serwerze, a nie są pobierane i przechowywane tylko lokalnie.

Wgranie plików .pst z pocztą do chmury:

Możemy przenieść wiadomości w programie pocztowym. Czasami, gdy korzystasz z programu pocztowego, na przykład Microsoft Outlook, twoje e-maile mogą być przechowywane lokalnie na dysku twardym komputera, a nie na serwerze. Oznacza to, że, gdy odbierasz nową wiadomość, ona jest zapisywana na twoim komputerze, a nie na zdalnym serwerze.

Teraz, jeśli zdecydujesz się na migrację e-maili, musisz zwrócić uwagę na to, czy te wiadomości są dostępne na twoim dysku twardym w specjalnych plikach o formacie .pst czy .mbox. To tak, jakbyś przenosił swoje osobiste dokumenty z jednego pomieszczenia do drugiego, ale musisz sprawdzić, czy wszystko, co ważne, jest przenoszone w odpowiednich plikach.

Warto zaznaczyć, że niezależnie od tego, czy używasz programu od Microsoftu czy innego programu pocztowego, który korzysta z tego rodzaju plików, takie migracje są możliwe. Chodzi o to, żeby upewnić się, że te pliki .pst lub .mbox, które zawierają twoje wiadomości, są gotowe do przeniesienia na nowy serwer, na przykład do chmury lub innego serwera pocztowego. To trochę jak pakowanie swoich rzeczy w odpowiednie pudełka przed przeprowadzką, aby wszystko było gotowe do przeniesienia na nowe miejsce.

Przekopiowanie poczty w programie pocztowym pomiędzy starym, a nowym kontem:

Ta sytuacja zwykle ma miejsce wtedy, gdy wcześniej odbierałeś i wysyłałeś wiadomości korzystając z Mozilla Thunderbird, a chcesz przenieść pocztę na serwer źródłowy Microsoft. Wtedy najprostszym rozwiązaniem jest ręczna migracja pomiędzy starym kontem pocztowym, a tym, na nowym serwerze.

Na co warto zwrócić uwagę i jakie są dostępne opcje migracji?

Na co zwrócić uwagę i jakie parametry oceniać?

• Pojemność skrzynki pocztowej. Czy kupujesz pojemność per skrzynka czy per cała organizacja? 

  • Przy wyborze dostawcy warto zwrócić uwagę na pojemność skrzynek pocztowych, a pytanie o to, czy pojemność jest naliczana na skrzynkę pocztową czy na całą organizację, jest istotne. Oto dlaczego:

  • Pojemność per skrzynka: Jeśli dostawca poczty nalicza pojemność indywidualnie na każdą skrzynkę, oznacza to, że masz określoną ilość miejsca dla każdego użytkownika. To ważne, zwłaszcza jeśli Twoi pracownicy używają dużych załączników, przechowują dużo e-maili lub potrzebują większej przestrzeni na swoje pliki. W takim przypadku, decydując się na dostawcę, sprawdź, czy przypisana pojemność jest wystarczająca dla potrzeb każdego pracownika.

  • Pojemność per cała organizacja: Jeśli pojemność jest naliczana na całą organizację, oznacza to, że wszyscy pracownicy korzystają z jednego wspólnego “pułapu” miejsca na e-maile. To podejście może być bardziej elastyczne, jeśli niektórzy pracownicy potrzebują więcej miejsca niż inni. Jednakże, trzeba monitorować ogólną pojemność, aby upewnić się, że wystarczy dla wszystkich.

• Limity (ile dziennie oraz godzinowo można wysłać wiadomości, ile odebrać i do ilu kontaktów możesz jednocześnie wysłać wiadomość) 

  • warto zwrócić uwagę na limity dotyczące ilości wiadomości, które możesz wysłać i odebrać, zarówno dziennie, jak i godzinowo, a także na ograniczenia dotyczące ilości kontaktów, do których jednocześnie możesz wysłać wiadomość.

• SLA – ile dostawca gwarantuje, że poczta będzie działać w skali miesiąca i roku? 

  • Service Level Agreement (SLA) to umowa pomiędzy dostawcą usług a klientem, w której określone są zobowiązania dostawcy dotyczące poziomu świadczonych usług. W przypadku usług pocztowych, SLA określa również, jak długo dostawca zobowiązuje się utrzymać działanie usługi.

• Gdzie trzymana jest poczta na serwerach dostawcy? 

  • Dane mogą być przechowywane na serwerach dostawcy w różnych miejscach. W niektórych przypadkach serwery te mogą znajdować się w chmurze obliczeniowej poza krajem, a w innych – lokalnie, w tym samym kraju.

• Cena oraz koszty odnowienia po pierwszym roku. Czy usługa jest wyceniana per skrzynka czy kupujesz przestrzeń który ma daną liczbę skrzynek? 

  • Czy cena usługi pocztowej jest naliczana indywidualnie za każdą skrzynkę pocztową czy opiera się na zakupie przestrzeni, która obejmuje określoną liczbę skrzynek.

    Wycena per skrzynka: W tym modelu płacisz za każdą indywidualną skrzynkę pocztową. To oznacza, że im więcej skrzynek potrzebujesz, tym wyższe będą koszty.

    Wycena za przestrzeń: W tym modelu płacisz za ogólną przestrzeń, a liczba skrzynek pocztowych może być dowolna. To elastyczne rozwiązanie, ale musisz mieć na uwadze, że zwiększenie liczby skrzynek może wpłynąć na koszty.

• Szybkość i dostępność wsparcia technicznego

  • Kiedy napotkasz problem z usługą pocztową, istotne jest, aby uzyskać szybką pomoc. Dostawca, który oferuje szybkie odpowiedzi na zgłoszenia błędów lub zapytania, pozwala zminimalizować przestoje w pracy i utrzymać ciągłość korzystania z konta pocztowego. Wsparcie techniczne powinno być dostępne wtedy, gdy go potrzebujesz. Dostawcy oferujący wsparcie 24/7 są szczególnie wartościowi, ponieważ problemy mogą pojawić się w dowolnym momencie, także poza standardowymi godzinami pracy.

• Zabezpieczenia antyspam i antymalware 

  • Mechanizmy antyspamowe pomagają w identyfikowaniu i blokowaniu wiadomości spamowych, czyli tych, które są niechciane i często zawierają reklamy, fałszywe oferty czy phishing. Zabezpieczenia antymalware skanują załączniki i treści wiadomości w poszukiwaniu złośliwego oprogramowania, takiego jak wirusy, trojany czy ransomware.

• Obsługa kalendarzy 

  • Obsługa kalendarzy w usłudze poczty to istotny element dla firm i użytkowników, którzy korzystają z kalendarzy do zarządzania spotkaniami, wydarzeniami i terminami.

• Administracja skrzynkami – czy mogę łatwo zakładać i modyfikować skrzynki użytkownikom? 

  • Upewnij się, że usługa poczty oferuje prosty proces zakładania nowych kont, intuicyjne narzędzia administracyjne, możliwość zarządzania uprawnieniami, wsparcie dla wielu domen.

• Kopie zapasowe i mechanizm kosza 

  • Czy poczta oferuje funkcje kopii zapasowych oraz czy ma efektywny mechanizm kosza, który zapewnia bezpieczne i łatwe zarządzanie usuniętymi elementami. Te funkcje są kluczowe dla zabezpieczenia danych i zachowania ich dostępności nawet w przypadku błędów użytkowników czy problemów technicznych.

• Dodatkowe zabezpieczenia logowania (np. 2FA)

  • Podczas wyboru dostawcy poczty warto sprawdzić, czy oferuje on możliwość włączenia dwuetapowej weryfikacji tożsamości dla kont użytkowników. To proaktywne podejście do zabezpieczania danych i ograniczania potencjalnych ryzyka związanego z dostępem do konta.

Cechy mniejszych dostawców poczty – czy przenieść pocztę do mniejszego dostawcy?

Jeśli chcemy przenieść pocztę, trzeba rozważyć mnogość opcji, które oferuje rynek – ten lokalny również.

Pochylmy się nad ogólnymi cechami:

• Support: Dostępność efektywnego wsparcia technicznego to kluczowa zaleta. Mniejsi dostawcy zwykle oferują szybki i kompetentny support, co ułatwia rozwiązywanie ewentualnych problemów

• Limity: Jasne i elastyczne limity operacji jeśli chodzi np. o ilości wysyłanych i przechowywanych wiadomości można dostosować do indywidualnych potrzeb użytkowników

• Poczta w UE: Trzymanie poczty na serwerach w Unii Europejskiej, zwłaszcza w Polsce lub Niemczech, to zaleta z punktu widzenia przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w UE

• Kopie zapasowe: Automatyczne tworzenie kopii zapasowych to kluczowy element bezpieczeństwa danych. Ważne tu jest upewnienie się, że dostawca oferuje regularne kopie, co pozwala na skuteczne przywracanie danych w przypadku awarii czy utraty poczty

• Brak zabezpieczeń antyspamowych i antymalwerowych: Mniejsi dostawcy zazwyczaj nie posiadają skutecznych zabezpieczeń przed spamem i malwarem co może narazić użytkowników na ryzyko otrzymywania niebezpiecznych wiadomości

• Jakość kalendarzy: W przypadku braku lub niskiej jakości obsługi kalendarzy, użytkownicy mogą doświadczać ograniczeń w zarządzaniu spotkaniami i wydarzeniami

• SLA (przerwy w dostawie): Mniejsi dostawcy mogą mieć niedostateczne SLA, zwłaszcza jeśli dotyczy długich przerw w dostawie usługi, co może powodować niedogodności i utratę dostępności poczty

• Panel administracyjny: Warto dopytać dostawcy jak wygląda poruszanie się po panelu administracyjnym, archaiczny panel administracyjny może utrudniać zarządzanie kontami pocztowymi, co może wymagać więcej czasu i wysiłku.

• Cena: Wycena za przestrzeń, a nie per skrzynka, może prowadzić do wyższych kosztów, zwłaszcza gdy liczba skrzynek pocztowych jest niewielka.

• Pojemność skrzynki: Mniejsi dostawcy zazwyczaj wyceniają pojemności skrzynki per przestrzeń co może sprawiać, że klienci płacą za niewykorzystaną przestrzeń, co może być nieekonomiczne.

• Brak zabezpieczeń logowania: Mniejsi dostawcy zazwyczaj nie mają dodatkowych zabezpieczeń logowania, takich jak dwuetapowa weryfikacja, może zwiększać ryzyko nieautoryzowanego dostępu do konta.

W jakich sytuacjach mniejszy dostawca może być wystarczający? Konto pocztowe u mniejszego dostawcy.

Są przypadki, gdy mniejszy dostawca poczty jest wystarczający. Spróbujmy bliżej przytoczyć najważniejsze aspekty takiego podejścia.

• Jeżeli rzadko dokonujesz zmian w konfiguracji swoich skrzynek pocztowych, zwłaszcza jeśli nie potrzebujesz zaawansowanych opcji dostępnych w większych usługach

• Jeśli nie jesteś bardzo narażony na ataki spamu i malware, a zależy Ci głównie na podstawowej ochronie

• Gdy nie potrzebujesz zaawansowanych funkcji, takich jak obsługa kalendarzy, listy dystrybucyjne czy wspólne książki adresowe

• Mniejsi dostawcy często oferują bardziej konkurencyjne ceny, co może być korzystne, zwłaszcza jeśli budżet jest ograniczony, a funkcje zaawansowane nie są kluczowe dla Twoich potrzeb

• Gdy struktura organizacyjna firmy jest prosta, a liczba użytkowników nie jest bardzo duża

• Jeśli Twoje lokalne przepisy i wymagania dotyczące prywatności nie nakładają specyficznych ograniczeń, mniejszy dostawca może dostarczyć wystarczającego poziomu usług bez konieczności spełniania dodatkowych, czasem bardziej rygorystycznych, standardów

Przenoszenie poczty – Cechy głównych graczy na rynku dostawców poczty – Microsoft i Google. Czy założenie konta pocztowego u większego dostawcy ma sens?

Google:

• Ograniczony Support: Google oferuje support, ale dostępność może być ograniczona, a bardziej zaawansowane opcje wsparcia są płatne. To może skomplikować szybkie rozwiązanie problemów dla niektórych użytkowników. Inna opcją supportu jest pomoc u partnerów odsprzedających licencje, dlatego przy wyborze partnera warto dopytać czy świadczy on również wsparcie techniczne

• Duża pojemność i limity: Google charakteryzuje się dużą pojemnością przestrzeni oraz wysokimi limitami wysyłki, co pozwala użytkownikom swobodnie korzystać z usługi

• Wysokie SLA: Wysokie Service Level Agreements (SLA) oznaczają, że usługa jest zazwyczaj dostępna i niezawodna, co jest kluczowe dla profesjonalnego użytkowania

• Serwery w UE: Lokalizacja serwerów w Unii Europejskiej wpływa pozytywnie na przestrzeganie regulacji dotyczących ochrony danych w tym regionie

• Zabezpieczenia antyspamowe i antymalwerowe: Google oferuje skuteczne zabezpieczenia przed spamem i malwarem, co zwiększa bezpieczeństwo użytkowników

• Intuicyjne kalendarze: Łatwe w użytkowaniu kalendarze zintegrowane z całą usługą ułatwiają planowanie i zarządzanie czasem

• Łatwa administracja skrzynek: Prosta administracja skrzynkami pocztowymi przyczynia się do efektywnego zarządzania kontami użytkowników

• Kopie zapasowe i mechanizm kosza: Automatyczne kopie zapasowe oraz mechanizm kosza stanowią dodatkowe zabezpieczenia przed utratą danych

Microsoft:

• Ograniczony support: Microsoft oferuje support, jednak dostępność może być utrudniona lub związana z dodatkowymi opłatami. Inna opcją supportu jest pomoc u partnerów odsprzedających licencje, dlatego przy wyborze partnera warto dopytać czy świadczy on również wsparcie techniczne.

• Duża pojemność i limity: Microsoft zapewnia dużą pojemność przestrzeni oraz wysokie limity wysyłki, co sprzyja swobodnemu korzystaniu z usługi

• Wysokie SLA: Wysokie Service Level Agreements (SLA) gwarantują niezawodność usługi, co ma kluczowe znaczenie w kontekście profesjonalnego użytkowania

• Serwery w UE: Lokalizacja serwerów w Unii Europejskiej przyczynia się do zgodności z europejskimi przepisami dotyczącymi ochrony danych

• Zabezpieczenia antyspamowe i antymalwerowe: Skuteczne zabezpieczenia przed spamem i malwarem zwiększają bezpieczeństwo użytkowników

• Intuicyjne kalendarze: Łatwe w obsłudze kalendarze zsynchronizowane z całą usługą ułatwiają zarządzanie terminami

• Łatwa administracja skrzynek: Prosta administracja skrzynkami pocztowymi pozwala efektywnie zarządzać kontami użytkowników

• Kopie zapasowe i mechanizm kosza: Regularne kopie zapasowe oraz mechanizm kosza to dodatkowe zabezpieczenia danych użytkowników

Wspólne Cechy Google i Microsoft – Wycena oparta o ilość skrzynek:

• Migracja Poczty: Przenoszenie poczty do Google lub Microsoft jest oparte na liczbie skrzynek. W ramach licencji uzyskuje się także dostęp do aplikacji takich jak M365 lub G-Suite. Przed migracją warto zastanowić się nad sensownością wdrożenia dodatkowych narzędzi w firmie.

Własny serwer pocztowy

To podejście do zarządzania pocztą elektroniczną daje nam ogromne możliwości konfiguracyjne, ale niesie ze sobą również największy nakład pracy związany z obsługą i utrzymaniem takiego rozwiązania. Jednym z wyzwań jest migracja poczty, czyli przeniesienie konta pocztowego z jednego serwera źródłowego na inny serwer docelowy. W przypadku hostowania własnego serwera, istnieje konieczność bieżącej aktualizacji serwera i oprogramowania, a także dbania o reputację adresu IP, aby uniknąć trafienia adresu serwera na listy serwerów rozsyłających spam. Wysyłka i odbiór wiadomości e-mail odbywają się przez całą dobę, przez wszystkie dni tygodnia, co wymaga posiadania administratorów pełniących dyżury w ruchu ciągłym.

Jak wygląda proces migracji?

• Krok 1: Przygotowujemy domenę Klienta pod proces migracji. 
  Chcemy, aby przełączenie domeny z jednego serwera pocztowego na drugi było jak najbardziej płynne. W tym celu odpowiednio modyfikujemy rekordy DNS odpowiedzialne za pocztę w Twojej domenie, aby przygotować ją do przełączenia na nowe serwery

• Krok 2: Ustalamy z Klientem, które skrzynki pocztowe przenosimy.
  Wcale nie musimy przeprowadzać migracji wszystkich skrzynek. Możemy przenieść jedynie skrzynki ustalone z Klientem. Przenoszenie konta pocztowego odbywa się płynnie i przeważnie zostaje przeniesiona cała jego zawartość

• Krok 3: Zakładamy skrzynki na nowym serwerze pocztowym.
  Umożliwiamy także konfigurację pozwalającą na używanie nowych nazw skrzynek przy jednoczesnym zachowaniu możliwości odbierania poczty przez stare nazwy. Na przykład na nowym serwerze pocztowym chcesz mieć adres e-mail (imie.nazwisko@example.com), jednak chciałbyś, aby poczta nadal mogła być odbierana, jeżeli ktoś wyśle ją do starej nazwy skrzynki (inazwisko@example.com). Na tym etapie inżynierowie wsparcia technicznego konfigurują konta e-mail w nowym systemie pocztowym (np. w programach pocztowych typu Thunderbird lub Outlook przy użyciu protokołu IMAP) i pokazują jak z nich korzystać. Użytkownicy mogą zacząć wysyłać e-maile, korzystając ze skrzynek założonych na nowym serwerze pocztowym

• Krok 4: Otrzymujemy hasła.
  Klient udostępnia nam hasło do swoich skrzynek pocztowych na starym serwerze lub resetujemy je na nowe. To konieczny element, by rozpocząć proces przenoszenia poczty!

• Krok 5:

  • A: Uruchamiamy migrację, jeśli wcześniej wiadomości były przechowywane na serwerze
    Rozpoczyna się przenoszenie wiadomości. Aby przenieść pocztę, na bieżąco kontrolujemy jej proces. Sprawdzamy, czy wszystko poprawnie się przenosi. Jeżeli wystąpią problemy z migracją jakiegoś maila, np. ze względu na jego rozmiar lub inne specyficzne cechy – będziemy o tym wiedzieć i indywidualnie z każdym użytkownikiem ustalać sposób jego przeniesienia. Dzięki użyciu protokołu IMAP wiadomości po migracji mogą się samoczynnie do synchronizować, jeżeli z jakiś względów wiadomość wpadłaby jeszcze na stary serwer

  • B: Przenosimy wiadomości ręcznie, jeśli konto pocztowe przechowywało wiadomości e mail lokalnie na dysku twardym komputera

    Wiadomości muszą zostać odnalezione na komputerze i musi odbyć się przeniesienie wiadomości na nowe konto pocztowe. Przenoszenie poczty e mail zajmuje dużo więcej czasu niż w poprzednim przypadku

• Krok 6: Konfigurujemy domenę klienta.
  Dzięki temu nowa poczta, zacznie trafiać na nowy serwer, do nowych skrzynek założonych użytkownikom. Równocześnie użytkownicy widzą na swoich nowych skrzynkach wiadomości e-mail, które są przenoszone z poprzedniego serwera pocztowego. Czasem zdążają się przypadki, że jakiś mail trafi na adres źródłowego serwera. Takie wiadomości są automatycznie pobierane na nowe konto pocztowe przez cały okres migracji, którego czas jest ustalony z Klientem

• Krok 7, po ustaleniu z klientem, opcjonalne : Zgrywamy kopie zapasowe.
  W miarę możliwości technicznych po stronie poprzedniego serwera pocztowego zgrywamy kopie zapasowe wiadomości przeniesionych do nowego serwera pocztowego i udostępniamy takie archiwum Klientowi

Gdzie najlepiej wykonać migrację?

Kwestia posiadania własnej infrastruktury serwerowej:

• Jeśli Twoja firma nie posiada własnych serwerów, zwłaszcza z systemami Windows od Microsoft, wybór miejsca migracji staje się otwarty. Nie ma większego znaczenia, gdzie będzie znajdować się Twoje konto pocztowe

• Jeśli posiadasz własne serwery lub usługi od Microsoft, warto założyć nowe konto pocztowe w środowisku tego samego dostawcy. Integracja pomiędzy różnymi narzędziami MS może być korzystna

Kwestia pracy w aplikacjach

• Jeżeli preferujesz pracę na aplikacjach desktopowych, warto rozważyć przemieszczenie poczty do ekosystemu Microsoft. Z kolei, jeśli korzystanie z przeglądarkowych wersji aplikacji jest dla Ciebie priorytetowe, to Google stanowi solidną alternatywę, ze względu na ich zoptymalizowanie pod kątem działania w przeglądarkach. Warto jednak zauważyć, że choć Microsoft również oferuje aplikacje przeglądarkowe, funkcjonalność nie zawsze dorównuje tej dostępnej w wersjach desktopowych, co może mieć znaczenie przy korzystaniu z zaawansowanych narzędzi, jak choćby Excel czy Word

• Jeśli lubisz korzystać z Outlooka, przeniesienie usługi poczty do środowiska Microsoft jest zdecydowanie zalecane, ze względu na lepszą integrację z tym programem. Google, mimo że oferuje swoje narzędzia, nie zawsze współpracuje z Outlookiem w sposób optymalny

• W kontekście aplikacji na urządzenia mobilne, wybór pomiędzy MS a Google nie ma większego znaczenia, gdyż obie firmy oferują podobne zestawy aplikacji

Dokąd małe i średnie firmy najczęściej wykonują przeniesienie poczty?

Nie ma się co oszukiwać, małe i średnie firmy bardzo często patrzą na koszty, jakie muszą ponieść, aby korzystać z usług poczty. W przypadku małych i średnich firm, które zwykle zwracają szczególną uwagę na koszty, miejsce migracji może być determinowane przede wszystkim przez aspekty ekonomiczne. Ostatnio coraz częściej można zauważyć, że przedsiębiorstwa tego typu preferują przenoszenie poczty do usług oferowanych przez dostawców, którzy zapewniają konkurencyjne ceny oraz elastyczne modele płatności. W tym kontekście dwaj główni gracze dominują na rynku: Microsoft i Google. Oba te przedsiębiorstwa oferują szeroką gamę usług pocztowych dla firm, zróżnicowanych pod względem funkcji, rozmiaru i cen. Wybór pomiędzy nimi zazwyczaj oparty jest na indywidualnych potrzebach i preferencjach danej firmy. Microsoft, dzięki swojemu ekosystemowi, może być atrakcyjny dla firm, które już korzystają z innych narzędzi tego dostawcy, takich jak pakiet biurowy Office czy system operacyjny Windows. Integracja tych usług może przynieść dodatkowe korzyści, a przenoszenie poczty do środowiska Microsoft może być bardziej spójne z już istniejącą infrastrukturą firmy. Z kolei Google, oferując swoje usługi w chmurze, często przyciąga firmy, które cenią elastyczność i skalowalność. Modele płatności “płać za to, co używasz” mogą być szczególnie atrakcyjne dla małych firm, które chcą unikać dużych stałych kosztów.

Ostateczny wybór między Microsoftem a Google często zależy od tego, które z narzędzi i funkcji są bardziej zgodne z konkretnymi potrzebami firmy, a także od budżetu, który jest dostępny na migrację i utrzymanie usług pocztowych. Warto również zauważyć, że w miarę postępu technologii, pojawiają się nowi gracze na rynku, co daje firmom jeszcze więcej opcji do rozważenia przy podejmowaniu decyzji dotyczącej przeniesienia wiadomości z serwera na serwer.

Jakie są najczęściej zadawane pytania w czasie migracji?

1. Czy w czasie przenoszenia będę miał przerwę w działaniu poczty i jak będzie wyglądało korzystanie z nich w czasie przenoszenia?

   Przenoszenie poczty między serwerami może potencjalnie wprowadzić pewne zakłócenia w dostępie do usług e-mail, jednak dużo zależy od staranności i planowania migracji.

   Nie powinieneś zauważyć żadnych przerw w działaniu usługi.

2. ile to kosztuje?

   Każdą migrację wyceniamy indywidualnie z klientem. (opis sytuacyjny – konfiguracja 2500 zł, koszt migracji jednej skrzynki to 50 zł, z konfiguracją na komputerze 150 zł)

3. Czy zmieni się mój adres email po migracji?

   Adresy pozostaną takie same, chyba, że przed migracją ustalimy razem inaczej. (Łączenie skrzynek, tworzenie aliasów, skrzynki współdzielone). Uporządkowanie nazewnictwa skrzynek. Nazwa się może zmienić, jeśli korzystałeś wcześniej np. z prywatnego Gmail’a i np. nie posiadasz własnej domeny.

4. Czy cala moja historia korespodencji zostanie przeniesiona?

   Tak, cała historia korespondencji zostanie przeniesiona. Jeśli któraś wiadomość nie zostanie przeniesiona automatycznie, pod koniec procesu przenosimy takie wiadomości ręcznie.

5. Czy będę musiał się na nowo nauczyć korzystać z nowego programu pocztowego?

   Potrzeba nauki nowego programu pojawi się tylko wówczas, gdy wcześniej korzystałeś np. z Mozilla Thunderbird, a zdecydowałeś przesiąść się na narzędzia Microsoft’u.

   Nie martw się, oferujemy bogatą ofertę szkoleń z zakresu obsługi pakietu Microsoft 365!

6. Czy moje kontakty oraz kalendarze zostaną przeniesione?

   Istnieje taka możliwość, jednak nie zawsze jest to możliwe. Niektórzy dostawcy, z których mogłeś korzystać, nie pozwalają na przeniesienie tych danych.

7. Czy możemy liczyć na brak przerw w czasie korzystania z poczty?

   Tak, podobnie jak w pkt1.

8. Czy jeśli wysyłam automatyczne mejle transakcyjne, to czy to też zostanie przeniesione?

   Jeżeli maile transakcyjne były wysyłane bezpośrednio od poprzedniego dostawcy i były po wysłaniu zapisywane w jakimś miejscu (pliku pst/serwerze) to można przenieść takie maile.

   Jeżeli maile transakcyjne mają być wysyłane od nowego dostawcy to trzeba sprawdzić, czy nie przekroczymy limitów dostawcy. Jeżeli maile transakcyjne były wysyłane w inny sposób (inaczej niż od poprzedniego dostawcy) to wówczas nie ruszamy takiej konfiguracji, ale możemy ją poprawić/zoptymalizować, jak klient będzie chciał.

9. Czy da się zmigrować listy dystrybucyjne?

   Bezpośrednio list nie zmigrujemy, ale możemy je odtworzyć, tj. albo sprawdzić nazwę listy i założyć nową, o takiej samej nazwie w nowym miejscu albo sprawdzić członkostwo listy i dodać te same osoby (adresy mailowe) w nowym miejscu.