Odpowiednia firma do wdrożenia Microsoft 365. Jak nie popełnić błędów przy wyborze partnera?

Dobra firma do wdrożenia Microsoft 365 (dawniej Office 365)? Takie pytanie zadaje sobie mnóstwo przedsiębiorców chcących zaopatrzyć swój biznes w aplikacje Microsoftu. Microsoft 365 to rozwinięcie pakietu biurowego Office 365. Wersja podstawowa oferuje bezpieczne usługi w chmurze takie jak OneDriveTeams, Exchange OnlineSharePoint oraz internetowe i mobilne wersje aplikacji Excel, WordPowePoint. Aplikacje pakietu Office bardzo przydają się niemal w każdym biznesie, dlatego właściciele firm chcą je jak najszybciej wdrożyć. Z tego artykułu dowiesz się, czym powinna charakteryzować się dobra firma do wdrożenia Microsoft 365 oraz czym się kierować przy jej wyborze.  

Jak wybrać firmę do wdrożenia Microsoft 365.
Wybór dobrej firmy do wdrożenia Microsoft 365 może być trudny.

Jaka firma do wdrożenia Microsoft 365 (dawniej Office 365)?

Ważne, aby firma miała wykwalifikowanych pracowników, którzy potrafią poprawnie przeprowadzić wdrożenie. Specjaliści dziedzinowi z kilkuletnim doświadczeniem są wręcz wymagani. Przed wyborem odpowiedniego partnera do wdrożenia Microsoft 365 warto porównać kilka firm. W tym celu, należy sprawdzić informacje dostępne w Internecie oraz przeczytać opinie dotyczące wdrożeń. Dobrze też poprosić wybrane firmy o szczegółową ofertę i ją porównać, zarówno jeśli chodzi o cenę jak i zakres działań. Z zakresu wdrożenia produktów Microsoft 365 najistotniejsza jest dobra konfiguracja. Istotne, aby firma partnerska umiała dopasować odpowiednią licencję do specyfiki biznesu i ilości użytkowników. W poprzednim artykule już pisaliśmy, dlaczego do wdrożenia Microsoft 365 warto wybrać Partnera Microsoftu. Uruchamianie usług na własną rękę jest dość ryzykowne i wiąże się z pewnymi, nieprzyjemnymi konsekwencjami. Przeczytasz o nich TUTAJ.   

Firmie, która będzie przeprowadzać wdrożenie Microsoft 365 (kiedyś Office 365) warto również zadać kilka pytań kontrolnych:  

  • W jaki sposób będą zabezpieczone konta moich użytkowników przed włamaniem?
  • Czy można połączyć usługi Microsoft 365 z moją obecną infrastrukturą?
  • Jak długi będzie przestój poczty elektronicznej podczas zmiany?
    Czy ktoś z zewnątrz (moi klienci) zauważą, że coś się u nas zmieniło?
  • Jak ustandaryzować stopki?
  • Kto i w jaki sposób będzie mógł udostępniać pliki OneDrive?
Wybór firmy do wdrożenia Microsoft 365.
Przed wyborem partnera warto mu zadać kilka pytań.

Na co zwrócić uwagę wybierając firmę do wdrożenia Microsoft 365 (dawniej Office 365)

Wdrożeniem Microsoft 365 (dawniej Office 365) zajmuje się mnóstwo firm z całego kraju, jednak jak wybrać taką, która spełni wszystkie Twoje oczekiwania i przeprowadzi wdrożenie szybko, sprawnie i kompetentnie? Wybór może być trudny, gdyż każda z nich będzie zachwalać swoje umiejętności i jak to zazwyczaj bywa – krytykować nieudolną konkurencję. Szerokim łukiem omijaj partnerów, dla których:  

Najważniejszy jest zysk

Taka firma skupi się jedynie na pieniądzach, a nie na dobrym wdrożeniu. Jest wiele przypadków odbierania partnerstwa przez Microsoft za oszukiwanie klientów lub wprowadzania w błąd, np. w zakresie licencjonowania. Jeśli poszukujesz licencji Microsoft 365 i firma sprzedaje Ci ją “na 5 komputerów” jest to typowy przypadek działania na szkodę użytkownika. Licencja Microsoft 365 jest licencją na użytkownika i każdy użytkownik korzystający z oprogramowania powinien być zalicencjonowany. To, że ten użytkownik może korzystać z licencji na pięciu urządzeniach to poboczna zaleta. 

Nie wie do końca, co sprzedaje i jak z tego korzystać

Partner, który sam nie korzysta z produktu, który sprzedaje, prawdopodobnie go nie zna i nie wierzy w jego zalety. Ważne są również wszelkie szkolenia i doskonalenie umiejętności z zakresu oferowanych usług.  

Zawsze możesz zweryfikować partnera, zadając mu pytania kontrolne. Znajdziesz je TUTAJ.

Podsumowując, bez odpowiedniego rozeznania ciężko zweryfikować czy firma do wdrożenia Microsoft 365 doskonale zna się na tym, co robi. Na pewno już na samym początku, należy zadać kilka ważnych pytań i zobaczyć, jaka będzie reakcja. Czy odpowiedzi będą wymijające bez żadnych konkretów, czy zaś wyczerpujące i sensowne? Pamiętaj, kto pyta, nie błądzi, a w tym przypadku nie wyrzuca pieniędzy w błoto. 

 

Jaka firma do wdrożenia Microsoft 365.
Wybierając odpowiedniego partnera możesz sporo zaoszczędzić.

    Jeśli chcesz poznać aktualne zagrożenia i dobre praktyki IT, koniecznie zapisz się do naszego newslettera!

    Z kim wdrożyć Microsoft 365? Na co zwrócić uwagę przy wyborze partnera?

    W ostatnim artykule wyjaśniliśmy, co to znaczy być Partnerem Microsoftu. Skoro już wiesz, czym jest partnerstwo, zastanówmy się z kim wdrożyć Microsoft 365? Teraz przyszła kolej na wybór odpowiedniej firmy, która w imieniu Microsoftu wdroży dane usługi. W Polsce tak samo jak na całym świecie podobnych firm jest mnóstwo. Czym się zatem kierować przy wyborze Partnera Microsoftu? Na co zwrócić szczególną uwagę? 

    Z kim wdrożyć Microsoft 365? Jakiego Partnera Microsoftu wybrać? 

    Przed rozpoczęciem współpracy z firmą wdrażającą Microsoft 365, warto dobrze się jej przyjrzeć (w dobie Internetu to dość proste) i odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

    1. Czy Partner Microsoftu posiada stronę internetową i czy znajdują się na niej niezbędne informacje?  

    W XXI wieku każda licząca się firma posiada stronę internetową. Warto na taką stronę wejść i dowiedzieć się nieco więcej o działalności firmy.  

    2. Czy Partner Microsoftu ma dobrą reputację?

    Sprawdź opinie o firmie. Możesz je znaleźć na przykład na Facebooku czy w wizytówce Google. Jeśli Partner Microsoftu ma dużo negatywnych opinii, nie warto go brać pod uwagę.  

    3. Czy z Partnerem Microsoftu jest dobry kontakt?

    To bardzo ważne, ponieważ, na każdym etapie wdrożenia pojawi się mnóstwo pytań. Dobry Partner Microsoftu powinien mieć czas dla klienta i wszystko cierpliwie tłumaczyć.

    Jak zweryfikować Partnera Microsoftu
    Wybór Partnera Microsoftu.

    4. Czy Partner Microsoftu posiada korzystne referencje?  

    Dobre referencje są dowodem na to, że warto z kimś współpracować. Skoro firmy udzielające referencji są zadowolone ze współpracy z nim, wysoce prawdopodobne, że Ty też będziesz.  

    5. Czy Partner Microsoftu oferuje jedynie samo wdrożenie?

    Mowa tu o wdrożeniu Microsoft 365. Wdrożenie to jedynie aktywacja danych usług u klienta. Pamiętaj, że bardzo istotne jest ich dostosowanie do potrzeb i specyfiki firmy. Niestety tylko nieliczni Partnerzy Microsoftu podchodzą do tego sumiennie i oferują dostosowanie bezpłatnie. Jedną z takich firm jesteśmy MY! Jeśli chcesz z nami współpracować, przejdź do zakładki kontakt i skontaktuj się z nami w dogodny dla Ciebie sposób!  

    Firma firmie nierówna  

    Choć na rynku jest mnóstwo firm oferujących wdrożenie Microsoft 365, nie wszystkie robią to tak, jak należy! Przed wyborem partnera do wdrożenia, warto zweryfikować potencjalnych kandydatów, np. przejrzeć opinie w Internecie, przeczytać referencje, zadać wstępne pytania, które już na początku pozwolą zweryfikować, czy masz do czynienia z profesjonalistami? Jeśli wybrany przez Ciebie partner, odpowie na nie w sposób jasny i wyczerpujący, będzie oznaczało, że dana firma potrafi właściwie wdrożyć Microsoft 365.

    Przykładowe pytania weryfikujące umiejętności firm, zajmujących się wdrożeniem Microsoft 365:  

    Jak wygląda wdrożenie Microsoft 365?  

    Poprawna i profesjonalna implementacja Microsoft 365 powinna przebiegać stopniowo, w kilku krokach. Pisaliśmy już o nich w innym artykule. Kliknij TUTAJ, aby do niego przejść.  

    Czy można przenieść pocztę od obecnego dostawcy? 

    TAK! Nie ma większego problemu w migracji poczty od obecnego dostawcy do nowego. Przy odpowiedniej konfiguracji do nowego dostawcy dotrze również poczta, która z jakiegoś powodu trafi jeszcze na stary serwer po zmianie globalnych rekordów DNS. 

    Przez jaki czas poczta nie będzie działać? 

    Dobre wdrożenie charakteryzuje się tym, że poczta dla użytkowników jest dostępna cały czas. Zarówno nowa jak i stara. Wdrożenie nie powinno mocno ingerować w możliwość pracy firmy. 

    Które licencje będą dla nas optymalne i dlaczego? 

    Często firmy proponują klientom licencję pierwszą z brzegu, bez zastanowienia się, czy jest ona dla firmy odpowiednia. Warto dodać, że można ograniczyć koszty licencji nawet o 50% poprzez dobór odpowiednich produktów. 

    W jaki sposób wykorzystać wszystkie produkty zawarte w danej licencji? 

    Microsoft przygotował predefiniowane zestawy aplikacji dostępne w licencjach. Jeżeli Twoi pracownicy będą korzystać czas od czasu z poczty przez przeglądarkę, to prawdopodobnie nie będą potrzebować całego wachlarza usług chmurowych.

    Jeśli nadal zastanawiasz się z kim wdrożyć Microsoft 365, przestań to robić! Po prostu wdróż go z nami! Wdrożenia przeprowadzamy profesjonalnie i sprawnie. Oto dlaczego warto zrobić to z nami:

    Po pierwsze, możemy pochwalić się bardzo wysokim poziomem bezpieczeństwa naszych wdrożeń.

    Po drugie, posiadamy autorski system zrealizowanych projektów. Umożliwia on szybkie dotarcie do problemu każdemu naszemu ekspertowi oraz błyskawiczną pomoc w razie potrzeby.

    Po trzecie, wiemy jak maksymalnie wykorzystać możliwości Microsoft 365 i chętnie podzielimy się z Tobą naszą wiedzą.

    Po czwarte, jesteśmy konsultantami, a nie sprzedawcami. Dobieramy indywidualne rozwiązania dla firm, a nie wciskamy najdroższe pakiety!

      Jeśli chcesz poznać aktualne zagrożenia i dobre praktyki IT, koniecznie zapisz się do naszego newslettera!

      Co to jest Partner Microsoftu i dlaczego warto z nim wdrożyć Microsoft 365 (kiedyś Office 365)?

      Certyfikowany partner Microsoftu (Microsoft Certified Partner (MCP)) to firma informatyczna, która w imieniu Microsoft Inc. dostarcza m.in. produkty i usługi innym firmom oraz należy do sieci partnerskiej Microsoft Partner Network (MPN). Sieć Partnerów Microsoftu to potężna społeczność organizacji i firm takich jak BetterIT. Jest większa niż Amazon Web Services (AWS) i Salesforce razem wzięte. Program składa się z ponad 64 000 partnerów, sprzedawców i usługodawców, którzy tworzą lub sprzedają rozwiązania oparte na produktach Microsoft. Certyfikowani partnerzy Microsoftu świadczą swoje usługi na całym świecie. Mają 24-godzinny dostęp do pomocy technicznej firmy Microsoft, co umożliwia im niezawodną obsługę klienta. Korporacja nie współpracuje z byle kim, a za odpowiednią współpracę nagradza partnerów rabatami na narzędzia, które pomagają im w pracy.

      W zamian za udział w programie partnerzy uzyskują narzędzia, usługi oraz wsparcie Microsoft, często ze znaczną zniżką w stosunku do cen detalicznych. W zależności od stopnia współpracy tzw. kompetencje wyróżnia się partnerów złotych (Gold), srebrnych (Silver) oraz podstawowych.

      Logotyp złotej kompetencji Partnera Microsoftu
      Logo Złotego Partnera Microsoftu.
      Logotyp srebrnej kompetencji Partnera Microsoftu
      Logo Srebrnego Partnera Microsoftu.

      Najprościej mówiąc Microsoft Partner to sprzedawca oprogramowania Microsoft (Microsoft 365, kiedyś Office 365). To dostawca dobrych rozwiązań zwiększających wydajność firmy, posiadający wiedzę na temat technologii Microsoft. Produkty, urządzenia, oprogramowanie i aplikacje Microsoft partnerzy znają na wylot, dlatego zawsze możesz zwrócić się do nich o pomoc lub poradę.

      Krótko o Microsoft Corporation

      Microsoft Corporation to jedno z najbardziej dochodowych przedsiębiorstw na świecie. Zostało założone w 1975 roku przez Billa Gatesa i Paula Allena. Obecnie zatrudnia około 135 tysięcy osób na całym świecie. Microsoft jest producentem m.in. systemów operacyjnych Windows, konsoli Xbox czy oprogramowania biurowego Microsoft Office, które przynosi największy przychód. To także właściciel serwisu społecznościowego Linkedin. Produkty Microsoft cieszą się dużym zainteresowaniem, ponieważ charakteryzują się innowacyjnością i niezawodnością. Są perfekcyjnie dostosowane do użytkowników i idą z duchem czasów.

      Logotypy aplikacji wchodzących w skład pakietu Office.
      Podstawowe aplikacje pakietu Office.

      Microsoft Partner Silver lub Gold – dlaczego warto ich wybrać do wdrożenia Microsoft 365 (kiedyś Office 365)?  

      Skoro tu trafiłeś, musisz być zainteresowany usługami Microsoft? Istnieje mnóstwo powodów, dlaczego przy przy wdrożeniu tych usług powinieneś nawiązać współpracę z jego certyfikowanym partnerem. Nie chcemy Cię zanudzać, dlatego poniżej przedstawiamy tylko najważniejsze argumenty.

      1. Oszczędność czasu i pieniędzy  

      Po pierwsze współpracując z certyfikowanym Partnerem Microsoftu, oszczędzisz czas i pieniądze. Za rozwiązania dla Twojego biznesu zapłacisz mniej a Partner Microsoftu pomoże Ci dobrać rozwiązania, dzięki którym Twoja firma będzie efektywniej działać.  

      2. Współpraca z firmą godną zaufania  

      W końcu na swojego partnera wybrał ją również Microsoft! Gdyby nie budziła zaufania, natychmiast straciłaby partnerstwo. Ponadto masz stuprocentową pewność, że Partner Microsoftu dostarczy Ci aktualne rozwiązania oparte na technologii Microsoft.  

      3. Rozwiniesz swoją działalność, dzięki technologii Microsoft

      Partner Microsoftu pomoże Ci wykorzystać możliwości chmury Azure. Pokaże Ci jak otworzyć się na nowe rozwiązania, które pomogą rozwinąć i usprawnić swój biznes. 

      Logotyp Microsoft Azure.
      Microsoft Azure.

      4. Wiedza i doświadczenie  

      Partner Microsoftu ma dostęp do najnowszych materiałów szkoleniowych, które otrzymuje od Microsoftu. Jest więc na bieżąco ze wszystkimi zmianami, udoskonaleniami itd. Poza tym ma powiązania z innymi partnerami, którzy wdrażają rozwiązania do różnych firm, dzięki temu korzysta z ich wiedzy, co skutkuje szybszymi i skuteczniejszymi wdrożeniami. 

      5. Dostęp do pomocy technicznej  

      W razie jakichś problemów zwracasz się do firmy partnerskiej! Partner Microsoftu ma wypracowane różne rozwiązania dla danej kategorii klientów i sprawnie ich obsługuje. Zazwyczaj większość spraw jest rozwiązywana na tym poziomie. Gdy zajdzie potrzeba, firma partnerska, z którą współpracujesz, nawiąże w Twoim imieniu kontakt z Microsoftem. 

      Mamy nadzieję, że dostatecznie wyjaśniliśmy co to jest Microsoft Partner i przekonaliśmy Cię, że skorzystanie z usług certyfikowanego Partnera (najlepiej Silver lub Gold) jest najlepszym rozwiązaniem. Gdybyś jednak jeszcze miał wątpliwości, zapraszamy do kontaktu z naszym konsultantem! Jeśli szukasz oprogramowania Microsoft dla swojego biznesu, chętnie Ci je wdrożymy. Mamy w tym zakresie ogromne doświadczenie. Nasze kompetencje potwierdza grono zadowolonych klientów, którzy docenili naszą wiedzę, zaangażowanie i projektowe podejście do wdrożenia.

      BetterIT jest Srebrnym Partnerem Microsoftu. Posiadamy kompetencję Small and Midmarket Cloud Solutions. Nasze wdrożenia charakteryzują się dokładnością i wysokim wskaźnikiem bezpieczeństwa! Jeśli szukasz sprawdzonej firmy do wdrożenia Microsoft 365, trafiłeś na jednego z lepszych Partnerów!

      Kompetencja Srebrnego Partnera Microsoftu dla BetterIT.
      BetterIT – Srebrny Partner Microsoftu.
      List referencyjny
      List referencyjny

        Jeśli chcesz poznać aktualne zagrożenia i dobre praktyki IT, koniecznie zapisz się do naszego newslettera!

        Szyfrowanie wiadomości e-mail – ochrona zawartości przed przeczytaniem

        Dzisiaj poruszymy kilka kwestii z drugiej kategorii bezpiecznej poczty elektronicznej, czyli szyfrowane protokoły wysyłania i odbierania wiadomości e-mail. Niestety często panującą regułą w mikro i małych firmach jest lekceważenie zagrożeń płynących ze świata cyfrowego i niestosowanie nawet najprostszych mechanizmów pozwalających zwiększyć bezpieczeństwo przedsiębiorstwa i jego użytkowników. Wraz z zespołem BetterIT bez przerwy zadajemy sobie pytanie, dlaczego tak jest i co kieruje osobami mającymi tak lekceważące podejście do tematu? Czy chodzi o pieniądze? Na pewno nie! Niektóre zabezpieczenia można zrealizować naprawdę niskim kosztem, a dodatkowo ułatwić pracownikom pracę.

        Czym są szyfrowane protokoły wysyłania i odbierania e-maili? 

        Co to w ogóle jest szyfrowanie wiadomości i po co je stosować? Szyfrowanie to proces kodowania informacji, aby była ona nieczytelna dla osób postronnych. Treść zaszyfrowana może być odszyfrowana tylko przez jej nadawcę lub odbiorcę przy pomocy specjalnego klucza. Czyli upraszczając: umawiam się z kolegą B na klucz, którym będziemy kodować wiadomość, np. określone słowa odpowiadają zupełnie innym. Teraz gdy naszą zaszyfrowaną rozmowę podsłucha kolega C to będzie ona dla niego zupełnie niezrozumiała. Usłyszy ciąg słów nie mających żadnego sensu. Podobnie komputery mogą się komunikować ze sobą w Internecie. W sposób jawny lub szyfrowany. Oczywiście sposób szyfrowany jest z założenia trudniejszy, bo wymaga odrobiny wiedzy z tego zakresu.  

        Szyfrowanie wiadomości e-mail i załączników polega na tym, że osoby mające dojście do treści, która przechodzi pomiędzy klientem pocztowym, a serwerem, nie są w stanie jej odczytać. Jednostki mające taki dostęp to np. dostawca Internetu, operator węzłów komunikacyjnych, administrator hotelu czy restauracji (jeżeli korzystamy w takich miejscach z sieci Wi-Fi). Szyfrowanie danych może opierać się na kryptografii klucza publicznego (znanemu wszystkim), przy jednoczesnym zachowaniu tajemnicy klucza prywatnego (znanego tylko Tobie).

        Wiadomości e-mail bez szyfrowania 

        Wiadomości e-mail wysyłane i odbierane bez szyfrowania można porównać do listów wysyłanych w przezroczystych kopertach. Często jest tak, że przykładamy dużą wagę do bezpieczeństwa przekazywania informacji na fizycznych nośnikach, np. listy płac czy Pity, a następnie taki poufny z założenia dokument, idziemy zeskanować na urządzeniu wielofunkcyjnym i wysyłamy go na skrzynkę pocztową. Czy jesteśmy pewni, że ten mail będzie odpowiednio zabezpieczony? Czy tego rodzaju korespondencję wysłalibyśmy w przezroczystej kopercie, aby każdy pracownik poczty, przez którego ręce ten list przejdzie mógł się zapoznać z jej pełną treścią? Oczywiście, że nie!  

        W związku z tym, że rozwój technologiczny postępuje w przerażająco szybkim tempie powinniśmy przynajmniej konsultować tego rodzaju działania ze specjalistami.  

        W komunikacji cyfrowej wysyłanej lub odbieranej bez szyfrowania jesteśmy jednak jeszcze bardziej narażeni. Każdy „pracownik poczty cyfrowej” jest w stanie przechwycić naszą wiadomość e-mail, przekształcić  jej treść, a następnie wysłać dalej już ze zmianami. Jeżeli w ten sposób wysyłamy, np. faktury w formacie PDF to dostawca poczty w łatwy sposób może na takiej fakturze zmienić np. numer konta. Adresat, do którego wysłaliśmy wiadomość nie będzie niczego świadomy. Kto jest temu winny? Ty! To Twoja firma nie zadbała o zabezpieczenie przed zdarzeniami tego typu.

        Wiadomość bez szyfrowania można porównać do listu w przezroczystej kopercie.

        Dobry informatyk to podstawa 

        Większość, jak nie wszyscy, dostawcy poczty elektronicznej oferuje szyfrowanie protokołów wiadomości wychodzących i przychodzących. Jednak często „informatycy” idą na łatwiznę i z nich nie korzystają, bo po co sobie utrudniać życie. Zazwyczaj jest to spowodowane naciskiem wywieranym przez firmę, że najważniejsze jest to, żeby było tanio. A tanio nie zawsze oznacza dobrze, a w szczególności tanio, nie zawsze oznacza odpowiednią wiedzę. 

        Firmy niejednokrotnie zatrudniają informatyków bez doświadczenia, ponieważ Ci z odpowiednimi kompetencjami żądają wysokiego wynagrodzenia. Za błędy osoby bez należytego obeznania zapłaci oczywiście pracodawca. Nie tylko nie zaoszczędzi, ale znacznie straci. I chodzi tu nie tylko o pieniądze, ale również o dobrą reputację. Kto by chciał współpracować z firmą, która nie strzeże poufnych danych? 

        Jeśli chcesz zaryzykować i mieć w swojej firmie pracownika odpowiedzialnego za sprawy IT z niewielkim doświadczeniem, warto zapewnić mu specjalistyczne doradztwo w kluczowych kwestiach. Często brak wiedzy i odpowiednich zabezpieczeń informatycznych może być przyczyną upadku firmy z dnia na dzień.

        Filtrowanie spamu, czyli jak uniknąć niechcianych wiadomości?

        Cyberprzestępcy coraz częściej wysyłają niebezpieczne maile ze złośliwym oprogramowaniem, podszywając się pod znane użytkownikowi firmy lub osoby. Poprzez takie działania hakerzy szkodzą nie tylko adresatowi, ale również jego otoczeniu np. przedsiębiorstwu, w którym pracuje. Odbiorcy często bez zastanowienia klikają w przesłane pocztą linki i pobierają załączniki znajdujące się w e-mailu. Dopiero potem okazuje się, że zwyczajnie dali się oszukać. Przestępcy już zdążyli wyłudzić dane osobowe lub zainfekowali komputer złośliwym oprogramowaniem.

        W firmie można zastosować wiele mechanizmów zwiększających bezpieczeństwo. Najsłabszym ogniwem będzie zawsze użytkownik końcowy i to właśnie o jego ochronę w głównej mierze przedsiębiorstwo powinno zadbać. Jakiś czas temu ustaliliśmy, że bezpieczną pocztę możemy podzielić na 5 kategorii. Jeżeli nie czytałeś poprzedniego artykułu, znajdziesz go tutaj. Ale do sedna.

        Filtrowanie spamu i niebezpiecznych załączników 

        Pierwszą kategorią jest filtrowanie spamu i niebezpiecznych załączników. Dostawcy poczty najczęściej umieszczają w skrzynkach mailowych swoich użytkowników foldery o nazwie Spam, Wiadomości-śmieci lub Niechciane wiadomości. E-maile przychodzące do serwera są weryfikowane przez filtry antyspamowe. Wiadomości, które nie przejdą pozytywnie takiej kontroli, są umieszczane w folderze ze spamem. Oczywiście filtry i kryteria nie są nieomylne i zdarzają się sytuacje, że niechciana treść wpadnie do zwykłej skrzynki odbiorczej. W takim przypadku najlepiej jest poszukać przycisku, który pozwala zgłosić taką wiadomość jako spam. System dostaje wtedy informację, że e-mail tego typu to wiadomość-śmieć. Skutkuje to tym, że dla kolejnych użytkowników zostanie ona zakwalifikowana inaczej.

        Podsumowując, im więcej spamu odfiltruje Twój dostawca, tym mniej czasu stracisz na jego przeglądanie i będziesz mniej narażony na niebezpieczeństwo nim spowodowane. Obecnie na rynku mamy dwóch wiodących dostawców poczty, których filtry antyspamowe charakteryzują się dużą skutecznością. To Microsoft Google.

        Jak spamerzy pozyskują nasze adresy e-mail? 

        Żeby masowo wysyłać wiadomości-śmieci potrzebne są adresy e-mail, na które mają trafić. Spamerzy mają odpowiednie narzędzia do automatycznego pobierania adresów. Istnieją tak zwane adresowe żniwa (address harvest). To jedna z najbardziej efektywnych technik do pozyskiwania nowych adresów e-mail. Oszust zalewa dany serwer pocztowy daną ilością przesyłek ze sfałszowanymi adresami. Protokół SMTP z automatu odrzuca błędne adresy. Adresy, które nie zostaną wyeliminowane, są zazwyczaj uważane za aktywne. Są one dodawane do bazy i wykorzystane przez spamera. Kolejną metodą jest kupowanie baz danych z adresami. Cieszącą się wątpliwą reputacją firmy wystawiają listy z milionami adresów e-mail na sprzedaż. W ten sposób trafiają w ręce spamerów.

        Skąd rozsyła się najwięcej spamu? 

        Statystyki najbardziej spamujących krajów z roku na rok nieco się zmieniają. Zazwyczaj w tym niechlubnym zestawieniu dominują Chiny, Stany Zjednoczone, Korea Południowa, Rosja, Japonia, Brazylia i Ukraina. Polska znajduje się daleko poza pierwszą dziesiątką. Ciekawostką jest, że spam pochodzący z Polski skierowany jest przeważnie do odbiorców ze Stanów Zjednoczonych. Europejczyków z kolei zalewa spam z Chin. Szacuje się, że co czwarta wiadomość ze spamem pochodzi właśnie z tego kraju.

        Czy z ogromną ilością spamu da się coś zrobić? 

        Oczywiście, że tak! Oto przykład: w pewnym przedsiębiorstwie po ingerencji naszej firmy ilość spamu spadła aż o 97%. Na ich firmową skrzynkę pocztową trafiało ok. 28 000 niechcianych e-maili miesięcznie. Te treści były weryfikowane przez 20 pracowników, co daje aż 1 400 niechcianych wiadomości na jedną osobę miesięcznie! Sprawdzenie każdego maila i jego usunięcie trwa średnio 2-3 sekundy. Każdy pracownik tracił prawie godzinę, aby z tej ogromnej liczby wyłonić treści „niespamowe”. Jak wiadomo, czas to pieniądz, a za każdą godzinę pracy trzeba zapłacić. Zastanów się więc ile czasu i pieniędzy możesz zaoszczędzić tylko na tym, że zmniejszysz ilość spamu? Dodatkowym gratisem jest bezpieczeństwo! Wzrasta dokładnie o tyle, ile spada ilość spamu. W przypadku naszego klienta bezpieczeństwo wzrosło aż o 97%. 

        Jeśli masz podobny problem, skontaktuj się z nami, chętnie pomożemy uporać się ze spamem!

        Co to jest mobilna poczta? Czy masz najlepszą?

        Mobilna poczta jest w XXI wieku wręcz niezbędna. W dobie technologii, urządzeń przenośnych oraz szybkiej transmisji danych, bezproblemowe odczytywanie i odpisywanie na wiadomości e-mail to już podstawa! Dziś każdy pragnie mieć natychmiastowy dostęp do informacji i popularnych komunikatorów. Błyskawiczne dojście do wiadomości liczy się również w biznesie. Poczta e-mail to wciąż najpopularniejszy sposób komunikacji między pracownikami, dlatego ważne, aby była mobilna i dostosowana do dzisiejszych czasów.

        Co to znaczy, że poczta jest mobilna?

        Mobilna poczta to nic innego jak usługa poczty e-mail dostępna na urządzeniach przenośnych (smartfony, tablety, notebooki itd.). Taki typ poczty umożliwia pisanie i odczytywanie wiadomości z urządzeń mobilnych. Chcąc odpisać na jakiegoś e-maila, nie musisz biec do komputera, możesz to zrobić już z poziomu telefonu. To usługa pocztowa powinna dostosować się do użytkownika, a nie odwrotnie.

        Mobilna poczta umożliwia odczytywanie e-maili z urządzeń przenośnych.

        Dla kogo jest mobilna skrzynka pocztowa?

        Praktycznie dla każdego, jednak najbardziej jej zalety doceniają osoby będące w ruchu, które często podróżują lub przemieszczają się w interesach. Odczytywanie wiadomości z każdego miejsca i urządzenia jest dla nich bardzo istotne.

        Jaką mobilną pocztę należy wybrać?

        Przede wszystkim taką, która jest bezawaryjna i posiada dobre zabezpieczenia oraz porządne filtry antyspamowe blokujące niebezpieczne e-maile wysyłane przez cyberprzestępców. Dobra poczta elektroniczna powinna również odcinać użytkowników od niechcianych reklam. Jako pierwsza nasuwa się oczywiście Exchange Online.

        Poczta Exchange Online działa w technologii Push. Oznacza to, że użytkownik ma dostęp do swojej skrzynki e-mail z każdego urządzenia i w tym samym czasie, bez potrzeby odświeżania. Jak dobrze wiadomo mobilność poczty to niezbędna zaleta w dzisiejszym świecie.

        Logo poczty Exchange Online.

        Skrzynka e-mail bez reklam i spamu

        Czy to w ogóle możliwe, żeby do skrzynki e-mail nie przedzierał się spam i oferty reklamowe? Tak! Wystarczy, że zainwestujesz w bezpieczną i niezawodną pocztę Exchange Online. Niemal od razu zauważysz, jak bardzo różni się od innych skrzynek pocztowych. Tylko pomyśl, ile czasu trzeba poświęcić, aby pozbyć się spamu i denerwujących reklam? Korzystanie z poczty oraz logowanie jest dziecinnie proste. Wystarczy w panelu logowania wpisać login i hasło (powinno być odpowiednio skomplikowane) oraz kliknąć przycisk Zaloguj.

        Jeśli chcesz w swojej firmie wdrożyć bezpieczną pocztę elektroniczną bez reklam i spamu, zapraszamy do kontaktu!

        Masz za dużo narzędzi komunikacyjnych? Microsoft Teams jest na to rozwiązaniem!

        Zapewne już słyszałeś o aplikacji Microsoft Teams – rozbudowanej platformie komunikacyjnej mającej szereg niezwykłych możliwości? Sporo osób ją kojarzy, ale czy faktycznie wie, do czego służy i jak bardzo może ułatwić porozumiewanie się? W tym artykule postaramy się zapoznać Cię z najważniejszymi możliwościami Teamsów oraz przekonamy Cię, że Microsoft Teams to najlepsze i najpopularniejsze narzędzie komunikacyjne. W końcu nie bez powodu jest dostępne aż w 53 językach i w 181 krajach. Z aplikacji możesz korzystać na urządzeniach z systemami Windows, Mac, iOS i Android.3.

        Microsoft Teams w skrócie nazywany Teamsami to nowoczesna aplikacja umożliwiająca sprawne komunikowanie się między osobami prywatnymi oraz pomiędzy pracownikami firm. Jest częścią pakietów Microsoft 365. Aplikacja świetnie sprawdza się w pracy, w szkole oraz w życiu prywatnym. W dobie pandemii jest niezbędnym narzędziem w wielu przedsiębiorstwach i placówkach oświatowych. Uczniowie pokochali Teamsy równie mocno jak pracownicy. Bez wątpienia ich największą zaletą jest połączenie różnych rodzajów komunikatorów: czatu, połączeń głosowych i wideo rozmów. Warto dodać, że aplikacja jest zintegrowana z pakietem Microsoft 365. Daje zatem ogromne możliwości jeśli chodzi o pracę czy edukację. 

        Microsoft Teams jest zintegrowany z Microsoft 365.

        Microsoft Teams to przyszłość w komunikacji 

        Microsoft Teams w wielu przedsiębiorstwach zastąpił już Skype ‘a. Zresztą i tak ten popularny komunikator ma zostać wycofany w połowie 2021 roku. Warto dodać, iż Skype również należy do Microsoftu. Informatyczny gigant idzie z duchem czasu i zastępuje stare rozwiązania nowymi i lepszymi. Dlaczego? Bo świat idzie naprzód, a Microsoft nie zamierza zostawać w tyle. 

        XXI wiek to bez wątpienia era technologii, Internetu i mediów społecznościowych. Zewsząd jesteśmy bombardowani przeróżnymi informacjami. Otrzymujemy SMS-y, e-maile, wiadomości z komunikatorów internetowych… Czasem trudno nad tym wszystkim zapanować. Czy zamiast posiadania kilkunastu narzędzi komunikacyjnych, nie lepiej wybrać jedno a dobre? Wydawałoby się to najlepszym rozwiązaniem, ale okazuje się, że na rynku jest tyle aplikacji, że ciężko się na którąś zdecydować. Warto się zatem zastanowić, jakie narzędzie komunikacyjne posiada najwięcej możliwości i które jest najbardziej przyszłościowe? Jako pierwsze nasuwa się oczywiście Microsoft Teams. 

        Microsoft Teams niezbędny do pracy zespołowej.

        Dlaczego Microsoft Teams to najlepsza platforma komunikacyjna? 

        Z wielu względów. Aplikacja ma tyle możliwości, że jest w stanie zastąpić nawet telefon komórkowy! Jak wcześniej wspomnieliśmy, wielką zaletą usługi jest to, że łączy ze sobą różne komunikatory. Została stworzona z myślą o sprawnej pracy w zespole, jednak szybko okazało się, że świetnie sprawdza się również prywatnie. Potwierdzają to liczne statystyki, z których wynika, że Microsoft Teams jest obecnie popularniejszy od Slacka (innej aplikacji do grupowej komunikacji). Przejrzyjmy zatem szybko największe możliwości Teamsów.  

        Czat  

        Teamsy posiadają niezawodny czat, na którym rozmawiasz z jedną lub z wieloma osobami. Poniżej okienka wiadomości masz możliwość edycji wysyłanego tekstu. W konwersacji można tagować osoby, dzięki czemu zwrócisz ich uwagę, podczas pisania wiadomości. Czat w Microsoft Teams daje również możliwość używania ulubionych aplikacji oraz posiada szeroki wachlarz emoji, nalepek i GIFów. Okienko czatu ma wbudowane tłumaczenie wiadomości, co pozwala rozmawiać sprawnie również z obcokrajowcami.  

        Czat w Microsoft Teams daje mnóstwo możliwości.

        Wideorozmowy

        Wideokonferencje w Microsoft Teams umożliwiają sprawną współpracę z dowolnego miejsca na świecie. Rozmowy tego typu są bardziej osobiste i angażujące. Można rozmawiać z jedną osobą lub szybko zmienić wideokonferencję na rozmowę grupową. Dyskusje łączące ze sobą obraz i dźwięk zachęcają do pracy w zespole. Przy ich pomocy łatwo przeprowadzisz szkolenie, rekrutację, zaprezentujesz ofertę handlową lub zorganizujesz spotkanie z wszystkimi członkami w firmie. Dzięki funkcji wydarzeń na żywo można organizować duże spotkania np. seminaria. Sporym plusem jest również możliwość wspólnej edycji dokumentów. Podczas wideokonferencji bez problemu udostępnisz pulpit swojego komputera lub dokumentu, nad którym właśnie pracujesz. 

        W Teamsach niesamowite jest to, że wszystkie najważniejsze komunikatory mamy w jednym miejscu. W zasięgu ręki masz również wszystkie potrzebne pliki. Microsoft Teams można porównać do wirtualnego open space, a jak wiadomo, otwarte środowisko sprzyja lepszej i wydajniejszej pracy.  

        Skąd wziąć Microsoft Teams?

        Aby korzystać z aplikacji, należy wejść na stronę microsoft com i utworzyć tam bezpłatne konto. W kolejnym kroku należy podać swój e-mail oraz podać hasło. Po założeniu konta, otrzymasz dostęp do usługi Microsoft.

        Instalacja na komputerze

        Tamsy instaluje się na komputerze wchodząc na stronę internetową microsoft.com. Następnie należy kliknąć Pobierz wersję dla komputera stacjonarnego. Możesz również wybrać drugą opcję Pobierz wersję dla urządzenia przenośnego

        Na smartphonie

        Wejdź na Google Play lub App Store i pobierz aplikację Microsoft Teams.

        Po uruchomieniu Teamsów – aplikacji platformy Microsoft, będziesz mógł się cieszyć się czatu grupowego, połączeń głosowych czy wideokonferencji. Udostępnianie ekranu będzie dziecinnie proste a praca zespołowa przyjemniejsza niż kiedykolwiek. Ponadto będziesz mógł tworzyć i dzielić się plikami w czasie rzeczywistym.

        Ile kosztuje Microsoft Teams?

        Jaka jest cena Temsów? Skoro aplikacja jest tak nowoczesna i przyszłościowa, zapewne musi być bardzo droga. Otóż nie. Jej cena nie jest wygórowana. Oto koszty licencji:

        Ceny aplikacji Microsoft Teams.

        Microsoft Teams do 30 czerwca 2021 roku jest w wersji bezpłatnej. Warto zatem po niego sięgnąć, choć tylko po to, aby przetestować możliwości aplikacji. Jednak bezpłatna aplikacja wiąże się z pewnymi ograniczeniami. Oto one:

        • maksymalny czas trwania spotkania wynosi 60 minut,
        • pojemność załączników na czacie do 2 GB,
        • przechowywanie plików dla wszystkich zespołów jest również ograniczone do 10GB,
        • nie ma możliwości nagrania spotkań,
        • brak pomocy technicznej i możliwości administrowania.

        Ciekawe funkcje platformy Microsoft Teams

        Zamazywanie, ustawianie nowego tła

        Jeśli podczas spotkania nie chcesz pokazywać tła za sobą, możesz jej rozmazać lub wymienić na inne. W tym celu, przed rozpoczęciem wideo rozmowy, włącz kamerę i przejdź do funkcji Filtry w tle. Tam możesz zamazać tło, wymieniać je inne lub wgrać własne. Co ciekawe, można ustawić nawet animowane tło!

        Podnoszenie ręki

        Ciekawa funkcja przydatna w sytuacji, gdy chcesz zabrać głos. Nie musisz przerywać rozmówcy, wystarczy, że symbolicznie „podniesiesz rękę”, klikając w symbol dłoni.

        Zapisywanie najważniejszych wiadomości

        Czasem dostajemy tyle wiadomości, że ciężko jest odnaleźć te najbardziej istotne. W Teams możesz zapisywać te najważniejsze. Najedź na wiadomość i kliknij trzy kropki, które pojawią się obok emotikonek. Wybierz Zapisz tę wiadomość. Zapisane wiadomości znajdziesz w profilu użytkownika. Kliknij w ikonę ze swoim zdjęciem lub inicjałami w prawym górnym roku i wybierz Zapisane

        Tryb razem

        Pozwala poczuć się, jakbyś był (mimo odległości) w jednym miejscu z grupą osób, np. w klasie. Widniejesz na jednym obrazie ze wszystkimi rozmówcami. Tryb można włączyć, gdy spotkanie ma więcej niż pięć uczestników. 

        Rozbudowany edytor tekstu

        W Teams formatujesz tekst na różne sposoby. Edytor został stworzony po to, aby użytkownik mógł pisać dłuższe i czytelniejsze wiadomości. W edytorze możesz zmieniać kolory i wielkości czcionek, podkreślać lub przekreślać zdania, wyróżniać tekst, wstawiać tabele, dodawać akapity, używać wypunktowania lub numerowania, wstawiać linki i cytaty.

        Podsumowanie:

        Microsoft Teams to nowoczesna i przyszłościowa platforma komunikacyjna przydatna m.in. w pracy zespołowej. Świetnie sprawdza się w małych i dużych firmach oraz w szkołach. Łączy się z Microsoft 365 (dawniej Office 355). W Teamsach można wspólnie edytować dany dokument w czasie rzeczywistym na przykład w Wordzie oraz w innych programach platformy Microsoft. Udostępnianie ekranu umożliwia szybszą i sprawniejszą pracę zdalną na jednym pliku. Kolejną zaletą jest to, że wszystkie istotne komunikatory masz w jednym miejscu: czat, połączenia głosowe, rozmowy wideo. Możliwe są także rozmowy telefoniczne. Ponadto korzystanie z usługi Microsoft Temas jest bardzo proste a gdyby ktoś napotkał problemy, w Internecie znajdzie mnóstwo instrukcji jak je rozwiązać.

        Jeśli chcesz wdrożyć Microsoft Teams w swojej firmie, skontaktuj się z nami w wygodny dla Ciebie sposób! 

         

        Rozbudowany edytor tekstu

        W Teams formatujesz tekst na różne sposoby. Edytor został stworzony po to, aby użytkownik mógł pisać dłuższe i czytelniejsze wiadomości. W edytorze możesz zmieniać kolory i wielkości czcionek, podkreślać lub przekreślać zdania, wyróżniać tekst, wstawiać tabele, dodawać akapity, używać wypunktowania lub numerowania, wstawiać linki i cytaty.

        Podsumowanie:

        Microsoft Teams to nowoczesna i przyszłościowa platforma komunikacyjna przydatna m.in. w pracy zespołowej. Świetnie sprawdza się w małych i dużych firmach oraz w szkołach. Łączy się z Microsoft 365 (dawniej Office 355). W Teamsach można wspólnie edytować dany dokument w czasie rzeczywistym na przykład w Wordzie oraz w innych programach platformy Microsoft. Udostępnianie ekranu umożliwia szybszą i sprawniejszą pracę zdalną na jednym pliku. Kolejną zaletą jest to, że wszystkie istotne komunikatory masz w jednym miejscu: czat, połączenia głosowe, rozmowy wideo. Możliwe są także rozmowy telefoniczne. Ponadto korzystanie z usługi Microsoft Temas jest bardzo proste a gdyby ktoś napotkał problemy, w Internecie znajdzie mnóstwo instrukcji jak je rozwiązać.

        Jeśli chcesz wdrożyć Microsoft Teams w swojej firmie, skontaktuj się z nami w wygodny dla Ciebie sposób! 

         

        Najczęstsze problemy przy wdrożeniu Microsoft 365! Zobacz, jak ich uniknąć

        Czy przy wdrożeniu Microsoft 365 mogą pojawić się jakieś problemy? Oczywiście, że tak! Niektórym osobom wydaje się, że wdrożenie Microsoft 365 to bułka z masłem, jednak nie zawsze implementacja idzie tak gładko jak zakładano na początku. Dla firmy informatycznej, która ma wiedzę i doświadczenie w tym zakresie, kłopoty pojawiające się przy wdrożeniu Microsoft 365, nie są problemami, lecz małymi przeszkodami, które błyskawicznie można pokonać. Na przykład w BetterIT wypracowaliśmy autorski system, który pozwala uniknąć problemów, a co najważniejsze umożliwia bezpieczne i płynne wdrożenie Microsoft 365.

        Główne problemy przy wdrożeniu Microsoft 365 (kiedyś Office 365)

        Niepoprawne przepięcie rekordów DNS 

        To chyba największy problem, ponieważ rekordy DNS w głównej mierze odpowiadają za poprawne dostarczenie poczty. Serwer, z którego wysyłasz wiadomość e-mail, rozpoznaje skrzynkę pocztową po rekordzie DNS. Jeśli dany rekord zostanie usunięty (przez przypadek lub z niewiedzy osoby, która się tym zajmuje), serwer tylko przez chwilę będzie go pamiętał, później zostanie zapomniany. E-mail nie trafi do adresata. Jest to o tyle problematyczne, że wszyscy nadawcy, którzy wyślą e-maile na daną skrzynkę pocztową, otrzymają wiadomość zwrotną, informującą o tym, że odbiorca nie istnieje. Będą się zastanawiać, co się stało? Czy zamknęli firmę? A może zwolnili osobę, z którą się kontaktowałem 5 lat? Odrzucone wiadomości e-mail nie będą ponownie dostarczane.  

        Źle zaplanowana migracja użytkowników do nowej poczty  

        W obecnych czasach głównym narzędziem wymiany wiadomości biznesowych jest poczta e-mail. Odcięcie pracowników od poczty na kilka dni, można porównać do zablokowania firmy na kilka dni. Jaki będzie koszt? Podziel miesięczne przychody Twojego przedsiębiorstwa na 20 dni roboczych. Jeden dzień przestoju właśnie tyle by Cię kosztował. Oczywiście jest możliwość dobrego zaplanowania wdrożenia i przeprowadzenie go w taki sposób, że poczta w firmie będzie cały czas działać.  

        Przenoszenie poczty ze starego systemu do nowego 

         Jako firma informatyczna wdrażająca Microsoft 365, w tym także bezpieczną pocztę Exchange, często spotykamy się z problemem, że użytkownicy mają stare e-maile (przed zmianą poczty) w jednym miejscu, a nowe maile (po zmianie poczty) w drugim. Jest to olbrzymie wyzwanie dla użytkowników, ponieważ jeśli szukają jakiejś wiadomości, to muszą jej szukać w dwóch miejscach.  

        Druga kwestia to przechowywanie wiadomości i ich backup. Czy są zapisane na dysku komputera i w razie awarii znikną, czy mają kopię zapasową? Jesteśmy w stanie bez problemu przenieść wszystkie wiadomości każdego użytkownika i zapewnić do nich dostęp z jednego miejsca, a także stworzyć ich kopie zapasowe na serwerze. 

        Niewspierane pakiety Office  

        Typowy problem przy wdrożeniu Microsoft 365 to posiadanie niewspieranych pakietów Office (np. Office 2010 utracił wparcie 13.10.2015). Przy tempie rozwoju komputerów 10-letnie programy są uważane za bardzo stare. W przypadku starego pakietu Office, jesteśmy w stanie przenieść pocztę do nowego systemu Exchange Online, jednak zrobimy to bardziej okrężną drogą.  

        Office 2010, niewspierany pakiet Office.

        MFA – konieczność zainstalowania aplikacji na prywatnym telefonie 

         Często użytkownicy mają obiekcje do instalacji aplikacji narzuconych przez pracodawcę na prywatnych urządzeniach. I słusznie. Ale jeżeli mówimy o MFA to należy traktować uwierzytelnianie wielopoziomowe jako osobistą ochronę. Jeśli posiadasz firmową skrzynkę pocztową, powinieneś wziąć za nią odpowiedzialność i korzystać z MFA. Uwierzytelnienie wielopoziomowe daje większą pewność, że niepowołana osoba nie dostanie się do Twojej skrzynki. W Microsoft 365 do uwierzytelniania MFA można stosować zarówno aplikację Microsoft Authenticator jak i Google Authenticator. 

        Czasochłonność tłumaczenia zmian wynikających z wdrożenia  

        Często się zapomina, że proces edukacji użytkowników końcowych (pracowników firmy) jest dość czasochłonny. W końcu trzeba wszystkim wytłumaczyć, jakie zaszły zmiany? Jak wygląda nowa poczta? Czym różni się od starej? Gdzie pracownicy mają się zalogować i w jaki sposób korzystać z poczty? Jeśli wdrożeniem zajmuje się jedna osoba, na edukowanie użytkowników poświęci bardzo dużo czasu.   

        Jak uniknąć problemów przy wdrożeniu Microsoft 365 (kiedyś Office 365)?  

        Czy w ogóle da się ich uniknąć? Oczywiście, że tak! Po prostu powierz wdrożenie Microsoft 365 firmie informatycznej, która rozwiąże je za Ciebie. Nie będziesz musiał się niczym martwić, bo specjaliści IT błyskawicznie sobie z wszystkim poradzą. Jak już wspominaliśmy w poprzednich publikacjach, do wdrożenia Microsoft 365 warto wybrać certyfikowanego Partnera Microsoftu, który doskonale zna wdrażany produkt, potrafi świetnie przeszkolić użytkowników końcowych oraz weźmie na siebie wszystkie niedogodności związane z wdrożeniem i późniejszym użytkowaniem produktu. Nasza firma jest Srebrnym Partnerem Microsoftu, z powodzeniem zrealizowaliśmy mnóstwo wdrożeń i chętnie pomożemy również Tobie! Po prostu zadzwoń pod numer 17 770 72 20 i porozmawiaj z naszym konsultantem.  

        Jak wdrożyć Microsoft 365 (Office 365)? Poznaj 3 opcje i wybierz najlepszą!

        W poprzednim artykule wyjaśniliśmy, czym jest implementacja Microsoft 365, w tym z kolei podpowiemy, jak wdrożyć Microsoft 365 (dawniej Office 365)? Okazuje się, że możliwości wdrożenia pakietu Microsoft 365 jest aż trzy: możesz wdrożyć go sam, wybrać niewyspecjalizowaną firmę, która to za Ciebie zrobi lub skorzystać z usług wdrożeniowych partnera Microsoftu, którym jest między innymi BetterIT. Pamiętaj, że odpowiednie wdrożenie usług Microsoft 365 jest bardzo ważne i nie powinno sprowadzać się jedynie do aktywowania danych aplikacji! Ważne jest również ich dostosowanie do specyfiki przedsiębiorstwa. 

        3 sposoby na to, jak wdrożyć Microsoft 365 (Office 365):  

        Samodzielne wdrożenie Microsoft 365  

        Wydawałoby się, że to najprostsza i najszybsza droga, jednak nie do końca tak jest. Dlaczego? Po pierwsze nie znasz produktu, który zamierzasz wdrożyć! Po drugie wdrażając Microsoft 365 w pojedynkę, stracisz dużo nerwów i czasu, ucząc się rzeczy, które prawdopodobnie już nigdy Ci się nie przydadzą. Na swojej wdrożeniowej drodze napotkasz również sporo problemów np. podczas konfigurowania poczty, z którymi zapewne sobie nie poradzisz. Zamiast zajmować się firmą, będziesz słuchał narzekania pracowników i zastanawiał się, dlaczego ich poczta e-mail w całości się nie przeniosła? 

        Skorzystanie z usług niewyspecjalizowanej firmy  

        Wdrażając produkty Microsoftu przez niewyspecjalizowaną firmę, prawdopodobnie odpadnie Ci część problemów opisanych w pierwszym punkcie, ale to i tak nie jest dobre rozwiązanie. Tak naprawdę nie wiesz, czy firma, której powierzyłeś wdrożenie, dobrze zna produkt? Może zależało jej tylko na sprzedaży wdrożenia i licencji za niewielkie pieniądze? W takim wypadku usługi nie będą dopasowane do Twojej firmy a pracownicy nie będą wiedzieć, jak korzystać z poszczególnych aplikacji. Nie poznasz również wszystkich możliwości Microsoft 365! Niestety, większość tego typu firm kończy wdrożenie na sprzedaży licencji i utworzeniu kont dla użytkowników. Niewyspecjalizowana firma nie dostosuje produktu do potrzeb klienta oraz nie zadba o właściwe zabezpieczenie. Odpowiednie dostosowanie pakietu jest bardzo ważne, ponieważ dzięki temu możesz zwiększyć wydajność pracy w przedsiębiorstwie o dodatkowe 5%, a co za tym idzie zwiększyć przychód o 5%. 

        Wdrożenie z partnerem Microsoftu  

        Najlepszą opcją jest wdrożenie Microsoft 365 przez firmę, która posiada specjalistów w danym zakresie, taką jak BetterIT! Firmę, która zna produkt od podszewki i sama z niego korzysta! Firmę, która daje gwarancję, że wdrożenie przebiegnie sprawnie i bezpiecznie! Pamiętaj, że partnerzy Microsoftu mają ogromną wiedzę na temat wdrażanych aplikacji. Znają je od A do Z! Z naszą pomocą płynnie przejdziesz przez cały etap wdrożenia a w przypadku niespodziewanych problemów, posiadamy szeroką wiedzę i spore doświadczenie, aby błyskawicznie je rozwiązać. 

        Jeśli ciągle zastanawiasz się jak wdrożyć Microsoft 365, zadzwoń do nas, a my rozwiejmy Twoje wątpliwości! Poradź się specjalistów, którzy znają temat od A do Z! 

        Jak zwiększyć bezpieczeństwo poczty elektronicznej prywatnej i firmowej?

        Poczta elektroniczna to z pewnością najpopularniejszy sposób komunikacji w firmach, jednak czy jest całkowicie bezpieczna? Sporo osób jest przekonanych, że właśnie tak jest, choć to zupełnie nieprawda. Dziś postaramy się wam zaprezentować najważniejsze zagrożenia związane z pocztą elektroniczną i wyjaśnimy, czym powinna charakteryzować się bezpieczna skrzynka e-mail.

        Phishing – co to jest? 

        Hakerzy coraz częściej atakują pocztę elektroniczną, ponieważ doskonale wiedzą, że nie ma najlepszych zabezpieczeń a odbiorcy podatni na spersonalizowane ataki. Słyszałeś, czym jest phishing? To sprytna metoda oszustwa mająca na celu wyłudzenia poufnych informacji, np. danych osobowych czy numeru konta bankowego. Phishing to także próba przekazania adresatowi złośliwego oprogramowania. To d\ość prosty rodzaj ataku bazujący na najsłabszym ogniwie – błędach użytkownika. Nadawcy podszywają się pod realne osoby lub instytucje i na różne sposoby próbują oszukać nieświadomego odbiorcę, który przeważnie postępuje lekkomyślnie i daje się nabrać.

        Phishing – popularna metoda oszustwa mająca na celu min. wyłudzenie danych.

        Czy phishing można rozpoznać? 

        Niektóre niebezpieczne wiadomości e-mail można zidentyfikować od razu. Warto je po prostu dokładnie przeczytać. Podejrzenia powinny wzbudzić błędy ortograficzne i stylistyczne. Często w takich e-mailach brakuje także personalnego zwrotu do odbiorcy. Dzieje się tak, ponieważ nadawcy nie wiedzą, do kogo piszą i zamiast zwrócić się do Ciebie po imieniu np. Drogi Panie Piotrze, wybierają formę Dear User (Drogi Użytkowniku).

        Pamiętaj, aby: 

        • nie klikać w podejrzane linki
        • dokładnie czytać i sprawdzać źródła wiadomości e-mail (zdarza się, że niebezpieczne wiadomości również wpadają do skrzynki, choć powinny zostać zakwalifikowane jako spam)
        • nie wysyłać pocztą elektroniczną istotnych informacji, w tym prawnie chronionych, takich jak skan dowodu czy dane osobowe
        • nie przelewać pieniędzy na zamieszczony w wiadomości e-mail numer konta

        Pierwszą linią obrony przed takimi treściami jest filtrowanie spamu. Więcej na ten temat przeczytasz poniżej.

        5 kategorii bezpieczeństwa poczty elektronicznej 

        W dzisiejszym świecie niezbędne jest, aby każdy pracownik korzystał z poczty elektronicznej. Chętnie używamy jej również prywatnie chociażby po to, aby przesłać komuś zdjęcia z wakacji. Oprócz wartościowych maili do skrzynki może dostawać się również znaczna ilość spamu, czyli treści niechcianych (więcej na ten temat, możesz przeczytać w tym artykule), dlatego ważne jest, aby spam dobrze odfiltrować. 

        Bezpieczeństwo poczty elektronicznej dla każdego może oznaczać coś zupełnie innego, dlatego dla lepszego zrozumienia tematu, podzieliliśmy je na 5 kategorii: filtrowanie spamu i niebezpiecznych załączników, szyfrowane protokoły odbierania i wysyłania e-maili, ochrona danych wysyłanych z firmy, pewny i bezpieczny dostęp do danych oraz zabezpieczenie przed ich utratą.

        1. Filtrowanie spamu i niebezpiecznych załączników

        W dobie wszechobecnego i szybkiego dostępu do Internetu najczęstszym wektorem ataku na firmy jest poczta e-mail. To właśnie przez niebezpieczne załączniki lub fałszywe linki prowadzące do zainfekowanych plików (nie wszystkie skanery wychwytują i blokują linki) jesteśmy narażeni na zaszyfrowanie danych lub utratę pieniędzy, zarówno prywatnie, jak i w firmie. Jak możemy sprawdzić, czy nasz dostawca odpowiednio nas zabezpiecza? W dużym uproszczeniu: im więcej spamu w skrzynce, tym mniej skutecznie dostawca filtruje Twoją pocztę. Jeżeli więc dostajesz dużą ilość spamu, to prawdopodobieństwo otrzymania niebezpiecznego pliku (np. podrobionej faktury, która po otworzeniu szyfruje pliki na komputerze) jest wysokie. Warto pamiętać, że spam ktoś musi usuwać. Im jest go więcej, tym pracownik poświęca więcej czasu na przejrzenie poczty elektronicznej i weryfikację otrzymanych wiadomości.

        2. Szyfrowane protokoły wysyłania i odbierania 

        Czy zastanawiałeś się kiedyś, czy Twój dostawca Internetu może przeczytać maile, które wysyłasz? Najprawdopodobniej nie. Chociaż początki poczty e-mail sięgają lat 60. XX wieku, to wielu dostawców nie idzie z duchem czasu i cały czas korzysta jedynie z pierwotnych założeń i funkcjonalności opracowanych jeszcze w latach 80. XX wieku. Niestety od tamtego czasu dużo się zmieniło a wykorzystanie poczty elektronicznej znacząco wzrosło. Dziś praktycznie nie wyobrażamy sobie funkcjonowania bez e-maila! Podglądnięcie jego zawartości jest niesłychanie łatwe, jeżeli nie korzystamy z szyfrowanych kanałów komunikacji. Twój dostawca oraz każdy, kto po drodze elektronicznej wiadomości ma dostęp do urządzeń, przez które ona przechodzi, może podglądnąć całą treść e-maila oraz załączników. Co więcej, jest nawet w stanie podmienić ich zawartość. 

        3. Ochrona danych wysyłanych z firmy 

        Wraz z wejściem w życie przepisów dotyczących RODO, zwiększyła się świadomość społeczna dotycząca ochrony danych osobowych. Najlepsi dostawcy poczty elektronicznej dają możliwość doprecyzowania założeń odnośnie tego, kto, co i gdzie może wysyłać. Możemy m.in. zablokować wiadomość składającą się z poufnych informacji, w której zawarty będzie numer PESEL lub numer karty kredytowej. Mamy wówczas pewność, że dane tego typu nie wyciekną i możemy bezpiecznie wymieniać się nimi wewnątrz organizacji, co z pewnością ułatwi komunikację.

        4. Pewny i bezpieczny dostęp do danych 

        Jesteś pewien, że hasło do Twojej skrzynki znasz tylko Ty? Jakaś osoba może cały czas podglądać Twoją korespondencję i czekać na właściwy moment do ataku. Warto wiedzieć, że nowoczesne systemy poczty elektronicznej posiadają zaawansowane systemy, które korzystając z behawioralnej analizy wykorzystania, bazującej na heurystycznym badaniu nieszablonowych zachowań użytkowników, które są w stanie poinformować administratora poczty w firmie, że z kontem któregoś z użytkowników dzieje się coś niedobrego. Możemy też po prostu zablokować użytkownikom możliwość zalogowania się do poczty elektronicznej spoza firmy lub z nieautoryzowanych urządzeń. 

        5. Zabezpieczenie przed utratą danych 

        Ostatnią kategorią jest ochrona firmy przed utratą danych na serwerze oraz komputerach, których bezpieczeństwo jest zależne między innymi od bezpieczeństwa poczty. Nieprawdą jest powiedzenie, że da się w pełni uchronić swoje dane w firmie przed zaszyfrowaniem, ponieważ pomimo ograniczenia niebezpiecznych wiadomości na skrzynkę, zawsze może wydarzyć się sytuacja, w której filtr antyspamowy się pomyli i przepuści pojedynczą wiadomość, w którą może kliknąć jakiś pracownik. Da się natomiast zapobiec skutkom zaszyfrowania tych danych. Pierwszym ważnym elementem jest to, by w momencie kliknięcia przez jednego z pracowników w niebezpieczny link lub załącznik, danych nie traciła cała firma, a jedynie dział, z którego pochodzi wcześniej wspomniany pracownik. Drugi element to sprawny backup, który powinien przywrócić zaszyfrowaną zawartość wokoło godzinę. Czy wiesz ile na ten moment, trwa przywrócenie Twoich danych oraz systemów na serwerze do pełnego działania? Z doświadczenia wiemy, że w niektórych firmach może to trwać nawet kilka tygodni. To bardzo dużo czasu zważając na, to ile kosztuje firmę godzina pracy określonego działu, zakładając oczywiście, że firma ma dobrze wykonany pierwszy element.

        Bezpieczna poczta elektroniczna, która zapewnia ochronę w tych 5 kategoriach 

        Usługa poczty Microsoft Exchange Online (który przeważnie jest częścią pakietów Microsoft 365) jest pocztą z rodziny biznesowej XXI wieku. Pozwala zapewnić bezpieczeństwo poczty elektronicznej we wszystkich wyżej wymienionych kategoriach. Dodatkowo posiada wiele przydatnych udogodnień i mechanizmów potrzebnych w biznesie, w przeciwieństwie do większości rozwiązań konkurencji. Pomaga w łatwy sposób spełnić wymagania narzucane przepisami prawa, jak również oczekiwania biznesowe. Jeśli chcesz dobrze zadbać o bezpieczeństwo swojej firmy, nie wystarczy tylko kupić odpowiednią subskrypcję. Przede wszystkim trzeba przenieść pocztę od obecnego dostawcy. Należy również w sposób ciągły dbać o rozwój i konfigurację zasad i polityki bezpieczeństwa.

        Teraz już wiesz, czym jest bezpieczeństwo poczty elektronicznej. Mamy również nadzieję, że zrozumiałeś, w jaki sposób działają cyberprzestępcy i ile zagrożeń możesz spowodować, pobierając załącznik, który podstępem prześlą Ci w wiadomości e-mail. Warto dodać, że celem pracodawców powinno być zapewnienie pracownikom bezpiecznej poczty elektronicznej, która zminimalizuje zagrożenia przygotowane przez hakerów, np. wyłudzania danych osobowych. 

        Jako Better-IT możemy Ci pomóc przejść przez proces zmiany i poprawy bezpieczeństwa poczty! Dzięki wdrożeniom przeprowadzonym do tej pory wypracowaliśmy optymalną i bezpieczną konfigurację usługi Microsoft Exchange Online, która przy okazji daje klientowi pełną wygodę i poprawę jakości pracy użytkowników. 

        Chcesz zwiększyć bezpieczeństwo swojej poczty?