Temat: 10 trików jak uporządkować dokumenty w firmie.  

Temat: 10 trików jak uporządkować dokumenty w firmie.  

Porządkowanie dokumentów w firmie jeszcze nigdy nie było tak potrzebne, jak podczas pracy zdalnej w rozproszonych zespołach pracujących w różnych lokalizacjach. Aby pracownicy mogli efektywnie pracować oraz nie odczuwać braku obecności w biurze (zawsze można było się zapytać kolegi obok, gdzie jest dany raport czy jak go udostępnić szefowi), powinni mieć dostęp do danych z każdego miejsca i każdego urządzenia oraz jasności, gdzie znajdują się dokumenty, których potrzebują do wykonywania swoich obowiązków służbowych. 

Uporządkuj dokumenty firmy z BetterIT

Jak zatem uporządkować dokumenty w firmie? Oto 10 wskazówek kilka dobrych praktyk. 

  1. Pliki powinny być dostępne dla każdego pracownika z dowolnego urządzenia  
  1. Pliki powinny być uporządkowane według grup pracowników zgodnymi z grupami wewnątrz firmy np. Księgowość, kadry, produkcja, zarząd itd. 
  1. Pracownicy pracujący nad danym projektem powinni mieć swoją przestrzeń do przetrzymywania plików 
  1. Pliki firmowe należy przetrzymywać w przestrzeniach dyskowych należących do firmy np. Nie pracując nad raportem finansowym za 2020r, plik raportu nie powinien być na naszym komputerze, lecz np. na SharePoint, aby każda osoba z księgowości miała do niego dostęp 
  1. Wykorzystywanie dostępnych narzędzi jak np. Microsoft Teams, który jest dostępny w ramach licencji Microsoft 365 do pracy przez wiele osób w ramach jednego pliku np. Pisząc zarys tego postu, plik znajduje się w aplikacji teams, dzięki czemu jeszcze kilka osób ma do niego dostęp i może np. Wykonać formatowanie tekstu, czy nanieśc poprawki w tym samym momencie, w którym ja piszę jego treść. 
  1. Nie powinniśmy wysyłać dokumentów w załącznikach wiadomości email, tylko po to, aby nasza koleżanka dopisała swoją “cześć. Tak jak w przykładzie powyżej. Dobrą praktyką jest praca na jednym pliku, aby nie mieć później kilkanaście wersji tego samego dokumentu i mieć dylemat która wersja jest najlepsza czy ostateczna 
  1. Wykorzystujemy wersjonowanie dokumentów, które jest OneDrive, SharePoint czy Microsoft Teams w ramach Microsft 365. Dzięki temu mamy np. 500 wersji każdego dokumentu i możemy w łatwy sposób powrócić do Jana Kowalskiego z ostatniego piątku, który naniósł wartościowe poprawki, które następnie zostały przeze mnie usunięte. Wówczas zamiast tracić czas przypominanie sobie co tam było napisane, możemy po prostu otworzyć wcześniejszą wersję. Dzięki tej dobrej praktyce nie tworzymy też wielu wersji dokumentu w sposób niepoprawny np. Umowa_wersja_1.docx, Umowa_wersja_2.docs itd..  
  1.  Jeśli przechowujemy pliki w SharePoint, warto wykorzystać możliwość dodawania dodatkowych danych metatagi, aby oznaczać dokumenty np. Nazwą klienta, dzięki czemu możemy później w łatwy sposób wyszukać wszystkie pliki dotyczące “Klienta A” 
  1. Przenoszenie plików do archiwum, jeśli nie są nam potrzebne, Microsoft 365 ma opcję tzn retencji, tzn. każdy plik starszy niż 2 lata, może być automatycznie przenoszony  
  1. Szkolmy się, jak lepiej obsługiwać dostępne narzędzia umożliwiające lepszą i szybszą, ale pracę nad dokumentami firmowymi (np. Jak edytować dokumenty online, jak wykorzystywać wersjonowanie, o którym pisałem w pkt 7, jak udostępniać dokumenty a nie wysyłać je jako załączniki tworząc niepotrzebne wersje dokumetów.  

Jako BetterIT oferujemy szkolenia z bezpiecznej pracy zdalnej i efektywnego zarządzania dokumentami firmowymi.  Jeśli czujesz, że masz trudność z uporządkowaniem swoich dokumentów, to skorzystaj z naszej bezpłatnej konsultacji. Omówimy szerzej Twój problem oraz zaproponujemy koncepcję na jego rozwiązanie. 

Odpowiedni backup w firmie. Jak go wybrać i na co zwrócić uwagę? 

Czym jest backup i jakie ma zastosowania? 

Celem wykonywania backupu jest podwójne utrwalenie danych firmy, które codziennie są generowane przez jej pracowników, oprogramowanie oraz sprzęt i zapisywane w odpowiednich do tego systemach, na wypadek ich utracenia.. Mówiąc bardziej biznesowo znaczy to, by firma w momencie utraty jakichkolwiek danych mogła szybko je odtworzyć i powrócić do pracy bez straty finansowej przez przestój.  

Ważne! Przy wyborze back upu zwróć uwagę jak szybko zajmie odtworzenie danych w momencie ich utraty. Z doświadczenia wiemy, że w wielu firmach trwa to nawet kilka tygodni, co jest zdecydowanie zbyt długim czasem, zważając na to ile straty finansowej może wygenerować godzina przestoju w pracy. 

Serwis dysku twardego przez BetterIT

Czy backup ma jakieś kategorie? Jak wybrać odpowiedni dla swojej firmy?  

Backup w małych i średnich firmach, możemy podzielić na 4 kategorie odnoszące się do celu ich wykonywania: 

– backup systemów operacyjnych i aplikacji w celu szybkiego ich przywracania 

– backup bazy danych w celu możliwości jej odtwarzania do kilku minut pracy wstecz 

– backup poszczególnych plików, w celu podobnym do tego wyżej 

– backup poczty w celu zachowania wiadomości przychodzących i wychodzących z firmy 

Biorąc pod uwagę celę wykonywania określonych kopii zapasowych, przy wyborze backupu należy przede wszystkim zastanowić się jakie dane w mojej firmie są dla mnie ważne i utrata czego może spowodować straty. W wielu organizacjach należy się również dogłębnie zastanowić po co i jak często backup’ujemy daną zawartość ponieważ niektóre dane mogą wymagać utrwalania nawet co kilka minut, a inne zaś co kilka godzin lub nawet dni. Firma zajmująca się wdrożeniem backupu powinna zadać Tobie pytania, które pomogą określić czy jest sens i jeśli tak to jaki by tworzyć kopię zapasową określonych danych. 

Czy kopia zapasowa gwarantuję pełną ochronę przed utratą wszystkich danych w Twojej firmie? 

Odpowiedź brzmi to zależy. Zależy od tego jak często wykonujemy back up. Dla niektórych firm, ważne jest to, by zabezpieczyć dosłownie każdą sekundę pracy określonych specjalistów i tego niestety nie zagwarantuję back up. Tą gwarancję daję wysoka dostępność, która jest w stanie zapisywać 99.9% bieżącej pracy użytkowników.  

Czym dokładnie jest wysoka dostępność? 

Wysoka dostępność to w skrócie klon działającego systemu, który zapisuje 99.9% jego danych. Oznacza to, że jesteśmy w stanie zachować pracę każdej osoby co do ułamka sekundy na wypadek jej utraty. Jest to szczególnie ważne dla firm z wysokimi zobowiązaniami za utratę danych lub przestój w pracy. 

Chcesz wybrać odpowiedni backup dla swojej firmy? A może chciałbyś szerzej porozmawiać na temat wysokiej dostępności? Zamów rozmowę z ekspertem klikając w prawy dolny róg strony.

A oddzwonimy do Ciebie, by porozmawiać o tym co chcesz zrobić. 

5 niezbędnych narzędzi ułatwiających pracę w biurze notarialnym

top programy dla notariuszy
BetterIT rekomenduje programy dla notariuszy

1. Program do obsługi kancelarii notarialnej 

Notariusz opiera swoją pracę na programach wspomagających ich pracę, bez specjalnego oprogramowania praca notariusza zajmuje o wiele więcej czasu, ponieważ akty trzeba ręcznie edytować. Dwóch największych graczy jeśli chodzi o oprogramowanie dla notariuszy to Rejnet i Kancelaria. Według statystyk zebranych przez naszą firmę najlepsze oceny zbierał Rejnet, ze względu na dużą ilość przydatnych funkcji dla notariusza. Oceniający zwracali też szczególną uwagę na prostotę i przejrzystość oprogramowania. 

2. Ciągły dostęp do programu obsługującego kancelarię notarialną  

Ogólnie rzecz biorąc w dzisiejszych czasach praca notariusza bez komputera jest w zasadzie niemożliwa. Coraz mniej możliwa staje się też praca bez programu, o którym wspomnieliśmy wyżej. Jednak biorąc pod uwagę fakt, że będziemy z tego programu korzystać, będzie nam on usprawniał pracę, to co się stanie, jeżeli nagle stracimy do niego dostęp? Bez odpowiednich zabezpieczeń po stronie infrastruktury IT w jednej chwili możemy stracić dostęp do narzędzia pracy, a więc tym samym przestać zarabiać. Czy tego chcemy? Oczywiście przy obecnej technologii takie ryzyko możemy zniwelować praktycznie do zera ponosząc stosunkowo niewielkie koszty. Coś jak ubezpieczenie. Za drobną opłatą ktoś zapewnia nas, że w razie wypadku zapłaci za naprawę szkód. Posiadając w kancelarii nawet 3 komputery warto odpowiednio zadbać o jeden z nich, lub kupić dedykowany, który będzie pełnił rolę naszego wewnętrznego serwera dokumentów. Oprócz samego kupna serwera potrzebna jeszcze będzie jego odpowiednia konfiguracja, a to zadanie najlepiej już zostawić specjalistom. 

3. Możliwość pracy zdalnej  

Nikt nie lubi siebie nazywać pracoholikiem, ale czasami zderzamy się z rzeczywistością i potrzebujemy popracować dłużej lub w weekend. Czy wiesz, że można mieć sprawny dostęp do dokumentów znajdujących się na komputerze/serwerze w kancelarii? A co najważniejsze dostęp ten może być zupełnie bezpieczny i nie powoduje znaczącego zwiększenia zagrożenia płynącego z Internetu. Oczywiście jeżeli rozwiązanie będzie wdrożone i skonfigurowane w odpowiedni sposób. W takim przypadku, jeżeli przymomniałeś/aś sobie, że coś jest do zrobienia na jutro rano, nie musisz jechać znowu do biura i tracić czasu na dojazdy, tylko łączysz się, robisz co masz zrobić i gotowe. Masz tak? O ile ułatwia to pracę? 

4. Stworzenie kopii zapasowych  

Możesz pomyśleć, że ten punkt będzie tym samym, co pkt. 2. Jednak nie. Zapewnienie ciągłego dostępu do programu obsługującego kancelarie nie jest tożsame z kopią zapasową. W uproszczeniu… Chodzi o to, że aby mieć ciągły dostęp do czegoś, to potrzebujesz to mieć nadmiarowe, coś jak koło zapasowe w samochodzie. Jeżeli złapiesz „kapcia” to zakładasz „zapas” i jedziesz dalej. To jest zapewnienie ciągłości. Co prawda podczas wymiany koła miałeś chwilę przestoju, ale jeżeli jesteś w trasie z gór nad morze, a „kapcia” złapałeś gdzieś po drodze, to stosunek czasu niedostępności do całości podróży jest znikomy. Kopia zapasowa to coś innego. To tak jakby móc cofnąć się w czasie do momentu sprzed awarii. Czyli jadąc z już wspomnianych gór nad morze w okolicach łodzi robisz swoją kopię zapasową podróży. Po godzinie jazdy w Toruniu psuje Ci się samochód (na komputerze np. łapiesz wirusa i szyfrują się wszystkie dane). W takim przypadku zapasowe koło na niewiele nam się zda, bo akurat zepsuł nam się silnik. Więc możemy cofnąć się w czasie do naszego ostatniego zapisu, do Łodzi. Co prawda tracimy godzinę podróży, ale nie tracimy samochodu. Nie musimy zaczynać od zera, czyli od szukania jaki samochód chcemy, jakie ma mieć wyposażenie itd. Czyli odpowiednia kopia zapasowa środowiska komputerowego pozwala w razie dużej awarii lub zaszyfrowania na cofnięcie się w czasie do zaplanowanego wcześniej momentu. 

5. Bezpieczeństwo danych 

Wiele firm często zastanawia się jak zapewnić sobie szybki, wygodny oraz przede wszystkim bezpieczny dostęp do danych. Temat nie jest prosty oraz łatwy ponieważ na bezpieczeństwo Twoich danych składa się wiele elementów. Jak zatem zrobić to w odpowiedni sposób? Na odpowiedź na to pytanie poświęciliśmy cały artykuł, tak, żeby nic nie pominąć. Jest on dostępny pod tym linkiem: https://betterit.pl/jak-zapewnic-bezpieczny-dostep-do-danych-w-firmie/ 

Dowiesz się z niego: 

– jak powinien wyglądać bezpieczny dostęp do danych, 

– jak przechowywać dane, 

– jak bezpiecznie uprościć dostęp do swoich danych, 

– jak stworzyć odpowiednią kopię zapasową, 

– jak przygotować bezpieczną sieć WI-FI dla gości. 

Obsługa informatyczna w Twojej firmie. Jaki model wybrać?

Optymalizacja procesów jest kluczem do generowania jak najniższych kosztów. Twój biznes powinien stronić od awarii, a jak już się wydarzą, to czas naprawy musi być błyskawiczny. Jaki model współpracy ze specjalistami od IT wybrać? Czy opłaca się mieć kogoś na etacie, czy jednego zdalnego specjalistę? Czy jednak warto zdecydować się na zewnętrzną obsługę informatyczną?

Administrowanie IT w ramach obsługi informatycznej firm to nie jest – jak może się wydawać laikowi – zaledwie reagowanie na nagłe awarie. To zdecydowanie bardziej skomplikowana praca, na którą składa się diagnozowanie i rozwiązywanie problemów IT, konserwacja urządzeń (komputery, serwery czy routery), aktualizacja oprogramowania, monitorowanie stanu serwerów i sprawdzanie bezpieczeństwa danych czy wsparcie użytkowników w obsłudze programów lub systemów. Nowoczesna obsługa informatyczna weryfikuje wydajność sprzętu zdalnie i dzięki temu można również przeciwdziałać awariom.

Informatyk na etacie. Czy warto?

Jak radzą sobie z tym firmy? Główne koncepcje są trzy. Po pierwsze obsługą informatyczną zajmuje się informatyk na etacie. Jego zadaniem jest całościowe dbanie o każdy aspekt ważny z punktu widzenia administracji IT.
Czy to skuteczny model? Jeden informatyk to może być za mało i nie chodzi o wielkość przedsiębiorstwa, w którym wykonuje zadania. Sektor IT charakteryzuje się bowiem ciągłymi zmianami, a to wymusza pojawianie się specjalizacji. Nawet najlepiej wyszkolony informatyk nie jest w stanie podążać za wszystkimi nowościami w każdym aspekcie obsługi IT – sieciach komputerowych, systemach, serwerach, kopiach zapasowych czy wsparciu użytkowników. Nie jest w stanie też przetestować wszystkich nowych rozwiązań i nierzadko dzieje się to „na żywym organizmie”, czyli na procesach firmy, w której pracuje.
Oczywiście dużym plusem jest to, że informatyk na etacie jest cały czas na miejscu. Daje wtedy poczucie natychmiastowego wsparcia, choć trzeba pamiętać, że jest to tylko kwestia mentalna, bo przecież zdalny informatyk jest w stanie niemal od razu zająć się problemem.  Często etatowego informatyk deleguje się do rozwijania systemów i aplikacji, a administracją infrastrukturą IT zajmuje się wyspecjalizowana firma. Wtedy praca nawet firmowego informatyka realnie wpływa na efektywność pracy pozostałych ludzi w organizacji. 
Jednak nie każda firma ma dostęp do drogich i specjalistycznych narzędzi. Dla jednego informatyka  w zespole po prostu się to nie opłaca. Specjalistyczne firmy zajmujące się outsourcingiem IT odpowiednie oprogramowanie przynoszą „w pakiecie”.

Zdalny informatyk na kontrakcie

Drugą możliwością jest zatrudnienie informatyka zdalnego, który pracuje z reguły na umowę zlecenie, o dzieło lub na zasadzie kontraktu B2B. Wydaje się, że plus takiego rozwiązania jest tylko jeden, czyli firma płaci tylko i wyłącznie za wykonaną pracę przez konkretnego specjalistę. Jednak realizuje on z reguły wizję zarządzającej firmą osoby i niekoniecznie musi być to sposób zgodny z dobrymi praktykami.
Informatyk zdalny z reguły pracuje dla kilku firm. Oczywiście, zakładamy, że rzetelnie podchodzi do swoich obowiązków, ale nawet jego doba jest ograniczona. Dobrze skonstruowany kalendarz zadań zapewne pomoże mu sprawnie administrować kilkoma systemami IT, ale wszystko do czasu, czyli momentu większej awarii czy potrzeby aktualizacji systemów nie w jednej firmie, a w kilku i to w bardzo podobnym czasie. Natomiast zatrudnienie już dwóch specjalistów, którzy nie są ze sobą związani, może spowodować, że ich praca nie tylko będzie generować dodatkowe koszty, ale też może się „kanibalizować” czy też wprowadzić kłopoty związane z innym systemem pracy lub używanych technologii.
Zdalny informatyk nie czuje też związku z firmą. Gdy nagle zrezygnuje z pracy lub z przyczyn bardziej obiektywnych przestanie być możliwy z nim kontakt, firma może z dnia na dzień zostać pozbawiona np.  dostępu do domeny czy też poczty.

Outsourcing obsługi informatycznej

Inną opcją jest outsourcing procesów IT, który oferuje specjalistyczną usługę wsparcia każdego segmentu infrastruktury IT. Wystarczy, podpisać umowę z firmą, która proponuje stałą obsługę informatyczną, ale zarazem na swoim pokładzie ma specjalistów z każdej dziedziny IT, by być spokojnym o rzetelne administrowanie procesami IT. Dlaczego jest to możliwe? Profesjonalna firma zajmująca się obsługa IT przeprowadzi najpierw audyt, który wykryje wszystkie problemy. Dzięki temu można będzie wdrożyć modernizację oraz dobre praktyki, które w przyszłości ograniczą czas zarządzania zasobami IT do minimum.


Outsourcing przynosi spore oszczędności choćby poprzez optymalizację kosztów wynikających z przestojów pracy. Dodatkowo oszczędza czas pracy, bo pomaga pracownikom efektywnie zarządzać narzędziami, rozwiązuje problemy oraz zapobiega awariom. Firma, która decyduje się na kompleksową, ale zewnętrzną obsługę informatyczną ma dostęp do wiedzy i czasu pracy specjalistów z wielu dziedzin IT, a także do niezbędnych programów i narzędzi. Wszelkie wdrożenia też wprowadza się znacznie płynniej. Każdy kolejny specjalista IT jest bowiem wprowadzany do pracy zespołu szybciej, gdyż wszelkie procedury są już przetestowane podczas innych projektów.


Co jednak najważniejsze, firma nie musi tworzyć planu działań w razie awarii. Od tego ma już specjalistów, których obowiązkiem jest zapewnienie ciągłości działań i szybkie rozwiązywanie problemów. Zespoły obsługi informatycznej mają odpowiednie doświadczenie, żeby reagować natychmiast i ograniczyć ewentualny przestój do minimum. Nie mniej istotny jest dostęp do najnowszej technologii. Wielu firm po prostu nie stać na to, żeby na bieżąco inwestować w kolejne narzędzia. Jest to zrozumiałe z kilku powodów. Technologia zmienia się niemal z tygodnia na tydzień. Firmy, które oferują usługę outsourcingu IT, w swojej bazie mają wiele niezbędnych technologii, które są udostępniane w ramach współpracy.


Jak działa obsługa informatyczna firm prowadzona przez profesjonalnych partnerów zewnętrznych? Z reguły pracują zdalnie, więc w znacznym stopniu odpada konieczność opłacenia fizycznego pojawienia się specjalisty IT w biurze, a taka pomoc jest przecież zdecydowanie droższa.
Najlepsze zespołu obsługi informatycznej większość problem rozwiązują już przy pierwszym telefonicznym kontakcie, a reakcja na zgłoszenie  trwa nie dłużej niż kwadrans. Jednak wybór właściwej firmy obsługującej IT ma znaczenie, bo niekiedy trwa to dłużej – nawet kilka dni.
Najważniejszy jest dostęp do specjalistów. Najlepsza obsługa informatyczna posiada ich przynajmniej kilku. Realizację celów firmy wspierają m.in. inżynierowie wsparcia technicznego, administratorzy systemów informatycznych, a także administratorzy sieci komputerowych, którzy dbają o brak przestojów pracy i bezpieczeństwo systemów. Konsultant ds. komunikacji w firmie odpowiada natomiast za wdrożenia narzędzi ułatwiających wymianę informacji między pracownikami, a inżynier wsparcia na bieżąco reaguje na ich potrzeby oraz problemy wynikające z użytkowania narzędzi informatycznych.
Ważną osobą jest też zdalny dyrektor ds. IT, którego głównym zadaniem jest doradztwo zarządowi w sprawach informatycznych oraz kontrola wdrożeń, które przeprowadzają pozostali specjaliści.
Praca całego zespołu IT ma za zadanie przynieść firmie oszczędności poprzez zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych, niwelowanie przestojów czy codziennych problemów, które generują straty czasowe, a co za tym idzie również i finansowe. Efektywny system informatyczny zdecydowanie zwiększa też wydajność pracy. 
Jak rozlicza się pracę zewnętrznych specjalistów obsługi informatycznej? Firmy mogą podpisać kontrakt na obsługę „no limit”, czyli wynagrodzenie jest stałe bez względu na ilość wykorzystanych godzin wsparcia. Drugą opcją jest obsługa godzinowa, czyli opłata za realnie przepracowane godziny nad projektami

Jak zwiększyć wydajność pracy biurowej? Problem tkwi głównie w odpowiednim sprzęcie

W Internecie można znaleźć wiele różnych artykułów mówiących o tym, jak zwiększyć wydajność pracy biurowej, jednak 90% z nich nie zawiera żadnych konkretnych informacji. To zwyczajne lanie wody lub podsuwanie niepoważnych pomysłów mających podobno natychmiast zwiększyć efektywność pracy, są to np. gimnastyka w biurze, odpowiednie kolory ścian, smaczne przekąski czy ładne rośliny i dekoracje, które podobno motywują pracownika do działania. Owszem takie triki mogą sprawić, że praca w firmie stanie się przyjemniejsza, ale nie efektywniejsza, a na pewno nie na tyle, żeby pracodawca w jakiś sposób to odczuł. Co zatem zrobić, aby zwiększyć efektywność pracy biurowej? Przeważnie problem nie tkwi w kwiatkach czy dekoracjach, ale w odpowiednim sprzęcie komputerowym, który jest w stanie podnieść produktywność pracowników nawet o kilkanaście procent.

Odpowiedni sprzęt komputerowy ma duży wpływ na wydajność pracy w biurze.

Wydajność pracowników a sprzęt komputerowy

Praca biurowa to głównie praca umysłowa, której cechą charakterystyczną jest produkt niematerialny. Powstaje on w procesie zbierania i przetwarzania informacji.  Aby efektywnie zbierać i przetwarzać informacje,  potrzebny jest odpowiedni sprzęt komputerowy. Ważne, aby były wydajny i funkcjonalny. Jak dobrze wiadomo, komputer to tylko jednostka centralna. Aby uzupełnić cały zestaw potrzebny będzie jeszcze dobry monitor o odpowiedniej rozdzielczości, myszka oraz klawiatura. Aby pracownik był wydajny, musi mieć przede wszystkim wydajny sprzęt, a nie dekoracje na biurku. Komputer do biura powinien oferować porządny procesor, dużą ilość pamięci RAM oraz dysk SSD

Praca w biurze.

Co pracownicy robią na komputerach?

Pracownicy biurowi korzystają z komputerów minimum kilka godzin dziennie. To, do czego ich najczęściej używają, zależy w dużej mierze od specyfiki ich pracy. Przeważnie jednak służą im do przeglądania poczty e-mail, pracy z pakietem biurowym (np. Microsoft 365), korzystania z baz danych, programów księgowych czy graficznych. Na komputerach pracownicy przechowują różne informacje, edytują tekst, tworzą kalkulacje, wykazy, reklamy czy oferty handlowe. Komputery stacjonarne i laptopy służbowe służą im także do komunikacji i poszukiwania informacji w Internecie. Dobry sprzęt komputerowy powinien być dostosowany do specyficznych obowiązków danego zawodu i posiadać odpowiednie programy, pomocne przy wykonywaniu pracy. 

Wydajność pracy w biurze – dwa monitory czy jeden?

W XXI wieku pracownicy biurowi coraz częściej korzystają z więcej niż jednego monitora. Dwa ekrany są niezbędne w przypadku potrzeby wyświetlenia dwóch programów lub dokumentów obok siebie, żeby je na przykład porównać. Pracę na dwóch monitorach doceniają m.in. programiści, specjaliści IT, architekci, księgowi, graficy, architekci, maklerzy czy analitycy. Pracując wyłącznie na jednym ekranie, nie byliby w stanie szybko analizować danych lub obrazów pochodzących z różnych źródeł. W wielu biurach dwa monitory to już standard, bez którego trudno się obejść. Pracodawcy doskonale wiedzą, że takie stanowisko pracy jest nie tylko komfortowe, ale też sprzyja większej wydajności.   

Wydajność pracowników zwiększa się podczas pracy przy dwóch monitorach.

Jak dobrze wiadomo, apetyt rośnie w miarę jedzenia i jeśli ktoś raz spróbuje pracy na dwóch monitorach, nie będzie już chciał wrócić do jednego, a może nawet podepnie trzeci. Wiele badań pokazuje, że praca przynajmniej na dwóch monitorach znacząco poprawia wydajność. Gdy chcesz skorzystać na raz z dwóch programów, możesz bez problemu je otworzyć na dwóch monitorach, zamiast zwijać jeden na pasek zadań. Każdy dobry komputer powinien pozwalać na podłączenie dwóch ekranów jednocześnie, a nawet i więcej. 

Efektywność pracy na dwóch monitorach – badania

University of Utah

Z badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Utah wynika, że korzystanie z minimum dwóch monitorów zmniejsza liczbę błędów o 33%. Pracownik, który korzystał z dwóch monitorów lub jednego dużego, oszczędzał do 2 godzin czasu pracy dziennie. 

Microsoft Corporation 

Firma Microsoft podaje zaś, że podłączenie dodatkowego monitora zwiększa wydajność i jakość pracy od 9 aż do 50%.

Jon Peddie Research

Z kolei badanie zamieszczone w gazecie The New York Times przeprowadzone przez Jon Peddie Research pokazuje, że praca na dwóch monitorach zwiększa wydajność o 20-30%.

Fujitsu Siemens Computers

Tego typu badanie przeprowadziła również spółka Fujitsu Siemens Computers. Okazało się, przestrzeń robocza wyświetlana na trzech monitorach potrafiła zwiększyć produktywność o  35,5%

Badania pokazują, że wydajność pracowników rośnie, gdy korzystają z dodatkowego monitora.

Podłączanie laptopa do monitorów  

Można bez problemu podłączyć służbowy laptop do monitora lub monitorów za pomocą kabla HDMIDisplayport, bądź też w nowszych komputerach przenośnych USB-C do monitora. Wtedy masz do dyspozycji ekran laptopa i dodatkowy monitor, który jest większy. Takie rozwiązanie może mieć jedną zasadniczą wadę – obraz może się “rozjeżdżać”. Dlaczego? Ponieważ monitor jest zwykle większy niż matryca laptopa. Może też mieć wyższą rozdzielczość, co powoduje, że przesuwając myszką z ekranu laptopa na ekran monitora, kursor nie znajdzie się w tej samej linii. Po prostu ucieknie w jakieś inne miejsce na monitorze. W związku z tym, to rozwiązanie należy traktować jako doraźne. 

Najlepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie stacji dokującej, która zasili laptop. Pod stację dokującą można podpiąć, klawiaturę, myszkę, dodatkowe monitory i urządzenia peryferyjne, np. drukarkę. Przy konfiguracji takiego stanowiska pracy należy zwrócić uwagę na to, aby monitory były jednakowej wielkości (miały taką samą wielkość matrycy) oraz taką samą rozdzielczość. Jeśli ten warunek nie zostanie spełniony, to wystąpi taka sama sytuacja jak w przykładzie ekranu laptopa i dodatkowego monitora.

Ustawienie monitorów  

Jeśli korzystasz z dwóch monitorów, bardzo ważne jest ich odpowiednie ustawienie. Przeważnie ekrany ustawia się jeden obok drugiego w niewielkiej odległości. Podstawowe wymogi dotyczące ustawienia sprzętów, kątów nachylenia i parametrów monitorów itd. znajdziesz w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Poniżej prezentujemy dwie podstawowe pozycje umiejscowienia dwóch monitorów na biurku.  

Gdy czas od czasu korzystasz z drugiego monitora 

Główny monitor znajduje się na wprost pracownika, a drugi ekran po prawej lub lewej stronie, ustawiony pod kątem 15 stopni.  Siedzisko powinno znajdować się naprzeciw pierwszego monitora. 

Gdy na drugim monitorze spędzasz ponad 1/3 czasu pracy 

Monitory powinny stać w linii prostej w niewielkiej odległości między sobą. Siedzisko zaś musi znajdować się pośrodku obu monitorów. 

Inne czynniki sprzyjające wydajności w pracy

Aby praca zespołu była wydajniejsza, warto zwrócić uwagę również na inne czynniki. Chodzi tu o dostęp do światła dziennego, odpowiednią motywację, godną pensjęprzyjemną atmosferę w pracy. Gdy pracodawca spełnia te wymogi, na wzrost efektywności nie trzeba będzie długo czekać. Zwiększy się nie tylko produktywność, ale też poziom zadowolenia pracowników.

Dostęp do światła

Badania pokazują, że: 

  •  podwyższenie natężenia z  300 do 500 lx, powoduje wzrost wydajności pracowników o 8%, 
  • wzrost natężenia do 2000 lx, podnosi efektywność pracowników nawet do 20%.

Bardzo ważny jest również odpowiednio długi dostęp do światła dziennego. Naturalne światło korzystnie wpływa na psychikę człowieka i działa relaksująco.

Motywacja

Już dawno udowodniono, że motywacja to siła motoryczna ludzkich zachowani. Bez dobrej zachęty do działania nie ma wyników! W tym celu dobrze jest motywować pracowników i chwalić ich za dobrze wykonane zadania. Pamiętaj, że dobre słowo znaczy wiele a nic nie kosztuje.

Godna pensja

Czynnik finansowy może podnieść wydajność i jakość pracy o ponad 50%. Warto mieć na uwadze i wprowadzić na przykład system premiowy.

Dobra atmosfera w pracy

Ważne, aby wśród członków zespołu nie było niepotrzebnych spięć. Kłótnie między pracownikami na pewno nie sprzyjają efektywności, a wręcz przeciwnie – pochłaniają czas, wprowadzają napiętą atmosferę i utrudniają wykonywanie zadań.

Motywacja poprawia wydajność pracowników.

Podsumowując, jeśli chcesz poprawić produktywność pracy w biurze, zainwestuj w dodatkowe monitory i odpowiedni sprzęt komputerowy. Przyda się również szybki Internet i dobre programy biurowe, które ułatwią pracę. Nie zapominaj również o odpowiedniej motywacji, która korzystnie wpływa na zespół, dobrym premiowaniu i korzystnej atmosferze w pracy.